Внесение новых записей в трудовую книжку

Самое важное на тему: "Внесение новых записей в трудовую книжку". Об актуальности данных на 2020 год вы можете уточнить у дежурного юриста.

Вопрос: Кто имеет право вносить изменения в трудовую книжку работника? Как это сделать правильно? (ответ Государственной инспекции труда в Новгородской области, сентябрь 2017 г.)

Кто имеет право вносить изменения в трудовую книжку работника? Как это сделать правильно?

Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Т.е. уполномоченным лицом может быть секретарь, кадровик, бухгалтер или иное лицо, на которого возложена эта функция. Внесение изменений в раздел «Сведения о работе» приведены в разделе 3 Инструкции. Перечислю некоторые моменты, на которые нужно обратить внимание.

Пунктом 11 правил и пунктом 1.1 Инструкции установлено, что в трудовой книжке недопустимы сокращения. Например, нельзя писать «Пр.» вместо слова «Приказ» и «Расп.» вместо «Распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т.д. Аналогично нельзя сокращать слова «пункт», «часть», «статья» и «Трудовой кодекс Российской Федерации».

Неправильную запись в трудовой книжке можно исправить. Основное правило таково: В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание, замазывание, подделывание неточных или неправильных записей не допускается. Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей. (п. 1.2 Инструкции). Чтобы исправить ошибку, нужно внести запись со следующим порядковым номером (он проставляется в графе 1). В графе 2 указывается дата внесения правильной записи. В графе 3 нужно написать, запись за каким номером считается недействительной, а в графе 4 продублировать дату и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя.

Из пункта 27 Правил следует, что исправления в трудовую книжку должен вносить тот работодатель, который допустил ошибку. Но в то же время новый работодатель также может внести исправительную запись на основании официального документа прежнего работодателя. Такими документами могут быть заверенные прежним работодателем копии приказов о приеме и увольнении работника.

Если организация, которая сделала неправильную запись, реорганизована или ликвидирована, исправление должен сделать правопреемник, а в случае ликвидации организации — работодатель по новому месту работы на основании соответствующего документа (например, справки из архива). (п. 27 Правил).

При увольнении все записи, внесенные в трудовую книжку сотрудника за время его работы у работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника (п. 35 Правил). Работник ставит подпись рядом с подписью работодателя или на следующей строке.

На заполнение (внесение исправлений) раздела «Сведения о награждении» распространяются те же правила, что и на раздел «Сведения о работе».

«Запись за номером таким-то недействительна» можно объединять с текстом новой правильной записи или же ее можно вносить с индивидуальным номером записи в графе.

Государственная инспекция труда

в Новгородской области

20 сентября 2017 г.

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 54 рубля или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

Купить документ Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Текст материала опубликован на официальном сайте Государственной инспекции труда в Новгородской области (https://git53.rostrud.ru)

Дата обращения к информационному ресурсу — 20 сентября 2017 г.

Вправе ли новый работодатель внести запись в трудовую книжку сотрудника о его работе по совместительству на старом месте работы, если из прилагаемой справки не ясно, на каких условиях он работал?

Работодатель вправе внести в трудовую книжку записи о работе у предыдущего работодателя по просьбе сотрудника на основании справки; информацию о том, являлась работа для работника основной или осуществлялась на условиях совместительства, отражать не нужно.

Прежде всего напомним, что согласно ч. 3 ст. 66 ТК РФ работодатель (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда ­работа у данного работодателя является для работника основной.

При этом у работника может быть только одно основное место работы. Трудовой договор для выполнения другой регулярной оплачиваемой работы в свободное от основной работы время считается заключенным на условиях совместительства (ч. 1 ст. 282 ТК РФ). Таким образом, при наличии основного места работы все последующие являются работой по совместительству.

Поскольку, как мы поняли из вопроса, в период работы в госпитале у работника уже была основная работа (сведения о которой внесены в трудовую книжку), работу в госпитале следует считать работой, ­осуществляемой на условиях совместительства.

Сведения о работе по совместительству по желанию работника вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (ч. 5 ст. 66 ТК РФ).

Порядок ведения и заполнения трудовых книжек установлен Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (далее – Правила), и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (далее – Инструкция).

Порядок внесения в трудовую книжку работника записей о работе за прошлый период законодательно не регламентирован. Однако отметим, что ни ТК РФ, ни Правила, ни Инструкция не содержат требования о внесении сведений о работе в хронологическом порядке, поэтому при наличии оснований для внесения записи о работе, на наш взгляд, работодатель имеет право внести такую запись под порядковым номером, ­следующим за номером последней имеющейся записи в трудовой книжке.

Причем, по нашему мнению, внести запись о работе у другого работодателя за прошлый период работодатель имеет право как в случае, когда речь идет о работе на условиях совместительства, так и в случае, когда работник просит внести пропущенную запись о работе, которая являлась для него основной.

Читайте так же:  45 дней закон о защите прав потребителей

Согласно п. 27 Правил исправление неправильной или неточной записи в трудовую книжку производится либо по месту работы, где внесена запись, либо по новому месту работы. Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление такой записи производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации – работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа (п. 28 Правил). При оформлении дубликата трудовой книжки заполнение сведений о стаже работника производится на основании надлежаще оформленных документов с указанием в графе 4 трудовой книжки наименования, даты и номера документа, на основании которого произведены соответствующие записи. В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в ­документах сведения (п. 7.2 Инструкции).

Полагаем, что положения указанных пунктов Правил и Инструкции могут быть применены по аналогии и в рассматриваемой ситуации.

Соответственно, работодатель по заявлению работника вправе внести записи о его приеме и увольнении у одного из предыдущих работодателей на основании представленной работником справки. При отсутствии в справке сведений о том, что сотрудник работал на условиях ­совместительства, такая информация в записи не отражается.

Внесение новых записей в трудовую книжку

Трудовая книга – рабочий паспорт, указывающий срок работы, стаж, образование и особенности трудовой деятельности каждого человека. Ее следует заполнять очень осторожно, чтобы не допустить ошибок. Занимаются процедурой заполнения специалисты из отдела кадров организации, куда вас берут на работу. Новые записи в трудовую книжку следует вписывать в соответствии с нормативно-правовыми документами, в которых прописаны правила ведения, заполнения и внесения исправлений.

Существуют свои особенности и нюансы заполнения и ведения трудовой книги, которые будут важны как работнику, так и кадровику. Сейчас вышли книжки нового образца, поэтому порядок их ведения несколько отличается.

Заполнение трудовой книжки

Каждая запись, которая вносится в трудовую книжку, должна быть написана полностью, без сокращения, иметь свой номер, дату внесения. В январе 2004 года вышло в исполнение Постановление №225 от 16.04.2003 «О трудовых книжках». На основе этого правового документа в РФ стали выходить документы нового образца.

Согласно 9 пункту Правил хранения, ведения и заполнения трудовых книжек, оформление следует начинать с титульной страницы, куда вносятся следующие данные о работнике:

  • ФИО (полностью);
  • дата рождения – вносится на основании паспортных данных и пишется на титульном листе;
  • сведения об образовании;
  • профессия и специальность – вносятся на основании дипломов и других документов об образовании. Если у человека нет профессионального образования, поле следует оставить пустым, поскольку его следует заполнять, основываясь на соответствующих документах, согласно разделу 2 Правил хранения и заполнения трудовых книг.

В трудовой книжке отмечаются все данные о приеме соискателя на работу, его переводах или увольнении. В случае расторжения трудового договора с работником в трудовую вписываются основания для увольнения. Также «рабочий паспорт» содержит сведения о поощрениях и наградах, полученных за успешную трудовую деятельность.

Правила оформления всех записей в трудовую книжку гласят, что записи вносятся строго на основании подтверждающих документов: приказов и распоряжений внутри организации.

Администрация организации подготавливает документы на случаи изменений трудового договора с работником: приказ об увольнении, распоряжение о переводе, приказ о вынесении поощрения или штрафа. Кстати, любые трудовые взыскания или штрафы не записываются в трудовую книгу.

Запись об увольнении вносится в день расторжения договора, все остальные учетные записи следует вписывать в трудовую книжку не позднее, чем через неделю после официального выхода распоряжения или приказа.

Нормативные документы, регулирующие оформление и ведение трудовых книг

Согласно Постановлению Госкомстата РФ №1, в котором говорится об унифицированных формах учетных документов, касающихся труда и оплаты, существуют такие формы учета кадров:

  1. Приказ о приеме на работу №Т-1 и №Т-1а.
  2. Личная карта сотрудника №Т-2.
  3. Карта госслужащего №Т-2ГС и карта штатного расписания №Т-3.
  4. Учетная карта работника науки или научно-педагогического направления №Т-4.
  5. Перевод на другую работу на основании приказа №Т-5 и №Т-5а.
  6. Расторжение трудового договора №Т-8 и №Т-8а для коллективного расторжения нескольких договоров о труде.
  7. Поощрение сотрудника выносится по форме №Т-11 и №Т-11а.

Строго на основании приказа специалистами отдела кадров вносятся записи в трудовые книжки сотрудников. Одновременно происходит заполнение личной карты каждого работника. При приеме на работу, помимо этих документов, в бухгалтерии необходимо провести открытие счета на работника по форме №Т-54. Если речь идет о работе по совместительству, то при желании сотрудника в трудовую книжку можно внести данные о дополнительной работе. Это делается на основании документа, который подтверждает наличие работы по совместительству.

Каждая запись, которую вносят в трудовую книжку, должна доводиться до сведения работника под подпись. При первом заполнении работник должен на титульном листе поставить свою подпись, что является подтверждением правильности внесения записей. Также данные могут заверяться печатью отдела кадров. В целом порядок оформления трудовой книжки полностью отображен в нормативных документах, в соответствии с которыми производится каждая запись.

Правила оформления любой записи в трудовую книжку

В соответствии с пунктом 21 Правил ведения трудовых книг в «рабочий паспорт» сотрудника по месту работы на основании документов также вносят записи:

  1. О периоде военной службы, службы в ОВД, налоговой, органах контроля за оборотом наркотиков и службе на таможне.
  2. О периоде обучения на курсах повышения квалификации, переквалификации и подготовки.

В 2003 году Министерством труда РФ была утверждена Инструкция №69, в которой говорится о правилах заполнения трудовых книжек. На ее основании были разработаны все правила по ведению, заполнению и внесению исправлений в учетные записи. Согласно Инструкции, разработаны правила оформления трудовой книжки при приеме на работу.

Также бывают случаи, когда человек должен отбывать исправительные работы в целях наказания за административное нарушение, не предусматривающее лишение свободы. В таком случае необходимо в трудовую книгу внести запись о том, что в период с такого-то числа по такое-то трудовой стаж не засчитывается. Далее после отбывания административного наказания в трудовой книжке делается пометка о восстановлении непрерывного трудового стажа.

Любая запись, которая вносится в трудовую книжку, должна соответствовать Инструкции №69. Если необходимо сделать исправление на титульном листе, следует обратиться в отдел кадров с документами, на основании которых такие исправления являются правомерными, и на которые в дальнейшем будет делаться ссылка на внутренней стороне обложки. Необходимость в исправлении или дополнении необходима в случае:
  • изменения фамилии;
  • получения высшего образования;
  • обнаружения ошибки.

[1]

Заполняем сведения о работе

Каждая трудовая книжка содержит раздел «Сведения о работе». В нем указывается название организации и его аббревиатура (если есть). Далее внизу происходит заполнение по графам. В первой графе ставится следующий порядковый номер, после предыдущей записи. Если трудовая книжка заполняется впервые, то под записью ставится номер 1.

Читайте так же:  Максимальная масса буксируемого прицепа

Вторая графа содержит информацию о времени приема на работу. На основании приказа о найме сотрудника вносится дата. Третья графа отображает запись о назначении работника в определенное подразделение организации. Сюда вносится запись о полном наименовании должности, профессии, специальности и квалификации сотрудника. Согласно штатному расписанию отображаются все необходимые сведения.

Четвертая графа трудовой книжки содержит запись (номер и дата) о приказе, на основании которого человек был принят на работу. В случае присвоения в процессе трудовой деятельности нового разряда или категории это также следует отобразить в трудовой книжке в виде дополнения.

При устройстве на следующую работу вносится новая запись в трудовую книгу. Если же сотрудник остался работать на прежнем месте, а название организации поменялось, в отделе кадров в плановом порядке делают запись. В третьей графе сведений о работе пишут, что с такого-то числа организация носит новое название такое-то. В четвертой графе следует сделать ссылку на соответствующее подтверждающее распоряжение. Исправления в виде зачеркиваний предыдущей записи недопустимы.

Как правильно внести пропущенную запись в трудовую книжку

Работодатель фиксирует в трудовой книжке все происходящие с сотрудником кадровые изменения. Полнота и точность послужного списка подтверждается подписью работника. И всё-таки порой в сведениях о работе обнаруживаются ошибки. Для оформления корректирующих записей нужно пользоваться установленными правилами и инструкцией. Образец, как внести пропущенную запись в трудовую книжку, также поможет в этом.

Общие правила регистрации деятельности

Продолжительность работы, которая отражается в трудовой книжке, учитывается при трудоустройстве и оформлении пенсии. Требования точной регистрации трудовой деятельности в документах по установлению стажа заданы:
  • правилами ведения трудовых книжек, утверждёнными постановлением Правительства РФ от 16.05.03 №225;
  • инструкцией по заполнению трудовых документов, утверждённой постановлением Минтруда РФ от 10.10.03 № 69.

Обнаруженные ошибки и пропуски сведений о стаже устраняют в соответствии с этими же требованиями. В разделе «Сведения о работе» записи нумеруются по очерёдности их внесения.

Следует иметь в виду, что правильно внесённые записи не аннулируются, даже если имеются пропущенные ранее строки. Если заметили пропуск, то внести сведения можно в любое время. Ошибку исправляет работодатель, который её допустил.

Если пропущена запись об увольнении, трудовую книжку в некоторых случаях может заполнить другой работодатель на основании подтверждающих документов, например, приказов, трудовых договоров, актов. Но это сложно, поэтому именно работник более всего заинтересован в полном внесении данных о своей работе.

Как восстановить пропущенную запись

Недостающие сведения выявляются при различных обстоятельствах. Методика восстановления упущенных моментов трудовой деятельности сводится к одному: строка добавляется следующим порядковым номером и проставлением текущей даты в графе 2. Каждой ситуации присущи свои нюансы дополнения сведений.

Допустим, не внесены сведения о переводе на другую должность. Пропуск заметили в последний рабочий день при получении основного документа о труде. Информация об увольнении уже была занесена.

Здесь исправить недочёт просто:

  • ещё раз ставится в заголовке полное наименование организации;
  • вносится строка о переводе с датой увольнения (днём написания строки) в графе 2, а дата перевода заносится в графу 3;
  • строка визируется ответственным специалистом (работодателем) с расшифровкой подписи и указанием должности, скрепляется печатью;
  • работник письменно подтверждает правильность заполнения, ставит подпись и дату.

[3]

Пример внесения пропущенной записи:

1 2 3 4
Акционерное общество «Свет»
20 10 11 2005 Принята на должность инспектора 1 категории Приказ от 10.11.2005 № 74
21 10 05 2018 Уволена по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации Приказ от 10.05.2018 № 30
Акционерное общество «Свет»
22 10 05 2018 Переведена с 25.09.2008 на должность экономиста Подпись директор А. А. Иванов Место печати Место печати Верно Подпись Л. А. Стерхова Приказ от 24.09.2008

Если в трудовой книжке нет записи об увольнении с предыдущего места работы, в новой организации нельзя делать запись о приёме. В этом случае может быть 3 выхода:

  1. Запись об увольнении обязан внести ответственный специалист с бывшего места работы. Если нет записи о приёме на новую работу, то запись об увольнении добавляется текущей датой, а день увольнения прописывается в 3 графе. В 4 графе называется документ (приказ) и его реквизиты (дата и номер). Подпись работодателя (специалиста) с расшифровкой и указанием должности заверяется основной печатью организации. Если запись о приёме уже внесена, то перед добавлением записи нужно поставить штамп с названием организации или написать заголовок от руки в графе 3.
  2. Если по какой-либо причине невозможно восстановить строку об увольнении на старой работе, но есть подтверждающий документ (приказ), то добавить недостающие сведения вправе новый работодатель. Важным моментом является то, что устное свидетельство не является основанием для восстановления записи.
  3. Если организация ликвидирована, архивов её нет, то придётся обращаться в суд для установления факта расторжения трудового договора. Судебное решение нужно вложить в трудовой формуляр в качестве замены записи об увольнении.

Особенности заполнения трудовой книжки

Видео (кликните для воспроизведения).

Важно знать, куда обратиться, если нет записи в трудовой книжке о приёме и увольнении. Нужно направиться к бывшему работодателю с письменным заявлением о дополнении послужного списка. Перед добавлением строк внести заголовок в виде полного названия организации. Графу 2 можно заполнить датой заявления. Это подтвердит правомочность дополнительной строки. Фактические сроки приёма и увольнения на практике прописывают в графе 3.

Приписку в виде «пропущенная строка» делать не нужно, запись оформляется в обычном порядке. Для подтверждения опоздавших сведений можно вложить в книжку заверенные копии приказов, справку или другие бумаги.

Иногда потеря даже незначительного стажа может сказаться не лучшим образом при оформлении пенсии, допустим, не хватит нескольких месяцев для горячего или педагогического стажа. Нужно быть очень внимательным при проверке послужного списка.

Читайте так же:  Чем отличается исполнительный лист от судебного приказа

В разделе «Сведения о работе» не допускается подчисток, помарок, зачёркиваний. Основанием для занесения пропущенных сведений в трудовой формуляр будет письменное заявление работника. Так можно подтвердить дату, обозначенную в графе 2. В соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ работодатель несёт административную ответственность за нарушение оформления трудовых документов.

Внесение новых записей в трудовую книжку

Трудовая книга – рабочий паспорт, указывающий срок работы, стаж, образование и особенности трудовой деятельности каждого человека. Ее следует заполнять очень осторожно, чтобы не допустить ошибок. Занимаются процедурой заполнения специалисты из отдела кадров организации, куда вас берут на работу. Новые записи в трудовую книжку следует вписывать в соответствии с нормативно-правовыми документами, в которых прописаны правила ведения, заполнения и внесения исправлений.

Существуют свои особенности и нюансы заполнения и ведения трудовой книги, которые будут важны как работнику, так и кадровику. Сейчас вышли книжки нового образца, поэтому порядок их ведения несколько отличается.

Заполнение трудовой книжки

Каждая запись, которая вносится в трудовую книжку, должна быть написана полностью, без сокращения, иметь свой номер, дату внесения. В январе 2004 года вышло в исполнение Постановление №225 от 16.04.2003 «О трудовых книжках». На основе этого правового документа в РФ стали выходить документы нового образца.

Согласно 9 пункту Правил хранения, ведения и заполнения трудовых книжек, оформление следует начинать с титульной страницы, куда вносятся следующие данные о работнике:

  • ФИО (полностью)>
  • дата рождения – вносится на основании паспортных данных и пишется на титульном листе>
  • сведения об образовании>
  • профессия и специальность – вносятся на основании дипломов и других документов об образовании. Если у человека нет профессионального образования, поле следует оставить пустым, поскольку его следует заполнять, основываясь на соответствующих документах, согласно разделу 2 Правил хранения и заполнения трудовых книг.

В трудовой книжке отмечаются все данные о приеме соискателя на работу, его переводах или увольнении. В случае расторжения трудового договора с работником в трудовую вписываются основания для увольнения. Также «рабочий паспорт» содержит сведения о поощрениях и наградах, полученных за успешную трудовую деятельность.

Правила оформления всех записей в трудовую книжку гласят, что записи вносятся строго на основании подтверждающих документов: приказов и распоряжений внутри организации.

Администрация организации подготавливает документы на случаи изменений трудового договора с работником: приказ об увольнении, распоряжение о переводе, приказ о вынесении поощрения или штрафа. Кстати, любые трудовые взыскания или штрафы не записываются в трудовую книгу.

Запись об увольнении вносится в день расторжения договора, все остальные учетные записи следует вписывать в трудовую книжку не позднее, чем через неделю после официального выхода распоряжения или приказа.

Нормативные документы, регулирующие оформление и ведение трудовых книг

Согласно Постановлению Госкомстата РФ №1, в котором говорится об унифицированных формах учетных документов, касающихся труда и оплаты, существуют такие формы учета кадров:

  1. Приказ о приеме на работу №Т-1 и №Т-1а.
  2. Личная карта сотрудника №Т-2.
  3. Карта госслужащего №Т-2ГС и карта штатного расписания №Т-3.
  4. Учетная карта работника науки или научно-педагогического направления №Т-4.
  5. Перевод на другую работу на основании приказа №Т-5 и №Т-5а.
  6. Расторжение трудового договора №Т-8 и №Т-8а для коллективного расторжения нескольких договоров о труде.
  7. Поощрение сотрудника выносится по форме №Т-11 и №Т-11а.

Строго на основании приказа специалистами отдела кадров вносятся записи в трудовые книжки сотрудников. Одновременно происходит заполнение личной карты каждого работника. При приеме на работу, помимо этих документов, в бухгалтерии необходимо провести открытие счета на работника по форме №Т-54. Если речь идет о работе по совместительству, то при желании сотрудника в трудовую книжку можно внести данные о дополнительной работе. Это делается на основании документа, который подтверждает наличие работы по совместительству.

Каждая запись, которую вносят в трудовую книжку, должна доводиться до сведения работника под подпись. При первом заполнении работник должен на титульном листе поставить свою подпись, что является подтверждением правильности внесения записей. Также данные могут заверяться печатью отдела кадров. В целом порядок оформления трудовой книжки полностью отображен в нормативных документах, в соответствии с которыми производится каждая запись.

Правила оформления любой записи в трудовую книжку

В соответствии с пунктом 21 Правил ведения трудовых книг в «рабочий паспорт» сотрудника по месту работы на основании документов также вносят записи:

  1. О периоде военной службы, службы в ОВД, налоговой, органах контроля за оборотом наркотиков и службе на таможне.
  2. О периоде обучения на курсах повышения квалификации, переквалификации и подготовки.

В 2003 году Министерством труда РФ была утверждена Инструкция №69, в которой говорится о правилах заполнения трудовых книжек. На ее основании были разработаны все правила по ведению, заполнению и внесению исправлений в учетные записи. Согласно Инструкции, разработаны правила оформления трудовой книжки при приеме на работу.

Также бывают случаи, когда человек должен отбывать исправительные работы в целях наказания за административное нарушение, не предусматривающее лишение свободы. В таком случае необходимо в трудовую книгу внести запись о том, что в период с такого-то числа по такое-то трудовой стаж не засчитывается. Далее после отбывания административного наказания в трудовой книжке делается пометка о восстановлении непрерывного трудового стажа.

Любая запись, которая вносится в трудовую книжку, должна соответствовать Инструкции №69. Если необходимо сделать исправление на титульном листе, следует обратиться в отдел кадров с документами, на основании которых такие исправления являются правомерными, и на которые в дальнейшем будет делаться ссылка на внутренней стороне обложки. Необходимость в исправлении или дополнении необходима в случае:
  • изменения фамилии>
  • получения высшего образования>
  • обнаружения ошибки.

Заполняем сведения о работе

Каждая трудовая книжка содержит раздел «Сведения о работе». В нем указывается название организации и его аббревиатура (если есть). Далее внизу происходит заполнение по графам. В первой графе ставится следующий порядковый номер, после предыдущей записи. Если трудовая книжка заполняется впервые, то под записью ставится номер 1.

Вторая графа содержит информацию о времени приема на работу. На основании приказа о найме сотрудника вносится дата. Третья графа отображает запись о назначении работника в определенное подразделение организации. Сюда вносится запись о полном наименовании должности, профессии, специальности и квалификации сотрудника. Согласно штатному расписанию отображаются все необходимые сведения.

[2]

Четвертая графа трудовой книжки содержит запись (номер и дата) о приказе, на основании которого человек был принят на работу. В случае присвоения в процессе трудовой деятельности нового разряда или категории это также следует отобразить в трудовой книжке в виде дополнения.

Читайте так же:  Как писать заявление о побоях в полицию

При устройстве на следующую работу вносится новая запись в трудовую книгу. Если же сотрудник остался работать на прежнем месте, а название организации поменялось, в отделе кадров в плановом порядке делают запись. В третьей графе сведений о работе пишут, что с такого-то числа организация носит новое название такое-то. В четвертой графе следует сделать ссылку на соответствующее подтверждающее распоряжение. Исправления в виде зачеркиваний предыдущей записи недопустимы.

Правила оформления трудовой книжки

Зачем нужна трудовая книжка?

Согласно ст. 66 ТК РФ, ей отведены следующие функции:

она отражает информацию о стаже и опыте человека с момента его первого трудоустройства до выхода на пенсию;

позволяет узнать, почему человек уволился с предыдущего места работы;

содержит сведения о наличии награждений за добросовестную работу

Вносить записи в нее может только специалист отдела кадров. Титульный лист заполняется в присутствии владельца документа. В подтверждение правильности внесенных данных он ставит свою подпись.

Итак, чтобы завести данный документ, нужно трудоустроиться.

С какого возраста можно устроиться на работу?

Согласно ст. 63 ТК РФ, работник может быть принят на предприятие с 18 лет, но на некоторые должности разрешается прием и несовершеннолетних сотрудников с 14 лет. Для этого требуется письменное разрешение родителей подростка и органов опеки и попечительства.

Текст разрешения может звучать так: “Орган опеки и попечительства дает согласие на заключение трудового договора между (ФИО несовершеннолетнего гражданина, дата рождения, паспортные данные) для выполнения обязанностей (указывается должность, наименование работодателя) в свободное от образовательного процесса время не более 2,5 ч. в день и не более 12 ч. в неделю”. Подробнее — в статье “Заключаем контракт с несовершеннолетним”.

В любом случае, на работника обязательно заводится бланк.

Для его получения необходимо написать заявление на оформление трудовой книжки впервые, образец: “В связи с заключением трудового договора впервые, согласно ч.4 ст.65 ТК РФ прошу оформить мне трудовую книжку”.

Как получить бланк книжки?

Каждая организация должна приобретать за свой счет бланки, которые выдаются работникам при первичном трудоустройстве. Запись о трудоустройстве должна быть внесена в документ не позднее пяти рабочих дней, после того, как человек вышел на работу и приступил к своим обязанностям.

Где закреплены правила оформления трудовой?

О том, как правильно оформить трудовую книжку, можно узнать из законодательных актов РФ, регулирующих данный вопрос. Перечислим их:

Какие документы нужны для оформления бланка?

Для первичного оформления в отдел кадров предприятия нужно представить следующие документы:

— паспорт или свидетельство о рождении;

— диплом об образовании либо справку из учебного заведения, если человек является учащимся или студентом.

Эти данные указываются на титульном листе документа.

Как оформить трудовую книжку впервые образец

Как должен оформляться бланк?

Требования к оформлению трудовой книжки следующие: заполнять бланк можно только чернилами синего или черного цвета. Цифры при заполнении используются арабские. Недопустимы сокращения. А любые сведения вносятся только на основании официального распоряжения.

Какая информация указывается на титульном листе?

На титульном листе указывается следующая информация:

Внизу титульного листа ставится печать предприятия и подпись сотрудника отдела кадров. В знак ознакомления с записями работник также ставит свою подпись в отведенном для этого месте. На следующей странице, согласно правилам заполнения бланков, делается запись, подтверждающая факт трудоустройства.

В каком порядке вносятся записи о работе в документ?

Правильное оформление трудовой книжки выглядит так: в первой графе прописывается номер записи по порядку, во второй — дата. Далее указываются сведения о принятии на конкретную должность. В четвертую графу записываются основания для внесения записи. Например, приказ о приеме на работу.

Она является бланком строгой отчетности, поэтому после заполнения регистрируется в журнале движения трудовых книжек. В нем указывается номер и серия документа и сведения о работнике. Бланк хранится в отделе кадров до момента увольнения сотрудника.

Как сделать первые записи в трудовой книжке

Первая запись в любом документе всегда особенная. Ведь именно со дня внесения ее в какой-либо значимый документ, по сути, открывается новая «страничка» в жизни человека. Сотрудник, занимающийся внесением записей в документы, должен знать основные правила документоведения и владеть специальными профессиональными навыками. Это в идеале, а на практике довольно часто кадровики задают вопросы, посвященные ведению бланков трудовых книжек, например, как сделать первую запись в трудовой книжке.

Для человека важно, чтобы у него были комфортные условия для жизни. Примерно такие возможности может обеспечить наличие высокооплачиваемой любимой работы.

Весомые аргументы для правильного заполнения трудовых книжек

Законодательством РФ предусмотрена целая система нормативно-правовых актов, относящихся к отрасли трудового права. Одним из важнейших выступает Трудовой кодекс (ТК РФ). Если рассматривать положения о трудовой книжке, то они присутствуют не только в ТК РФ, но и более подробно расписаны в Правилах ведения, заполнения и хранения трудовых книжек на предприятиях. Там же можно найти и основные сведения о том, как исправить ошибки в записях трудовых книжек. Если возникает определенное противоречие между нормативными актами, то необходимо придерживаться положений того документа, который имеет наибольшую юридическую силу. В нашем случае – Трудовой кодекс.

Любой руководитель, его помощники или сотрудники отдела кадров, особенно если они точно не знают, как заполняются бланки трудовых книжек, перед тем, как сделать первую запись в трудовую книжку, должны в обязательном порядке ознакомиться со всеми правилами ведения трудовых книжек. Несоблюдение этих требований, как правило, приводит к серьезным проблемам в будущем как у владельца трудовой, так и у его начальства.

Общие положения

Соискатель, прошедший собеседование и проработавший на предприятии или в организации более пяти дней, для которого это место работы является основным, становится полноценным работником компании и обязан иметь трудовую книжку. Если место работы стало первым в жизни человека, или трудовая по каким-то причинам была утеряна, тогда на него заводится новый бланк трудовой книжки. Если работник уже имеет трудовую книжку, то в ней сотрудники отдела кадров текущего места работы делают необходимые записи. Такие записи должны быть даже в трудовых книжках работников, выполняющих временную или сезонную работу. Если на предприятии имеются совместители, то их трудовые хранятся и заполняются только по основному месту работы.

Читайте так же:  Постановление 713 о регистрации граждан

Кадровик, заполняющий чистый бланк трудовой книжки, обязан помнить:

  • В документах не могут иметь место сокращенные записи.
  • В трудовой книжке не должно быть никаких помарок, подчисток, заштриховок и сокращений.
  • Имена, фамилии и даты записываются в полноценной, читабельной, разборчивой форме.
  • Даты записываются исключительно арабскими цифрами. Дни и месяцы фиксируются в двузначной форме, годы – в четырехзначной.
  • Когда делается запись в трудовую книжку в первый раз, необходимо тщательно изучить все предъявленные сотрудником документы. Данные, внесенные в трудовую книжку, должны быть идентичны паспортным.
  • Необходимо на титульном листе поставить печать организации. Если при последующем переходе сотрудника на новое предприятие будет отсутствовать печать с первого места работы, то трудовая книжка признается недействительной и подлежит замене.

Изучаем разделы трудовой книжки

Трудовая книжка состоит из трех разделов, которые называются:

  • сведения о работнике;
  • сведения о работе;
  • сведения о награждениях.

Каждый из них заполняется в строго определенном порядке. Первый раздел представляет собой титульный лист и содержит основную информацию о работнике:

  • фамилия;
  • имя;
  • отчество;
  • дата рождения;
  • информация об образовании.

Сотрудник отдела кадров должен тщательно изучить паспортные данные, данные документов об образовании и внести их в первый раздел трудовой книжки без единой ошибки. Далее сотрудник (хозяин трудовой книжки) должен проверить, все ли верно. Если да, то он ставит свою подпись, тем самым удостоверяя корректность внесения данных. После этого сотрудник отдела кадров или отдела управления персоналом, ответственный за ведение и хранение трудовых книжек, также ставит свою подпись. Затем на титульном листе в нижней части проставляется оттиск гербовой печати предприятия.

Переходим ко второму разделу. В этой части указывается наименование должности сотрудника, срок, на который он принимается, уровень квалификации. Чтобы внести в трудовую книжку определенную информацию, например, о принятии соискателя на работу, переводе работника на другую должность, увольнении, необходим соответствующий приказ начальства, изданный и вступивший в законную силу. Обязательным условием является и то, что вся информация должна быть абсолютно достоверной и соответствовать первичным документам.

В последнем, третьем, разделе вносится информация о награждениях, достижениях сотрудника.

Как делается запись в трудовой книжке

При первом заполнении трудовой книжки на титульном листе делаются такие записи:

  • ФИО;
  • дата рождения;
  • образование, специальность, квалификационный уровень;
  • дата приема на работу;
  • подпись ответственного отдела кадров и самого сотрудника;
  • гербовая печать организации/предприятия.

В начале графы «Сведения о работе» прописывается основная информация о предприятии, на котором трудится сотрудник: название, форма собственности и т.д. Сегодня «ручной» метод не так популярен, как раньше. Дело в том, что для того, чтобы сократить время и средства на заполнение сведений о предприятии, изготавливают специальные печати, на которых отражается вся необходимая информация. Но это непринципиальный вопрос. Далее по графам:
  1. Первая графа – порядковый номер. Всякая запись в трудовой книжке имеет свой порядковый номер, кроме нескольких предусмотренных законом случаев. Номер ставится в начале строки под штампом организации. Эта запись может существовать только в рукописной форме.
  2. Графа 2 – дата приема на работу. Абсолютно неважно, в какой день недели вносятся данные в трудовую книжку. Главное, чтобы они были указаны арабскими цифрами и полностью соответствовали датам, указанным в трудовом договоре.
  3. Третья графа выступает одной из самых информационно емких. Это обусловлено тем, что сделать запись в трудовую книжку в этой графе – значит отразить важный момент трудовой деятельности человека. Например, внести запись о приеме на должность или освобождении от должности в связи с увольнением или повышением.
  4. В четвертой графе указывается наименование, номер и дата локального акта, на основании которого и были сделаны записи в предыдущей графе.

Отдельные моменты

Из любого правила есть исключения, но ошибок гораздо больше. Часто кадровики или бухгалтеры, отвечающие за заполнение и хранение трудовых книжек работников, упускают множество важных моментов. Такая халатность признается ошибкой. Если некорректные записи обнаружены буквально сразу, тогда можно «на месте» заполнить новую трудовую книжку правильно. Если ошибки были выявлены через некоторый промежуток времени, то здесь придется повозиться. Такие ошибки в будущем могут привести к потере страхового и трудового стажа работника.

Большие трудности также вызывает и оформление студентов вузов. Действительно, невозможно сделать запись данных об образовании, когда человек еще учится. Специалисты рекомендуют не вносить данные об образовании, пока студент не получит полноценного диплома о законченном высшем образовании.

Часто сотрудники отдела кадров ошибаются и в случаях с только что вернувшимися из армии солдатами. Трудовая книжка пуста, и возникает вопрос по поводу того, что ставить на первое место: запись о прохождении военной службы или запись о приеме на работу. Согласно положениям правил ведения и хранения бланков трудовых книжек, срок службы в армии должен указываться непосредственно по месту работы сотрудника. Поэтому целесообразно записать срок прохождения службы в армии, а далее указать запись о приеме на работу.

Видео (кликните для воспроизведения).

Последний немаловажный вопрос: как быть с трудовой книжкой сотрудника, который работает на испытательном сроке. Многие руководители ошибаются в том, что не заводят трудовые книжки на людей, которые определены на испытательный срок. Это грубое нарушение. Ведь работодатель обязан открывать трудовую книжку после того, как сотрудник отработает пять дней на своем рабочем месте. Исключение – совместительство. Информацию о том, что сотрудник определен на испытательный срок, указывать в трудовой книжке не нужно.

Источники


  1. Понасюк А. М. Медиация и адвокат. Новое направление адвокатской практики; Инфотропик Медиа — М., 2012. — 370 c.

  2. Жалинский, А. Э. Введение в специальность «Юриспруденция». Профессиональная деятельность юриста. Учебник / А.Э. Жалинский. — М.: Проспект, 2015. — 362 c.

  3. Рассказов, Л. П. Теория государства и права / Л.П. Рассказов. — М.: РИОР, 2009. — 464 c.
  4. Баскакова, М. А. Толковый юридический словарь для бизнесменов / М.А. Баскакова. — М.: Контракт, 2015. — 496 c.
  5. Грот, Н.Я. О нравственной ответственности и юридической вменяемости / Н.Я. Грот. — Москва: ИЛ, 2017. — 144 c.
Внесение новых записей в трудовую книжку
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here