Отпуск во время командировки оформление

Самое важное на тему: "Отпуск во время командировки оформление". Об актуальности данных на 2020 год вы можете уточнить у дежурного юриста.

Разъяснен порядок учета расходов и начисления НДФЛ в случае проезда работников из командировки в отпуск и наоборот

Если работник по окончании отпуска направляется в командировку, а затем к месту постоянной работы, то расходы на проезд уменьшают базу по налогу на прибыль. При этом со стоимости билета не нужно удерживать НДФЛ. А вот в случае поездки в обратном направлении порядок налогообложения будет иным. Подробности — в письме Минфина России от 08.11.13 № 03-03-06/1/47813.

Работник направлен в командировку из места отдыха

Напомним, к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности на проезд работника к месту командировки и обратно (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). На практике встречаются ситуации, когда работники сразу после отпуска направляются в командировку, а оттуда — к месту постоянной работы. Можно ли в таком случае учесть в затратах компенсацию на оплату проезда работника? Минфин не видит препятствий для этого. Как отмечают авторы комментируемого письма, работодатель все равно должен нести расходы на возвращение работника из места командировки, вне зависимости от места нахождения работника, направляемого в командировку. Поэтому расходы на проезд из отпуска в командировку, а оттуда — к месту постоянной работы могут учитываться при налогообложении прибыли.

При этом в Минфине подчеркивают, что отметка в командировочном удостоверении о дате выбытия работника к месту постоянной работы должна совпадать с датой, на которую приобретен проездной билет. Фактическое время пребывания работника в командировке определяется по отметкам в командировочном удостоверении о днях прибытия и выбытия из места выполнения служебного задания (форма № Т-10, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1). Также авторы письма добавили, что суммы возмещения стоимости проезда не облагаются НДФЛ на основании пункта 3 статьи 217 НК РФ.

Сотрудник едет в отпуск из места командировки

Если же работник едет из командировки к месту отдыха (или остается на отдых в месте командировки), то списать затраты на проезд к постоянному месту работы не получится. Причина — такие расходы не являются обоснованными, так как организация оплачивает возвращение работника из места отпуска, а не из служебной командировки. Кроме того, предупреждают специалисты финансового ведомства, суммы проезда из командировки в отпуск, а затем до места жительства признаются экономической выгодой работников сотрудников, а потому облагаются НДФЛ.

Отпуск работника прерывается на время командировки

Отметим, что в ситуации, когда компания отзывает работника из отпуска и направляет его в командировку, действует другой порядок налогообложения. По мнению Минфина, если работник отправляется к месту служебного задания непосредственно из места проведения отпуска, а затем возвращается туда же, то работодатель не должен удерживать НДФЛ со стоимости билетов. При этом расходы на их покупку можно учесть при налогообложении прибыли на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ. (См. «Не нужно удерживать НДФЛ со стоимости билета, если работник отправляется в командировку из места отдыха»).

Минтруд разъяснил, можно ли предоставить отпуск во время командировки

Работник организации, находясь в другом городе в длительной командировке, попросил оформить ему ежегодный оплачиваемый отпуск в период командировки. Данный сотрудник относится к льготной категории работников, которые вправе уходить в ежегодный отпуск в удобное для них время (ч. 4 ст. 123 ТК РФ). Как следует поступить работодателю в такой ситуации? Ответ на этот вопрос содержится в письме Минтруда России от 10.09.19 № 14-2/В-726.

Авторы письма напоминают, что отпуск — это время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей (ст. 106 и 107 ТК РФ). Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков. О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала. При этом отдельным категориям работников ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. Например, работник может уйти в отпуск в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам, независимо от времени его непрерывной работы у данного работодателя (ст. 123 ТК РФ).

Бесплатно рассчитать зарплату и отпускные с учетом всех актуальных на сегодня показателей

Что касается служебной командировки, то таковой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Таким образом, ежегодный отпуск и служебная командировка представляют собой два разных периода.

Соответственно, работник не может быть в командировке и в отпуске одновременно. Вместе с тем трудовое законодательство не запрещает направлять работников в длительные командировки, а также предоставлять ежегодный отпуск без временного промежутка между командировками. Поэтому если в период длительной командировки работник намерен уйти в ежегодный отпуск (по графику или в соответствии с частью 4 статьи 123 ТК РФ), то работодатель должен оформить две командировки: одну — до отпуска, а другую — после него.

Командировка во время доп.отпуска

Подскажите, пожалуйста, как правильно отразить в программе такую ситуацию
Сотруднику оформлен дополнительный отпуск с 19 по 23 июня, плюс у него есть исполнительный лист, которые рассчитаны в мае
На 21-22 июня сотрудник вызван в командировку.

Наши действия
Заводим документ Командировка на 21-22 июня

Далее в программе попробовали 2 варианта для этой ситуации:

Исправление первоначального документа отпуска с нужными датами.
НО в этом случае имеем 2 документа, т.к. в одном документе программа не позволяет внести 2 строки одинакового вида доп.отпуска, но разных дат
1-ый документ, это документ-исправление первоначального отпуска, в котором указываем даты отпуска 19 и 20 июня
2-ой документ — новый документ с датой отпуска 23 июня

Читайте так же:  Код льготы 3022400 по земельному налогу

В этом случае расчетный лист вызовет вопросы у сотрудника, т.к. в 1-ой строке в периоде видим 19-20.06, сторнируется 2 рабочих дня, оплачено минус 3 дня, а также сумма за 3 дня отпуска
2-ой строкой видим начисление за 1 день отпуска
Расчетчику по зарплате придется объяснять эти строки сотруднику
Плюс данные по командировке (по ним вопросов нет)
В разделе удержаний возникает НДФЛ с суммой=0

В Личной карточке Т-2 будут две строки, отражающие доп.отпуск

Исправление первоначального документа отпуска, НО с теми же датами, как было изначально
В этом случае расчетный листок выглядит намного понятнее для сотрудника
Имеем 1-я строка, в которой отражен факт сторнирования двух дней отпуска и суммы, соответствующей оплате за эти два дня
2-я строка отражает данные по командировке
В разделе удержаний нет никаких строк по НДФЛ

В Личной карточке Т-2 одна запись, отражающая предоставленные 3 дня доп.отпуска (в одной строке)

В обоих вариантах сверили отчет по проверке 2-го раздела формы 6-НДФЛ
Получили одинаковые записи

Как правильно отразить данную ситуацию в программе?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Командировка во время отпуска

Если принято такое решение, значит оно необходимо в интересах компании, но всё-таки подходить к нему следует с большой осторожностью, поскольку законодательство защищает право работников на отдых. Из-за этого, отзывая их из отпуска, нужно соблюсти немало правил, как и затем, возвращая из командировки в отпуск.

Отзыв из отпуска для командировки

Как указывает Трудовой кодекс, первое, что необходимо для отзыва сотрудника из отпуска – получить его согласие. Если он не согласен прерывать свой отдых, то сделать это не получится: он имеет законное право не делать этого, уволить его за это или применить меры дисциплинарного воздействия запрещено.

Если этот этап успешно пройден, то есть работник согласился, начинается этап оформления документов.

В каких случаях отзыв невозможен

Как указывает законодательство РФ, есть несколько случаев, в которых даже с согласия самого работника его нельзя будет отозвать из отпуска. Это относится к сотрудникам, принадлежащим к следующим категориям:

  • несовершеннолетние;
  • беременные;
  • трудящиеся во вредных или опасных условиях.

Других исключений нет, но следует помнить, что всегда обязательно получить согласие сотрудника.

Порядок оформления документов

Если командировка во время отпуска оформлена ненадлежащим образом, то у работодателя могут возникнуть проблемы – Кодекс об административных правонарушениях предусматривает наказание по статье 5.27. Чтобы избежать наказаний и проблем с сотрудниками, нужно провести оформление максимально корректно и правильно, а также провести точный расчёт суточных и отпускных.

Согласие работника

Согласие со стороны работника обязательно, без него дальнейшее оформление будет попросту невозможно. Соответственно, сначала необходимо им заручиться, однако, его необязательно оформлять сразу в виде отдельного документа.

Решения работодателя

Вся процедура обычно инициируется посредством заявления начальника отдела своему руководству о том, что необходим отзыв работника и отправка его в командировку.

При этом должно уточняться, что требуется именно этот работник по определённым причинам. Оно может быть и устным, но чаще его предпочитают оформлять в письменном виде, как служебную записку.

Затем работнику делается предложение прервать отпуск. Опять-таки, несмотря на то что в законодательстве не содержится указания на то, что оно может быть сделано лишь в письменном виде, задокументировать это никогда не помешает. Если есть соответствующий документ, то работнику останется лишь подписаться и указать, что он согласен, либо несогласен и просит до конца отдыха его не беспокоить.

Если согласие по вопросу командировки в отпуске достигнуто, составляется приказ, в котором указываются:

  • причины, по которым отпуск был прерван;
  • период, на который он прерван;
  • длительность командировки (не всегда точно совпадает с предшествующим пунктом);
  • что произойдёт с оставшейся частью отпуска после завершения рабочей поездки.

Приказ также должен быть подписан самим сотрудником. После этого составляется служебное задание, приказ о направлении в командировку, а также командировочное удостоверение. В график отпусков вносятся изменения, отражающие тот факт, что сотрудник вызван на работу, производится сохранение изменений также и в его личной карточке, в разделе «Отпуск».

Нюансы по видам отпуска

В зависимости от того, в каком именно отпуске находится сотрудник, отзыв должен будет оформляться немного по-разному. Рассмотрим основные различия:

Продление отпуска на время командировки

Согласно 124 статье ТК, если отпуск не был использован полностью из-за возникновения помешавших этому обстоятельств, то работодатель должен будет затем продлить его, или же перенести оставшиеся дни на другой срок.

Вместо предоставления этих дней, существует возможность выплатить компенсацию, но лишь с согласия работника и с многочисленными ограничениями (к примеру, если это очередной ежегодный отпуск, то компенсированы могут быть лишь дни сверх установленного минимума в 28 суток).

Самый простой вариант – продление. Он выполняется автоматически на все те дни, на которые работник был вызван. Всё, что требуется – известить об этом работодателя. Если же вместо этого выполняется перенос, то его необходимо будет оформить отдельно.

Расчет командировочных и отпускных

Перед выходом в отпуск работнику выплачиваются отпускные, сумма которых будет рассчитываться исходя из того, сколько дней сотрудник будет отдыхать. Поскольку это время сокращается из-за его вызова, соответствующим образом сокращается и оплата. Это значит, что часть выплаченных денег придётся вернуть обратно. Их нельзя удерживать из зарплаты самовольно, по решению работодателя или главбуха нужно получить соответствующее разрешение от работника либо договориться о возвращении им денег в кассу, или оформить это как аванс.

Перерасчёт отпускных очень прост: ранее уже проводился непосредственно их расчёт, соответственно, теперь выплата за один день умножается на количество дней, на которые уменьшился отпуск, и полученную в результате сумму работник должен будет вернуть.

При этом сотрудник возвращается на работу, а значит, при выезде в рабочую поездку он должен будет получать средний заработок плюс суточные (оплата его проезда и прочие расходы компенсируются отдельно).

Что касается суточных, то они устанавливаются работодателем в коллективном договоре, законодательство лишь устанавливает, что налогом не облагаются выплаты в размере не более 700 рублей для поездок по России и не более 2 500 рублей для зарубежных. Именно столько чаще всего и платят работодатели, чтобы не пришлось выплачивать налоги и страховые взносы. Выплачиваются суточные за каждый день нахождения в командировке, входят сюда и выходные, и праздники, и дни в пути.

Читайте так же:  Сотрудник за штатом права и обязанности

Расчёт командировочных в целом проходит точно так же, как и в любом другом случае – никаких связанных с вызовом из отпуска нюансов здесь не имеется.

Приведём пример расчёта отпускных, которые следует вернуть:

Сотрудник А.Е. Михайлов отправился в отпуск на 8 дней начиная с 4 сентября 2017 года. Однако сложилась ситуация, в которой его умения понадобились в другом городе, и руководство вызвало его из отпуска начиная с 25 сентября и отправило в командировку. Выходит, что он отдохнул не 28 дней, а лишь 21. Оставшиеся 7 дней решено было перенести на более поздний срок. Как будет рассчитываться сумма, которую ему необходимо вернуть?

Среднедневной заработок сотрудника, рассчитанный для выплаты отпускных, составил 1 460 рублей. После умножения этой суммы на число дней, которые сотрудник должен был провести в отпуске, получилась сумма в 40 880 рублей – именно эту сумму организация положила ему на зарплатную карту за три дня до начала отпуска. Вернуть же теперь нужно будет сумму за 7 дней, то есть 1460 x 7 = 10 220 рублей. Как уже упоминалось, работник может либо просто отдать деньги в кассу предприятия, либо договориться об оформлении этих средств как аванса следующей заработной платы.

Подытоживая: вызов работника из отпуска для отправки в командировку возможен (за исключением некоторых ситуаций), следует лишь заручиться его согласием и правильно оформить все необходимые для этого документы.

Оформление командировки во время очередного отпуска

Если у предприятия нет равноценной замены для работника, оформляется отзыв из отпуска для командировка во время очередного отпуска. Оформление приказа об этом должно соответствовать кодексу о трудовых отношениях.

Отзыв из очередного отпуска для служебной командировки

Согласно статье №166 Трудового кодекса РФ командировкой является рабочая поездка за пределы муниципального образования, в котором располагается организация.

В случае если есть необходимость в служебной поездке сотрудника, а он находится в отпуске, работодателю необходимо прервать отдых. Для этого необходимо правильно оформить отзыв и командировочную поездку.

В каких случаях нельзя отозвать сотрудника из отпуска

В ряде случаев отправить гражданина из отпуска в командировку нельзя. Ограничение действует, если работник:

Командировка во время отпуска также невозможна для граждан, чья рабочая деятельность проходит во вредных или опасных условиях труда.

Служебная поездка во время отпуска по уходу за ребенком

Чтобы отозвать сотрудницу, осуществляющую уход за ребенком до полутора лет, нужно получить ее согласие. Однако руководитель должен предоставить график дальнейшего распределения прерванного отдыха.

Перед оформлением отзыва работодатель обязан ознакомить работницу под подпись с ее правами согласно ст. 125 ТК РФ.

Порядок оформления командировки во время отпуска

Алгоритм протекания процедуры отправления гражданина в командировку во время очередного отпуска:

  1. Руководитель составляет уведомление о необходимости служебной поездки и отправляет работнику.
  2. Сотрудник ознакамливается с полученным предложением и предоставляет свое согласие или отказывается от поездки.
  3. Директор издает приказ об отзыве и формирует служебное задание на период работы в командировке.
  4. Работники бухгалтерии производят перерасчет и выплату суточных и отпускных.

Направляемое уведомление составляется директором организации в свободной форме. В содержании документа указывается:

  • название компании с указанием формы регистрации;
  • Ф. И. О. и должность гражданина, которому адресовано сообщение;
  • описание ситуации и предложение прервать отдых для служебной поездки;
  • разъяснение права работника о возможности получить отдых после командировки или вместе со следующим оплачиваемым отдыхом;
  • ссылка на ч. 2 ст. 125 ТК РФ о том, что гражданин имеет право отказать в отзыве;
  • дата составления;
  • Ф. И. О., название должности и подпись составителя.

Образец составленного уведомления доступен по ссылке.

Письменное согласие работника

Согласие составляется работником в свободной форме. В содержании документа указывается следующая информация:

  • наименование организации с указанием формы регистрации;
  • Ф. И. О. и должность директора;
  • дата, когда гражданин прервет свой отдых и отправится в командировку;
  • указание дат, когда сотрудник планирует получить оставшиеся дни отпуска;
  • дата составления;
  • подпись.

ВНИМАНИЕ! Согласно ст. 125 ТК РФ отозвать гражданина с отдыха без согласования невозможно. Если на сообщение о прерывании отказано, работодатель не вправе применять дисциплинарные взыскания. В ином случае руководитель привлекается к ответственности согласно ст. 5.27 КоАП РФ.

Руководитель не вправе лишать премий, дискриминировать в карьерном росте, снижать заработную плату и т. д. При использовании незаконных методов воздействия согласно ст. 356 ТК РФ гражданин может обратиться в трудовую инспекцию с жалобой.

Решение руководителя

После получения согласия руководитель оформляет свое решение. Для этого ему нужно издать приказ об отзыве. Он может составляться в свободной форме или на бланке, который регламентируется локальными актами организации.

В содержании приказа указывается следующая информация:

  • название компании;
  • дата составления;
  • регистрационный номер приказа;
  • ссылка на ст. 125 ТК РФ;
  • дата возвращения сотрудника на работу;
  • основание составления (реквизиты направленного гражданину уведомления);
  • распоряжение для отдела бухгалтерии о перерасчете выплаты отпускных;
  • подпись отзываемого работника;
  • подпись составителя.

Служебное задание

Факт отправления в командировку должен фиксироваться соответствующим приказом. Он составляется по форме Т-9а или на бланке собственной разработки предприятия.

Подробности поездки отражаются в служебном задании. В его содержании указывается:

  • номер документа и дата его составления;
  • название компании;
  • данные о сотруднике (Ф. И. О., должность);
  • место служебной поездки;
  • срок пребывания в командировке;
  • перечень поставленных целей;
  • положения о рабочем времени и выходных во время поездки;
  • положения об оплате;
  • регламент дополнительных начислений (оплата проживания, проезда, питания и т. д.);
  • подписи сторон;
  • дата составления.

Для заполнения служебного задания можно использовать бланк организации или унифицированную форму Т-10а. Образец доступен по ссылке.

СОВЕТ! Наличие служебного задания необязательно. Руководитель вправе принимать решение о необходимости его составления.

Продление отпуска на время служебной поездки

При прерывании ежегодного оплачиваемого отпуска из-за отзыва сотрудник имеет право продлить отпуск. О датах работник сообщает в заполняемом согласии на отзыв или в отдельном заявлении.

ВАЖНО! Гражданин вправе уйти сразу после возвращения из командировки в отпуск или прибавить неиспользованные дни к следующему оплачиваемому отдыху.

Расчет выплат по командировке и перерасчет отпускных

Так как гражданин досрочно вышел из отпуска, он возвращает часть полученных средств. Их сумма рассчитывается по следующей формуле:

Читайте так же:  Оплата больничного листа на бирже труда

СО / КД × КНД, где:

  • СО – сумма полученных отпускных;
  • КД – количество предоставленных дней отдыха;
  • КНД – количество неиспользованных дней.

Оплата командировочных выполняется по среднему заработку гражданину за последние 12 месяцев. Дополнительно работодатель компенсирует затраты на проживание, питание, стоимость проезда или затраченного топлива.

Отпуск после командировки

В каких отпусках это возможно?

Прервать законный отпуск сотрудника можно только с его письменного согласия.

Но даже при наличии экстренных обстоятельств, нельзя прерывать отпуск следующих работников:

  • которые ещё не достигли своего совершеннолетия;
  • трудящихся на вредных или опасных производствах;
  • беременных.

Работодатель имеет право прервать только очередной отпуск своего сотрудника.

Ежегодный очередной

Каждый сотрудник имеет право отгулять 28 календарных дней в году.

Но при возникновении некоторых обстоятельств, наниматель может оформить сотруднику отзыв и направить его в командировку.

Не получив письменного согласия этого подчинённого, работодатель не имеет права совершать такие кадровые действия.

В ст. 173 сказано, что если работник обучается в ВУЗе или в учебных учреждениях среднего профессионального или специального образования, то он имеет право на учебный отпуск.

Не влияет на порядок предоставления такого отпуска то, как работник поступил на учёбу – самостоятельно или по направлению работодателя.

Видео (кликните для воспроизведения).

Учебный отпуск предоставляется на такое количество дней, какое требуется основанием – будь то сессия или защита дипломной работы. Но его максимальная продолжительность оговорена в ст. 173 ТК РФ.

Учебный отпуск – это целевой отпуск, и брать его или не брать – это желание работника.

В ст. 125 ТК РФ говорится о том, что отозвать работодатель может только из очередного отпуска. Поэтому прервать учебный отпуск по инициативе работодателя, даже если сотрудник согласен, нельзя.

[3]

Как оформляется командировка на личном автомобиле-2016? Читайте в нашей статье.

Не платят зарплату 2 месяца — куда обращаться? Узнайте .

По беременности и родам

Декретный отпуск предоставляется женщине при достижении определённого срока беременности. Он делится на 2 периода:до и после родов.

Закон запрещает направление беременной женщины в командировку.

Поэтому работодатель не может отозвать женщину из отпуска до её родов.

По уходу за ребенком

Женщину, которая имеет ребёнка в возрасте до 3-ёх лет отправить в командировку сотрудника из отпуска по уходу за ним можно, получив от сотрудницы письменное согласие, и при отсутствии медицинских противопоказаний.

Но сначала женщина должна письменно ознакомиться со своим правом отказаться от служебной поездки.

За свой счёт

Работник может взять отпуск без сохранения своего заработка при наличии уважительных причин.

Согласно ст. 125 ТК РФ, отозвать из такого отпуска работодатель своего работника не может, даже если тот готов прервать отдых и приступить к своим трудовым обязанностям.

Как оформить командировку во время отпуска правильно?

Чтобы не быть оштрафованным по ст. 5. 27 КоАП РФ, работодатель должен правильно оформить отзыв сотрудника из отпуска, правильно оформить саму командировку во время отпуска, а также правильно рассчитать отпускные и суточные.

Обычно оформление отзыва сотрудника из отпуска начинается с того, что руководитель служебного подразделения подаёт на имя руководителя служебную записку, в которой указывает производственную необходимость отзыва сотрудника.

Пример служебной записки на отзыв сотрудника

Затем нужно предложить работнику прервать отпуск.

Закон не обязывает делать это письменно, но лучше, во избежание трудовых споров, оформить предложение в письменном виде.

Пример такого обращения:

Если сотрудник согласен, то он должен поставить на предложении свою подпись и написать «согласен». Если же он не желает прерывать свой отпуск, то он ставит свою подпись и пишет «не согласен».

Кроме того, сотрудник может направить работодателю заявление о переносе дней отпуска.

Пример согласия сотрудника с переносом дней

Как только работник согласится, работодатель должен издать приказ об отзыве сотрудника.

В приказе нужно обязательно указать:

  • причину прерывания отпуска;
  • дату, с которой сотрудник отзывается из отпуска, и дату окончания отзыва;
  • продолжительность (в днях) командировки;
  • что делать с освободившимися днями отпуска.

Работник должен ознакомиться с приказом и поставить на нём свою подпись.

Когда приказ будет готов и подписан, нужно оформить документы на командировку:

  • служебное задание;
  • приказ о направлении данного сотрудника в служебную поездку;
  • командировочное удостоверение.

Учет в табеле

После издания приказа необходимо нужно внести изменения в уже утверждённый график отпусков.

После этого следует внести изменение в личную карточку данного работника.

Все произошедшие изменения относительно ежегодного отпуска, отражаются в разд. VIII «Отпуск» личной карточки данного работника. Отзыв также следует зафиксировать. А в табеле необходимо поставить К – код командировки.

За этот день сотруднику нужно выплатить средний заработок.

Какие часы считаются ночными при оплате труда? Читайте об этом на нашем сайте.

Как оформить командировку за свой счет? Узнайте .

Как получить алименты с черной зарплаты? Смотрите .

Когда сотрудник уходит в отпуск, работодатель должен выплатить ему компенсацию. Сумма отпускных также зависит и от количества дней, которые сотрудник будет «гулять».

Но когда оформляется отзыв, часть отпускных за дни командировки работник должен вернуть обратно работодателю. Так как работник выходит на работу, он имеет право рассчитывать на заработную плату.

Так как он уезжает в командировку, он должен получать средний заработок и суточные.

Размер суточных регулируется самостоятельно работодателем. Об этом говорится в ст. 168 ТК РФ.

Размер суточных может быть указан в коллективном договоре или в приказе руководителя.

Но не облагаются налогом суточные в следующем размере:

  • 700 рублей в день при служебных поездках по России;
  • 2 500 рублей в день при загранпоездках.

Суточные должны быть выплачены за каждый день командировки, включая выходные и праздники, а также время в пути до места назначения.

Читайте так же:  Независимая экспертиза жилого помещения

Возврат отпускных

Отпускные сотруднику должны быть выплачены за 3 дня до начала его отдыха. Но, если происходит отзыв из отпуска, то деньги за эти должны быть возвращены работодателю.

Но удерживать из заработной платы сотрудника эти деньги, работодатель не имеет права.

Он может письменно договориться с сотрудником:

  • чтобы он вернул деньги в кассу предприятия;
  • чтобы оформить эту сумму как аванс под будущую заработную плату;
  • произвести удержание отпускных из заработной платы этого сотрудника.

Работник должен дать своё согласие на любое удержание из его зарплаты.

Электрик П.Н. Федорцов, работающий в ООО «ДОМ», ушёл в отпуск с 15. 07. 2019 года на 14 календарных дней. В соседнем городе на электростанции произошла авария, и своих «рабочих рук» у них не хватило. Начальник позвонил Федорцову, и попросил прервать отпуск с 20. 07, и срезу же уехать в командировку для ликвидации последствий аварии на электростанции. Инженер согласился на оформление отзыва и последующую командировку. Получается, что он отгулял только 5 дней, так как 20. 07 он уже уехал в командировку.

Для расчёта его отпускных средний заработок составил 1 842, 6 рублей.

[1]

Таким образом, на руки он получил 25 796, 4 рублей. (1 842, 6 * 14). У данного сотрудника ещё осталось 9 дней от отпуска, он решил их использовать с 01. 09. 2019 года.

Т. к. работник отгулял только 5 дней отпуска, на руки он должен был получить 9 213 рублей (1 842, 6 * 5). Следовательно, 16 583, 4 рубля (25 796, 4 – 9 213) он должен вернуть в кассу или по-другому договориться с работодателем.

Оформить отъезд сотрудника в командировку при отзыве его из отпуска нужно правильно с кадровой точки зрения.

При нарушении правил оформления кадровых документов работодатель может быть подвергнут административной ответственности.

Расходы по «переходящей» командировке

Расходы командированного сотрудника распределять не понадобится, их надо полностью учесть при расчете налога на прибыль за 1-е полугодие 2014 г. А вот средний заработок частично будет приходиться на I квартал, а частично — на второй.

Статья 167 ТК РФ гарантирует работнику, направленному в служебную командировку, сохранение среднего заработка, а также возмещение связанных с ней расходов.

Согласно ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

  • расходы по проезду;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Расходы на командировки при расчете налога на прибыль учитываются по подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Из пункта 6 ст. 255 ТК РФ следует, что суммы среднего заработка за период командировки в налоговом учете относятся к расходам на оплату труда.

Правила признания расходов при расчете налога на прибыль закреплены в ст. 272 НК РФ. Так, п. 1 ст. 272 НК РФ предусматривает, что расходы, принимаемые для целей налогообложения прибыли, признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их оплаты. При этом согласно подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ датой осуществления расходов на командировки признается дата утверждения авансового отчета. А согласно п. 4 ст. 272 НК РФ оплата труда признается в качестве расхода ежемесячно, исходя из суммы расходов на оплату труда, начисленных в соответствии со ст. 255 НК РФ.

Таким образом, компании не надо распределять между кварталами суточные и расходы, произведенные работником в командировке. Авансовый отчет сотрудник составит в апреле, после возвращения из командировки, соответственно, дата утверждения отчета, она же дата осуществления командировочных расходов, будет приходиться на II квартал 2014 г. А учесть их понадобится при расчете налога за полугодие.

Что касается среднего заработка, в Трудовом кодексе нет требования о выплате этой суммы до наступления командировки. Такой средний заработок начисляется работникам ежемесячно на основании табеля рабочего времени, а выплачивается не заранее, а вместе с зарплатой. Значит, в марте организация начислит работнику средний заработок за период с 24 по 31 марта, а в апреле — за период с 1 по 11 апреля. Соответственно, первую сумму понадобится учесть при расчете налога на прибыль за I квартал, а вторую — при расчете налога за полугодие.

Если сотрудник после командировки не вернулся обратно, а сразу ушел в отпуск, то оплату обратного проезда отнести на расходы по налогу на прибыль нельзя

Отметим, что ранее Минфин России занимал противоположную позицию, полагая, что если работник с разрешения руководителя организации остался в месте командировки, используя выходные дни, либо выехал к месту командировки в выходные дни, предшествующие дате начала командировки, оплата организацией проезда к месту командировки и обратно не приводит к возникновению у работника экономической выгоды. Соответственно, эти затраты можно учесть в расходах по налогу на прибыль (письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 20 июня 2014 г. № 03-03-РЗ/29687).

Можно ли возместить стоимость проезда сотрудника к месту командировки и обратно на такси, узнайте из материала «Расходы на проезд в командировках в целях налогообложения прибыли» в «Энциклопедии решений. Налоги и взносы» интернет-версии системы ГАРАНТ.
Получите бесплатный доступ на 3 дня!
Получить доступ

Напомним, что при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ). Работники направляются в командировки на основании решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (п. 3 Положения).
Вместе с тем, при исчислении налога на прибыль налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ). При этом, расходами признаются экономически оправданные и документально подтвержденные затраты, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ). Расходы на командировки, в частности расходы на проезд работника к месту командировки и обратно, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией продукции (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

[2]

Отпуск без оплаты во время командировки

Добрый день!
ЗуП 3.1.5.272
Сотрудник направлен в длительную командировку. Во время этой командировки он берет несколько дней без сохранения заработной платы. Как правильно формить это в программе? Если я просто завожу документ «Отпуск без сохранения оплаты», то он проводится, но в табеле продолжают ставиться «К» на период отпуска без сохранения оплаты, а документ «Начисление зарплаты и взносов» начисляет командировочные за полный месяц. Помогите, пожалуйста.

Читайте так же:  Что нужно сделать со срубленным деревом

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Командировка и отпуск

Рассказываем нюансы оформления командировки, если она пересекается с отпуском.

При пересечении отпуска и командировки могут возникать разные ситуации: сотрудник может потребоваться во время отдыха, или сразу после отпуска, улетать с места командировки в отпуск или же остаться в месте командировке на отдых. Рассмотрим нюансы оформления документов в разных случаях.

Командировка сразу после отдыха

Если после отпуска сотрудник выходит на работу и сразу отправляется в командировку, то она оформляется по стандартной схеме. Но если он поедет в командировку с места отдыха, не заезжая в свой город, то компания должна перечислить ему аванс на оплату билетов, аренды жилья и суточные (пункт 10 Постановления Правительства от 13 октября 2008 г. N 749 ). При этом стоимость билета от места отдыха до места командировки и обратно на работу не подлежит обложению НДФЛ (пункт 3 статьи 217 НК РФ , пункт 1 статьи 264 НК РФ и Письмо Минфина России от 08.11.2013 N 03-03-06/1/47813 ), и учитывается в расходах для целей налогообложения прибыли, главное подтвердить затраты документально.

Срочная командировка с отзывом сотрудника из отпуска

При возникновении необходимости работодатель может отозвать сотрудника из отпуска, в том числе и для направления в командировку. Только для этого нужно обязательно получить согласие самого работника (статья 125 ТК РФ ). Если он против, то ничего сделать нельзя.

Оставшиеся дни отпуска человек может на свое усмотрение использовать в любое время в течение текущего рабочего года (можно и сразу после командировки) или присоединить к отпуску в следующем году. Информацию о переносе отпуска нужно зафиксировать в графике отпусков. Документ можно составить, используя свою форму или унифицированную №Т-7 .

Согласие на отзыв из отпуска сотрудник может отметить на соответствующем приказе с формулировкой «Согласен». Здесь же можно прописать, что будет с неизрасходованными днями и как будет произведён перерасчёт отпускных (опять же обсудив это с сотрудником). Дело в том, что часть уже выплаченных отпускных за неиспользованный период нужно вернуть. И сам сотрудник выбирает удобный для него вариант:

  • вернуть их наличными в кассу;
  • удержать их из зарплаты;
  • учесть при командировочных расходах.

Процесс оформления работника в командировку происходит по классическому сценарию: составляется соответствующий приказ и выплачиваются средства на дорогу, проживание и суточные.

Если работник решит использовать оставшиеся дни отпуска сразу после командировки, то компания может ему оплатить билет до места прерванного отдыха вместо обратного, но учесть эти затраты для прибыли нельзя. Также придётся удержать с этой суммы НДФЛ (письмо Минфина от 17.01.2017 № 03-04-06/1546 ).

Кого нельзя отозвать из отпуска

В статье 125 Трудового кодекса РФ чётко прописано, что нельзя отозвать из отпуска:

  • работников в возрасте до 18 лет;
  • беременных женщин;
  • сотрудников, работа которых связана с вредными и (или) опасными условиями труда.

Отпуск во время командировки

У сотрудника в командировке может возникнуть необходимость взять незапланированный отпуск. Это возможно по согласованию с работодателем. Отпуск оформляется в обычном порядке. А командировку придётся прекратить, издав приказ о прерывании и сроках возобновления.

Отпуск после командировки

Закон не запрещает работнику уехать в отпуск сразу после командировки, не возвращаясь на работу. Как и в пункте выше, отпускные должны быть перечислены за три дня до начала отпуска. Документы, подтверждающие командировочные расходы и авансовый отчёт, сотрудник может предоставить в течение трёх дней с момента выхода на работу, то есть после отпуска. Это предусмотрено пунктом 26 Постановления Правительства N 749. Из письма Минфина N 03-04-06/1546 следует, что с суммы оплаты билетов, по которым сотрудник отправится из места командировки в отпуск в другой город нужно удержать НДФЛ. И эти затраты нельзя включить в расчёт налоговой базы.

Отпуск в месте командировки

Сотрудник может остаться в том месте, где проходила его командировка, на время отпуска. Днём окончания командировки будет последний день перед отпуском, разъяснил Минфин в своём письме N 03-03-06/3/61516 от 21 октября 2016 г.

Расходы по оплате билета из этого города к постоянному месту работы после отпуска не входят в число затрат, которые уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль. Также эта сумма признаётся экономической выгодой сотрудника, и поэтому с неё нужно удержать налог на доходы физических лиц (письмо Минфина N 03-03-06/1/47813).

Представим, что расходы на проезд составили 15 000 рублей, билет с места работы до места командировки – 7 000 рублей, обратно – 8 000 рублей. С этих восьми тысяч нужно удержать 13% налога. При этом работодатель имеет право не оплачивать обратный билет (письмо Минфина от 20.11.2014 № 03-03-06/1/58868 ).

Видео (кликните для воспроизведения).

До начала командировки сотрудник должен предупредить работодателя о планах взять отпуск.

Источники


  1. Золотов, Ю. А. История и методология аналитической химии / Ю.А. Золотов, В.И. Вершинин. — М.: Academia, 2015. — 464 c.

  2. Адвокатская деятельность и адвокатура в России / Под редакцией И.Л. Трунова. — М.: Юрайт, 2016. — 528 c.

  3. Керимов, Д.А. Проблемы общей теории права; М.: Современный гуманитарный университет, 2012. — 121 c.
  4. Зашляпин, Л. А. Основы теории эффективной адвокатской деятельности. Прелиминарный аспект / Л.А. Зашляпин. — М.: Издательство Уральского Университета, 2015. — 568 c.
  5. Образцов, В.А. Криминалистика. Курс лекций; М.: Право и закон, 2011. — 448 c.
Отпуск во время командировки оформление
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here