Как работает автоматизированная система по управлению персоналом

Самое важное на тему: "Как работает автоматизированная система по управлению персоналом". Об актуальности данных на 2020 год вы можете уточнить у дежурного юриста.

Financial-Helper.RU

Ваш помощник в мире финансов

Автоматизированные системы управления персоналом

Автоматизированные системы управления персоналом (АСУП) (от англ. Human Resource Management System (HRMS)) — это программное обеспечение для автоматизации основных функций управления персоналом, ведения кадрового учета, обеспечения информационных потребностей, начисление заработной платы, управление и функции учета в бизнесе, а также для эффективного принятия управленческих решений. Автоматизированная система управления персоналом является одним из модулей программного обеспечения планирования ресурсов предприятия (ERP).

Автоматизированные системы управления персоналом обеспечивают:

  • Ведение кадрового учета
  • Полную интеграцию заработной платы, финансового обеспечения компании и бухгалтерского учета
  • Отчетность и анализ данных о работниках
  • Рабочий график и учет посещения
  • Оценка производительности труда
  • Выплату льгот и компенсаций
  • Рекрутинг и адаптацию персонала
  • Планирование управления кадрами
  • Формирование кадровых резервов
  • Отслеживание претендентов и их резюме

Сфере управления персоналом, на которые влияют АСУП

Четыре важные сферы в управлении персоналом, на которые влияют АСУП включают:

  • Расчет и выплата заработной платы
  • Учет рабочего времени
  • Льготы и компенсации
  • управление персоналом

С помощью АСУП эти сферы не только оптимизируются, но и обеспечивают бесперебойный процесс работы. АСУП позволяют отслеживать работу сотрудника в компании, все данные по его должности, персональные детали, записи выплаты заработной платы и другую информацию.

Расчет и выплата заработной платы

АСУП автоматизируют весь процесс начисления заработной платы путем сбора и обновления данных работника на регулярной основе. АСУП также собирают информацию, о посещаемости работника, а также расчет различных отчислений и налогов на заработную плату, генерируя периодическую автоматическую обработку отчетов о налогах и социальные выплаты работника. АСУП значительно облегчают работу отдела по персоналу, ведь информация обновляется 24 часа в сутки только с помощью одного клика.

Учет рабочего времени

Учет рабочего времени является более точным, поскольку АСУП позволяют применять новые технологии для эффективного учета и оценки посещаемости работников и работы с данной информацией. С помощью АСУП можно легко отслеживать информацию о работнике: насколько хорошо он справляется с определенным объемом работы, нужно улучшить в его работе, как более эффективно использовать рабочее время. В таком случае возможности работника оцениваются на более высоком уровне.

Льготы и компенсации

Выплаты льгот и компенсаций работникам является одним из способов мотивации. С помощью АСУП возможно отслеживать начисления таких выплат за определенный период для каждого работника, какие именно выплаты он получает, с какой периодичностью и сумму компенсаций.

Управление персоналом

АСУП оказывают значительное влияние на сферу управления персоналом, поскольку они минимизируют затраты времени и средств на различные операции, ведет к повышению эффективности и производительности труда. Эта система уменьшает бумажную работу, которая до сих пор часто встречается в большинстве HR отделов компаний.

Преимущества АСУП

АСУП стали стандартом для большинства компаний и предоставляют множество преимуществ, которые оптимизируют расходы на управление персоналом независимо от размера компании. Несмотря на то, что внедрение таких систем требует значительных материальных вложений, они позволяют значительно снизить затраты на управление трудом.

Как безболезненно автоматизировать систему управления персоналом

Сегодня наличие в штате высококвалифицированных специалистов и высокопрофессиональных менеджеров резко усиливает позиции практически любой компании, в каком бы сегменте рынка она ни работала. На ИТ-рынке из-за острейшей нехватки квалифицированных кадров эта тенденция проявляется особенно остро.

Несколько лет назад и для нашей компании положение стало, можно сказать, критическим: мы смогли найти перспективные ниши, позволявшие бизнесу расти и развиваться, но вынуждены были ставить проекты в длинную очередь или даже терять их — именно из-за неспособности своевременно заполнять открывающиеся вакансии. И это несмотря на то, что в компании работают первоклассные, хорошо мотивированные HR-специалисты.

[1]

Мы видели, что ситуация будет только усугубляться. И решили кардинально переломить ее, создав в компании новую автоматизированную систему управления персоналом, интегрированную в ERP-систему предприятия. Эта система должна была позволить нам успевать за ростом потребности в высококвалифицированных и компетентных специалистах разного профиля (консультанты, бизнес-аналитики, эксперты и др.).

Проект позволил нам значительно снизить остроту кадровой проблемы до уровня, когда она перестала ограничивать развитие компании. Вместе с тем он оказался весьма непростым, несмотря даже на то, что внедрение в крупных компаниях ERP-решений разного профиля — это наша специализация, и мы действительно умеем это делать. Опираясь на опыт создания, внедрения и ежедневного применения нашей новой HR-системы, мы выявили ряд правил, следование которым позволит практически любой компании пройти этот путь максимально безболезненно.

Ниже мы рассмотрим эти рекомендации и проиллюстрируем их конкретными примерами из нашего проекта.

Рекомендация 1: Выявите самую острую для предприятия проблему, ориентируясь на объективные количественные показатели

Например, на время замещения вакансий — продолжительность работы сотрудника в компании, продолжительность и стоимость необходимых шагов по доучиванию нового сотрудника. Общего решения тут нет, даже если компании работают на одном рынке. Для одних компаний основная проблема — это текучесть кадров, для других — потеря эффективности системы мотивации, для третьих, как в нашей компании, самым проблемным участком HR окажется рекрутинг.

В нашей компании процессы управления персоналом четко регламентированы, определены критерии их результативности. Оценив прогнозируемый поток заказов по разным специальностям, мы решили, что эффективность рекрутинга, измеряемая по закрытым вовремя вакансиям, не должна быть менее 80%. При этом вакансии могут быть закрыты как кандидатами, пришедшими с рынка труда, так и сотрудниками компании.

Читайте так же:  Создание условий труда на рабочем месте

Приведу пример. Для участия в нескольких тендерах нашему департаменту требовались аналитики по определенным направлениям. В разумные сроки кандидат, соответствующий требованиям заявки, найден не был. Пришлось отказаться от участия в тендере, и компания лишилась возможности получить крупный проект. Ущерб превысил несколько десятков миллионов рублей.

Мы проанализировали рынок труда и поняли, что дефицит на ИТ-рынке распространяется не только на должность, необходимую для данного тендера, но и на руководителей проектов, системных архитекторов и разработчиков ПО. Стало ясно, что в сжатые сроки одновременно закрывать множество вакансий по этим специальностям совершенно нереально. Тогда мы, с одной стороны, усилили и сделали системным внутренний рекрутинг, позволяющий сотрудникам менять карьерную траекторию. С другой стороны, стали набирать больше специалистов заблаговременно. Но и с учетом этого поднять эффективность рекрутинга выше указанного порога не удастся.

Рекомендация 2: Оцените проблему количественно, используя минимально достаточное число показателей

В рамках нашего департамента мы выделили несколько важных показателей, по которым можно оценить эффективность рекрутинга. Это:

  • Доля вакансий, найденных вовремя. Это отношение количества закрытых вакансий за квартал к общему числу актуальных вакансий. Он должен быть не менее 80%.
  • Качество подбора, то есть доля кандидатов, успешно прошедших испытательный срок, от общего числа принятых кандидатов. Этот показатель не должен быть менее 85%.
  • Эффективность рекрутинговых ресурсов – это количество привлеченных кандидатов с каждого внешнего источника. Не должно быть менее 15-20%, а по отдельным специальностям — 40%.

Выбрав показатели и их целевые значения, мы провели аудит, который показал, что на тот момент показатели сильно не дотягивали до установленных значений. Так, доля вакансий, закрытых вовремя, не превышала 65%, а качество подбора составляло 50%. Именно в этот момент витавший в воздухе вопрос о качественном и эффективном рекрутинге (как внутреннем, так и внешнем) был поставлен принципиально. И в результате именно этот процесс стал одним из первых объектов оптимизации. Ведь пока все целевые показатели не достигнут заданного уровня, все остальные функции управления кадровыми ресурсами оказываются неэффективными.

Рекомендация 3: Выбирайте те инструменты автоматизации, которые действительно могут дать нужный эффект

Это могут быть автоматизированные системы подбора персонала, инструменты, позволяющие оптимизировать процесс, а также роботизация самого процесса.

Безусловно, для многих специальностей в поиске и подборе важно применять такие «маркетинговые» инструменты, как социальные сети (выбранные с учетом характера вакансий), корпоративный сайт компании, специализированные внешние сервисы. Но я хочу особо подчеркнуть значение инструментов, начинающих действовать, когда мы уже «завлекли» кандидата и теперь нам важна настоящая продуктивная работа именно с ним.

На текущем этапе развития нашей компании мы остановились на следующих целях (за каждой из них стоит внедрение определенного набора инструментов для решения конкретных задач):

  • создание общей базы по кандидатам (ускоряет работу HR-менеджеров с кандидатами, за счет резкого сокращения времени на выполнение рутинных операций и поиск информации в разрозненных источниках);
  • переход на электронный документооборот (сокращает время на обработку данных);
  • автоматизация всего процесса работы с кандидатом (дает прозрачную картину прохождения всех этапов бизнес-процесса рекрутинга и показывает его итоги, причем с конкретными решениями по каждому кандидату);
  • анкетирование кандидатов/сотрудников (открывает оперативный доступ к результатам опросов при адаптации, по компетенциям, а также при увольнении; в свою очередь, это помогает руководству в оперативном режиме анализировать причины и принимать эффективные управленческие решения по кадровым вопросам);
  • профессиональное тестирование кандидатов (улучшение тестирования кандидатов за счет конкретизации задач в тестах, это делает их более приближенными к реальным задачам на проектах);
  • оценка эффективности деятельности сотрудника (позволяет получить объективную оценку от эксперта на проекте, а на этой основе — своевременно выявлять и корректировать несоответствие компетенций сотрудника выполняемым задачам, а также улучшить процесс адаптации сотрудника на испытательном сроке).

Эти тщательно отобранные инструменты повышают эффективность сбора и обработки информации, улучшают процедуру подбора в целом, а также оптимизируют бизнес-процесс. В совокупности они дают существенный эффект, при этом их не слишком много, то есть не происходит распыления усилий.

Рекомендация 4: Создайте ИТ-решение, предоставляющее все эти инструменты

Система управления персоналом, ранее внедренная в нашей компании на основе отечественной платформы, поддерживала функции кадрового учета, но в полной мере не соответствовала всем особенностям процесса рекрутинга, без учета которых существенный прогресс был невозможен.

В рамках данного проекта мы построили целостную единую систему, которая позволяет проводить всестороннюю оценку персонала на современном уровне (личная карточка кандидата/сотрудника с результатами тестирования, оценкой эффективности на испытательном сроке, конкретной информацией по подтвержденным и декларированным компетенциям и т.д.). Отчетность в системе настроена таким образом, что HR-менеджеры могут получать объективную информацию по кандидатам (внутренним и внешним) и оперативно закрывать вакансии бизнеса.

Интеграция с системой документооборота позволяла на основании кадровых документов запускать соответствующие бизнес-процессы, которые автоматически генерировали задачи исполнителям и своевременно уведомляли их (в том чмсле по электронной почте). Такие механизмы уведомлений оказались особенно результативными для «проталкивания» застрявших заявок. Инициатор заявки или HR-менеджер получили возможность в любой момент отследить на каком этапе и у какого исполнителя находится заявка на подбор, а затем и принять оперативные меры по ускорению ее согласования.

Интеграция с почтовым клиентом позволяет прямо из системы управления персоналом направлять кандидатам письма, уточняющую информацию по вакансии, условия труда и т.д.

Читайте так же:  Мособлгаз переоформление лицевого счета

Оценка эффективности работы кандидата в период испытательного срока позволяет своевременно выявить сложности в адаптации сотрудника, скорректировать их и после этого успеть еще поработать с соискателем, чтобы понять, позволяют ли принятые меры эффективно работать с ним.

Наконец, интеграция с внешними источниками не только сокращает время заполнения единой базы, но и помогает оценить эффективность рекрутинговых ресурсов.

Рекомендация 5: На этапе создания решения применяйте agile-менеджмент

Это позволит быстрее выйти на первые практические результаты и поддержать почти непрерывный поток ценных для пользователя новых возможностей создаваемой системы. Кроме того, вы сможете практически сразу выявлять любые несоответствия идей реальной жизни и корректировать их в приемлемые сроки. Других вариантов получения всех этих преимуществ сегодня просто нет.

В нашей компании мы применяем agile в крупных проектах внедрения ERP-решений, поэтому нам не составляет труда применять эти методики на практике «внутренних» автоматизаций. Поскольку в процессе подбора персонала задействованы не только HR-менеджеры, но и руководители проектов, то применение agile позволяет нам на каждом этапе процесса рекрутинга получать оперативную обратную связь по внедрению и настройке системы. Это значит, что на каждом участке работ можно выявлять и вовремя корректировать те или иные практики рекрутинга, препятствующие достижению эффективности автоматизированного процесса подбора.

Рекомендация 6: При завершении проекта проверяйте, получен ли от автоматизации намеченный эффект

Если мы понимаем, что процесс оптимизирован и установленные показатели эффективности процесса рекрутинга достигнуты, то можно переходить к другим важным бизнес-процессам управления персоналом, к созданию решений для других подразделений компании. Но если мы понимаем, что по результатам автоматизации есть, мягко говоря, «недоработки», то необходимо провести детальный анализ и докопаться до причин. И только устранив их, можно двигаться дальше в направлении автоматизации.

Так, например, в нашей компании, согласно требованиям ISO 9001:2015, все процессы строго регламентированы. И в рамках процесса управления персоналом процесс рекрутинга имеет свой отдельный «сценарий».

После автоматизации процесса рекрутинга мы поняли, что нам не хватает подсистемы проведения анализа бизнес-процессов и выявления отклонений. С этой целью мы разработали подсистему, в основе которой лежит метод Process Mining. Это позволило нам оперативно выявить отклонения в работе любого бизнес-процесса и «отшлифовать» его в соответствии с установленными бизнес-требованиями.

Подведем итоги

Сегодня, когда система прошла длительную всестороннюю проверку, когда накоплена и проанализирована статистика ее работы, я могу с уверенность сказать, что автоматизация управления персонала позволила нашей компании сделать подбор более качественным и эффективным. Что касается скорости подбора персонала, то количество вовремя закрытых (внутренними и внешними кандидатами) вакансий увеличилось до 86%. А качество подбора достигло уровня 90%. Кроме того, у нас появилась возможность выбирать и использовать наиболее эффективные для нашего сегмента рекрутинговые ресурсы.

Рекрутинг — это все-таки базовый, но при этом достаточно важный процесс, который в значительной мере влияет на все остальные функции управления кадровыми ресурсами. Именно с этого процесса я бы рекомендовала начинать автоматизацию управления персоналом. Разгрузка HR-менеджеров от рутинных операций по рекрутингу будет стимулом для развития не менее важных направлений, таких как наставничество, обучение и развитие персонала, в том числе создание стажерской программы, мотивации и геймификации.

Да, мы опирались на специфику нашего бизнеса и особенности управления в нашей компании при принятии решения об автоматизации. Но я уверена, что предложенные рекомендации помогут и другим средним и крупным компаниям в решении подобных кадровых проблем.

Светлана Гацакова, директор департамента корпоративных информационных систем ALP Group

Автоматизированные системы управления персоналом

С появлением первых средств автоматизации были разработаны и первые программы управления персоналом, число которых как в России, так и в других странах мира исчисляется сейчас сотнями. Если говорить о России, то каждое уважающее себя предприятие еше в 1980-е гг. пользовалось программами учета персонала собственной разработки. Эти программы опирались на различные аппаратные платформы (начиная от мэйнфреймов и заканчивая ПК) и инструментальные средства (начиная от PL-1 и заканчивая Clipper и FoxPro). С появлением новых, более совершенных, аппаратных и инструментальных средств, данные программы модифицировались и расширяли свою функциональность (особенно быстро это происходило на Западе). При этом если на начальном этапе развития HR-систем можно было говорить лишь о локальных программах управления персоналом, то уже с появлением первых ERP-систем модули управления персоналом были органично интегрированы в них, а некоторые, наиболее удачные разработки, продолжили свое распространение и автономно (не потеряв при этом возможности интегрироваться с ERP-системами).

Современные автоматизированные системы управления персоналом предназначены для оптимизации работы, в первую очередь, руководства и персонала кадровых служб предприятий (помимо бухгалтерии и некоторых других подразделений) и играют большую роль в повышении производительности их труда. В частности, менеджеры по персоналу при помощи таких систем избавляются от выполнения рутинных операций при работе с кадрами, подготовке и учете приказов (существуют оценки, что только на работу с документацией по персоналу кадровики тратят до 60% своего рабочего времени).

Автоматизированное хранение и обработка полной кадровой информации также позволяет эффективно осушсстазять подбор и перемещение сотрудников. Кроме того, автоматизированный расчет заработной штаты с учетом информации о позициях штатного расписания, отпусках, больничных, командировках, льготах и взысканиях дает возможность работникам бухгалтерии точно и оперативно начислять зарплату, формировать бухгалтерские отчеты, относить затраты на себестоимость. И это лишь некоторые из функций современных автоматизированных систем управления персоналом.

Читайте так же:  Как правильно написать отказ от ребенка

Существующие в настоящее время на рынке автоматизированные системы управления персоналом (не учитывая до сих пор эксплуатируемые на ряде предприятий локальные АРМ от многочисленных разработчиков) по их функциональной направленности можно разделить на следующие основные группы:

  • • многофункциональные экспертные системы, позволяющие проводить профориентацию, отбор, аттестацию сотрудников предприятия:
  • • экспертные системы для группового анализа персонала, выявления тенденций развития подразделений и организации в целом;
  • • программы расчета зарплаты;
  • • комплексные системы управления персоналом, позволяющие формировать и вести штатное расписание, хранить полную информацию о сотрудниках, отражать движение кадров внутри фирмы, рассчитывать зарплату.

[2]

В частности, с помощью экспертных систем сопоставляются личностные, профессиональные и психофизиологические качества претендента на занятие вакансии с аналогичными параметрами лучших специалистов предприятия. Такие программы позволяют достаточно эффективно (с формальной точки зрения) отбирать перспективных специалистов. Подобные системы достаточно дороги, их имеет смысл использовать только для крупных предприятий при наличии на них большого количества вакансий. Эти системы не позволяют автоматизировать повседневные рутинные операции персонала кадровых служб.

Комплексные системы управления персоналом используются для автоматизации кадровой работы на любом предприятии. В первую очередь, такие системы необходимы руководству для получения оперативной информации по любому вопросу, связанному со структурой предприятия, штатным расписанием, вакансиями и информацией о сотрудниках. Оперативно принять правильное решение сможет лишь руководитель, способный быстро оценить сложившуюся ситуацию на основе анализа актуальной информации о состоянии дел на предприятии. Поэтому немаловажным фактором условий использования Н R-систем является также возможность интеграции системы кадрового учета с системами бухгалтерского учета и управления предприятием.

Автоматизированная система «Управление персоналом»

Назначение системы

Автоматизированная система «Управление персоналом» предназначена для управления количественными и качественными характеристиками трудовых ресурсов, улучшения принятия управленческих решений. Функционирование системы позволяет оптимизировать затраты и повысить эффективность управления предприятием в целом за счёт рационального использования трудовых ресурсов.

Автоматизированная система «Управление персоналом» поможет Вам:

  • Создать единый банк персональных данных сотрудников.
  • Использовать в процессе принятия решений полную и оперативную информацию о текущем состоянии трудовых ресурсов.
  • Оперативно контролировать исполнение управленческих решений.
  • Создать электронные архивы, обеспечив, таким образом, бессрочное хранение информации.
  • Снизить трудоемкость кадрового учета и повысить производительность труда, что позволит активизировать аналитическую деятельность.
  • Рационализировать процесс кадрового делопроизводства за счет сокращения бумажного документооборота и упрощения процедуры прохождения документов( приказов по персоналу).
  • Своевременно решать вопросы профессионального соответствия кадрового состава: осуществлять подбор и аттестацию сотрудников.
  • Планировать загруженность персонала, вести учет использования рабочего времени.
  • Осуществлять все необходимые расчеты с персоналом, проводить оперативный анализ затрат, связанных с оплатой труда.
  • Создать единую информационную систему управления предприятием на базе взаимодействия с производственно-финансовыми информационными комплексами.
  • Автоматизировать подготовку всех форм отчетности (ФСЗН, налоговая инспекция, статистические органы и другие).
  • Обеспечить селективность предоставляемой информации по уровням управления, принадлежности, по объёмам доступа, то есть каждому пользователю обеспечивается доступ только к определенной для него области данных в базе.
  • Оповещать заинтересованных пользователей о наступлении события, по которому необходимо оперативно принимать решения (например: окончание срока трудового договора и пр.)
  • Обеспечить защиту информации от несанкционированного доступа и исключить дублирование информации..

Сфера применения системы

Видео (кликните для воспроизведения).

Автоматизированная система «Управление персоналом» рассчитана на использование в организациях и на предприятиях различных отраслей народного хозяйства независимо от форм собственности, источников финансирования, ведомственной принадлежности. Наибольший эффект от внедрения системы достигается на предприятиях с численностью работников от 500 человек и до нескольких десятков тысяч.

Сильные стороны проекта

  • Масштабируемость и высокая производительность, проверенная на предприятиях с численностью сотрудников свыше пятидесяти тысяч.
  • Поддержание полной историчности данных.
  • Модульность системы, позволяющая обеспечить поэтапное внедрение и гибкую наращиваемость функциональных возможностей.
  • Автоматизация процессов управления персоналом, как на уровне предприятия, так и на уровне цехов.
  • Высокая готовность системы, обеспечивающая функционирование даже при отказе отдельных аппаратных блоков оперативное сохранение/восстановление данных.
  • Надежность алгоритмов, подтверждённая заложенными в основу проекта знаниями на уровне “Know How” (Обобщен 20 летний опыт эксплуатации предыдущих версий системы на более чем 500 предприятиях различных форм собственности ).
  • Широкие функциональные возможности, обеспеченные накопленным опытом при функционировании предыдущих версий системы и анализом новых информационных потребностей.
  • Гибкая система распределения полномочий, обеспечивающая различные уровни доступа к функциональности системы и информации.
  • Инструментальная поддержка развития системы, в составе которой:
  • Настраиваемая отчетность, позволяющая квалифицированным пользователем самостоятельно разрабатывать новые формы отчетности, в том числе и многомерные (статистические);
  • Запросно-аналитическая система, позволяющая формировать произвольные списки по комбинации признаков и критериев, заданных пользователем;
  • Система настройки алгоритмов в соответствии с особенностями объекта внедрения;
  • Механизм ведения метаинформации системы в базе данных для реализации гибкой настройки параметров;
  • Набор базовых объектов системы, являющийся архитектурным ядром реализации системы.

Структура системы

Система предполагает наличие следующих подсистем и модулей:

  • Учет кадров;
  • Штатное расписание;
  • Учет кадров
  • Ведение документов о персонале;
  • Ведение нормативно-справочной информации;
  • Персонифицированный учет;
  • Нормирование труда и учет рабочего времени;
  • Начисление и учет заработной платы;
  • Администрирование.

Подсистема «Учет кадров»

Автоматизирует деятельность кадровой службы. Информация используется во всех смежных подсистемах, в том числе на цеховом уровне управления.

[3]

Основным элементом подсистемы является картотека сотрудников. На основании основных характеристик сотрудника, таких как: Работающий, Уволенный, Табельный номер, Фамилия или ее часть, подразделение, в котором в данный момент работает сотрудник, а также интервала дат, осуществляется поиск сотрудника для просмотра и редактирования личной карточки.

Читайте так же:  Что должен уметь менеджер по работе с ключевыми клиентами

Данные в личной карточке расположены по разделам (Образование, Личная информация, Трудовая деятельность, Учет военнообязанных…) и содержат реквизиты, описывающие сотрудника.

Данные в личную карточку вносятся на основании предоставленных документов при приеме сотрудника (справки, свидетельства, трудовая книжка). Информация о «движении» сотрудника на предприятии, об отпусках, поощрениях, взысканиях вносится в личную карточку автоматически при оформлении соответствующего документа в подсистеме «Ведение документов о персонале».

Вся информация в личной карточке сотрудника датирована, ведется протоколирование изменений даже при изменении однозначных реквизитов, таких как ФИО или дата рождения.

Кроме того, в личной карточке на основании данных из ее разделов возможно оперативное получение всевозможных справок (справка-объективка, копия диплома, карточка Т-2 и проч.)

В системе предусмотрено несколько механизмов для получения выборок и отчетов по сотрудникам во всех необходимых разрезах.

Предусмотрена возможность хранения скан-копий документов, представленных работником.

Для формирования списочных, регламентных отчетов используется механизм «Линейные отчеты», в котором для каждого заранее описанного отчета необходимо указать параметры выполнения и, собственно, получить отчет.

Однако в кадровой работе очень много перекрестных отчетов, в которых требуется получать количественный состав сотрудников в разных разрезах, и объединять эти данные в одном отчете. В системе «Управление персоналом» для этих целей предусмотрен режим «Многомерные отчеты».

С помощью этого режима реализуются такие отчеты как: «О численности и профессиональном обучении», «О численности работающих и забронированных» и др. Причем, если необходимо добавить новые разрезы в отчетах, пользователю предоставляется механизм настройки.

Для случаев, когда в оперативном режиме требуется получить информацию из системы, а специализированный отчет не создан, разработан механизм «Запросы». Он позволяет, предварительно наложив условие отбора, получать списки сотрудников на основании реквизитов личной карточки или документов о сотруднике.

Особенности учета персонала в производстве

Этот аспект реализован в системе всеми описываемыми подсистемами и охватывает следующие моменты:

  • Учет работников по бригадам и технологическим линиям (бригада закрепляется за определенной линией)
  • Ведение планового состава бригады (рассчитанного по нормативам) и фактического
  • Возможность оформления временных переводов из бригады в бригаду (с одного рабочего места на другое)
  • Автоматическое формирование табеля учета рабочего времени с учетом разбивки работников по бригадам, оформленных документов о переводах, отпусках неявках и проч.
  • Возможность интеграции с производственными системами по переносу информации о перечне выполненных работ бригадой и расценках для расчета заработной платы по наряду (карте выработки, заказу…)
  • Возможность учета и отнесения затрат на различные ШПЗ (шифры производственных затрат, места возникновения затрат)

Подсистема «Штатное расписание»

Автоматизируется деятельность служб нормирования труда и заработной платы. Информация используется во всех смежных подсистемах, в том числе на цеховом уровне управления.

Штатное расписание предприятия формируется на основании документов о введении, изменении штатного расписания, которые оформляются посредством подсистемы «Ведение документов о персонале».

В документе пользователь описывает структуру предприятия в виде иерархического дерева подразделений, а также указывает профессии, должности в этих подразделениях и описывает каждую из них, исходя из перечня характеристик (Разряд, Сетка, Условия труда, Вид деятельности, Категория и др.)

Если необходимо иметь кроме организационной еще и функциональную подчиненность, тогда сразу при создании на каждую строку штатного расписания можно установить Атрибуты, по которым будет производиться учет в данных разрезах, и будут формироваться «горизонтальные» выборки по штатному расписанию.

Изменение штатного расписания, сокращение единиц, ввод новых строк также проводятся через документ о ведении штатного расписания. При этом информация о вводе новых строк, о закрытии датируется, и пользователь всегда может отобразить штатное расписание на необходимый момент времени.

В подсистеме также реализован режим отображения Штатной расстановки.

В этом режиме пользователю предоставляется информация о штатной расстановке сотрудников на штатном расписании, сформированная в результате обработки приказов о приеме, переводе, увольнении и проч. Имеется также возможность отображать и распечатывать информацию о вакансиях, по категориям и прочим разрезам.

Также как и в подсистеме «Учет кадров», в данной подсистеме имеется возможность производить произвольные выборки по штатному расписанию посредством механизма «Запросы».

Нормирование труда и учет рабочего времени

Для корректного учета рабочего времени сотрудников в системе предусмотрены механизмы позволяющие рассчитывать графики работы персонала по различным алгоритмам (дневные, сменные, непрерывные, дежурства, «разрывные», для медицинского персонала и проч.), с учетом ночного, и вечернего времени.

Так же есть возможность указывать график работы на время отвлечений, временных переводов.

На основании сформированного табеля система контролирует переработки/недоработки сотрудников.

Формируется вся необходимая отчетность по труду и учету рабочего времени (1Т,4Т,6Т,12Т) и др.

Подсистема «Начисление и учет заработной платы»

Подсистема «Начисление и учет заработной платы» обеспечивает:

Преимущества

  • Надежность, подтвержденная заложенным в основу проекта опытом функционирования предыдущих редакций системы более чем на 500 предприятиях различных отраслей
  • Широкие функциональные возможности, обеспеченные накопленным опытом эксплуатации на предприятиях различных отраслей и форм собственности
  • Настройка алгоритмов расчета в соответствии с особенностями объекта внедрения
  • Настройка перечня и содержания отчетных форм
  • Наличие запросной системы, позволяющей формировать произвольные списки по комбинации признаков, заданных пользователем
  • Гибкая система распределения полномочий и организации доступа
  • Индивидуальный подход при формировании стоимости внедрения

Программное и техническое обеспечение системы

В состав технических средств системы входят следующие основные виды:

  • Сервер баз данных;
  • Рабочие станции пользователей;
  • Сетевое оборудование;
  • Печатающие устройства.

Для всех пользователей должны быть установлены IBM-совместимые рабочие станции — ПЭВМ, подключенные к локальной вычислительной сети. Рабочие станции должны иметь характеристики не хуже следующих:

Читайте так же:  Обязан ли ребенок платить алименты отцу

  • Процессор — не хуже Intel Core i3;
  • Объем оперативной памяти (RAM) — 2048 Мбайт;
  • Объем дискового пространства — 50 Гбайт;
  • Видеоадаптер с возможностью отображения 65536 цветов при разрешении 1024х768;
  • Сетевой адаптер стандарта Ethernet на 10 Мбит(100 Мбит)

В качестве сервера необходим выделенный сервер Windows 2003/2008, со следующими процессорными ресурсами:

  • Не менее одного процессора не хуже Intel Xeon (4 ядра):
  • Рекомендуемый объем оперативной памяти — 4 Гбайт;
  • Дисковая подсистема — выделенный носитель для ОС и сервера Oracle объёмом не менее 200Gb;
  • По одному выделенному носителю объёмом не менее 60Gb на каждые 5000 учитываемых в системе работников предприятия.

Для печати отчетов, приказов, необходимо укомплектовать рабочие места пользователей лазерными (струйными) принтерами среднего класса формата А4(A3).

Пользовательский интерфейс организован по образцу интерфейсов приложений Microsoft Office.

Типовые функциональные компоненты, используемые для функционирования системы:

  • СУБД — Oracle Enterprise Edition;
  • Настольные приложения — Microsoft Office;
  • Операционная система Microsoft Windows XP/7 или Windows Server 2003.

Обеспечивается возможность работы автоматизированной системы «Управление персоналом» при использовании в качестве сервера программно-аппаратного комплекса (инженерной системы) Oracle Exadata Database Machine.

Автоматизированные системы управления персоналом: основные характеристики

Автоматизированным системам управления персоналом принадлежит важная роль в оптимизации управления сотрудниками предприятия. Автоматизированная система управления персоналом (human resource management system, АСУП, АСУПП) – это комплекс аппаратных, программных и административных средств, направленных на решение проблем формализации, оптимизации и контроля основных бизнес-процессов, связанных с функционированием кадрового ресурса предприятия.

Современные автоматизированные системы управления персоналом предназначены для оптимизации работы, в первую очередь, руководства и персонала кадровых служб предприятий и играют большую роль в повышении производительности их труда. В частности, менеджеры по персоналу при помощи таких систем избавляются от выполнения рутинных операций при работе с кадрами, подготовке и учете приказов (существуют оценки, что только на работу с документацией по персоналу кадровики тратят до 60% своего рабочего времени). Автоматизированное хранение и обработка полной кадровой информации также позволяет эффективно осуществлять подбор и перемещение сотрудников. Кроме того, автоматизированный расчет заработной платы с учетом информации о позициях штатного расписания, отпусках, больничных, командировках, льготах и взысканиях дает возможность работникам бухгалтерии точно и оперативно начислять зарплату, формировать бухгалтерские отчеты, относить затраты на себестоимость. И это лишь некоторые из функций современных автоматизированных систем управления персоналом.

Существующие в настоящее время на рынке автоматизированные системы управления персоналом по их функциональной направленности можно разделить на следующие основные группы:

• многофункциональные экспертные системы, позволяющие проводить профориентацию, отбор, аттестацию сотрудников предприятия;

• экспертные системы для группового анализа персонала, выявления тенденций развития подразделений и организации в целом;

• программы расчета зарплаты;

• комплексные системы управления персоналом, позволяющие формировать и вести штатное расписание, хранить полную информацию о сотрудниках, отражать движение кадров внутри фирмы, рассчитывать зарплату.

Например, с помощью экспертных систем сопоставляются личностные, профессиональные и психофизиологические качества претендента на занятие вакансии с аналогичными параметрами лучших специалистов предприятия. Такие программы позволяют достаточно эффективно (с формальной точки зрения) отбирать перспективных специалистов. Однако, эти системы не позволяют автоматизировать повседневные рутинные операции персонала кадровых служб.

Комплексные системы управления персоналом используются для автоматизации кадровой работы на любом предприятии. В первую очередь, такие системы необходимы руководству для получения оперативной информации по любому вопросу, связанному со структурой предприятия, штатным расписанием, вакансиями и информацией о сотрудниках. Оперативно принять правильное решение сможет лишь руководитель, способный быстро оценить сложившуюся ситуацию на основе анализа актуальной информации о состоянии дел на предприятии. Поэтому немаловажным фактором условий использования HR-систем является также возможность интеграции системы кадрового учета с системами бухгалтерского учета и управления предприятием.

Автоматизированные системы управления персоналом позволяют не только эффективно распределять трудовые ресурсы и управлять человеческим капиталом, но служат информационным каналом, с помощью которого служащие могут получать доступ как к индивидуальной HR-информации (например, адрес, иждивенцы, поощрения, данные платёжной ведомости), но и к корпоративной HR-информации (открытые вакансии, количество записавшихся на тренинги).

Объединение этих ключевых областей функциональности является залогом успеха поставщиков автоматизированных систем управления персоналом. Сегодня конечному пользователю предлагается широчайший спектр HR-систем, представленных с одной стороны «тяжелыми» продуктами, которые охватывают весь диапазон задач управления людскими ресурсами, включая выплату поощрений, управление фондом заработной платы и т.д., и узкоспециализированными решениями с другой.

Опросы специалистов по управлению персоналом показали, что автоматизированные системы управления персоналом стали необходимым инструментом в работе менеджеров каждого предприятия и именно с ними связывается будущее процветание компаний: «будущее персонал-технологий находится на стыке информационных технологий…» .

Видео (кликните для воспроизведения).

Дата добавления: 2015-04-19 ; просмотров: 3508 ; ЗАКАЗАТЬ НАПИСАНИЕ РАБОТЫ

Источники


  1. Гришаев, П.И. Немецко-русский юридический словарь / П.И. Гришаев, Л.И. Донская, М.И. Марфинская. — М.: РУССО, 2016. — 622 c.

  2. CD-ROM. Лекции для студентов. Юридические науки. Диск 3. — Москва: РГГУ, 2014. — 621 c.

  3. Малеев, Ю.Н. Международное воздушное право: вопросы теории и практики; М.: Международные отношения, 2012. — 240 c.
  4. Юзефович, Р.М. Санкт-Петербург — автомобилисту. Справочник; СПб: Кронверк-Принт, 2012. — 922 c.
  5. Комментарий к Федеральному закону «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (постатейный). — М.: Деловой двор, 2011. — 120 c.
Как работает автоматизированная система по управлению персоналом
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here