Как правильно сделать запись в дубликате трудовой книжки

Самое важное на тему: "Как правильно сделать запись в дубликате трудовой книжки". Об актуальности данных на 2020 год вы можете уточнить у дежурного юриста.

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки при ее утере

Основным персональным документом для подтверждения послужного списка и отработанного стажа гражданина согласно Трудовому Кодексу РФ (ст. 66) служит трудовая книжка. Дубликат трудовой книжки обладает той же юридической силой, что и оригинальный экземпляр, и соответствует его содержанию практически полностью за исключением неверных или не подлежащих восстановлению записей.

В каких ситуациях возможна выдача дубликата

Правом получить дубликат трудовой книжки независимо от причин ее порчи или потери по закону наделен каждый гражданин, у которого есть официальный трудовой стаж.

Выдача заменяющего экземпляра допускается в нескольких случаях.

1 случай. Основной (первичный) бланк утрачен самим владельцем. Гражданин, потерявший его, письменно обращается по месту своей последней занятости. В заявлении он уведомляет о случившемся и просит предоставить дубликат. В срок до 15 дней организация-работодатель должна оформить заменяющий документ, указав сведения о стаже и занятости работника до начала деятельности в последней организации.

2 случай. Пользование документом невозможно по ряду причин. Если он пришел в негодное состояние из-за ветхости или небрежного обращения, то гражданин получает дубликат по последнему месту занятости. На пришедшем в негодность оригинале ставится отметка о выдаче заменяющего экземпляра, указывается его серия и номер.

3 случай. На предприятии массово утрачены трудовые книжки. К подобной чрезвычайной ситуации могут привести различные форс-мажорные обстоятельства, включая стихийные бедствия и технологические аварии. Для пострадавших сотрудников стаж будет устанавливаться актом специальной комиссии при региональном органе исполнительной власти.

4 случай. В оригинале бланка присутствуют сведения, позже оказавшиеся недействительными. При обнаружении записей подобного типа (о переводе, об увольнении) гражданин обращается по месту занятости для получения экземпляра без указания недействительных фактов. Запрашиваемый документ оформляется без указания ошибочной информации, на оригинале ставится пометка о передаче дубликата, и оригинал возвращается владельцу.

5 случай. В первичном экземпляре зафиксировано отстранение от работы по причине незаконного осуждения. Факт недействительности записи подтверждается приговором, оправдавшим гражданина, либо решением о прекращении дела (уголовного). В выдаваемом варианте записи, имеющие официальное подтверждение недействительности, не отражаются.

Важно! Когда после изготовления дубликата вместо потерянного документа оригинал обнаруживается, дубликат в последующем будет считаться единственным официальным подтверждением для расчета занятости и отработанного стажа. Заменяющий бланк обязательно регистрируется в книге учета, поэтому в дальнейшем именно по нему учитывается стаж. Найденный оригинал следует сохранить для предоставления в структуры соцобеспечения при назначении пенсии по возрасту.

Документы для указания записей о стаже

Допускается подтверждение занятости документами в виде договоров, соглашений, приказов. В виде доказательства учитываются также справки о заработной плате, книжки членов профсоюзов или кооперативов. Но в них должны присутствовать отметки об уплаченных с официального дохода взносах.

Для частных (индивидуальных) предпринимателей основанием для определения стажа будут выписки Пенсионного фонда РФ с датами поступления перечислений страхователя.

В справках предприятий об отработанном периоде должны указываться регистрационные номера и даты распоряжений о действиях в отношении работника (принятии на должность, увольнении).

Любые сведения, предоставляемые для определения стажа, должны быть завизированы уполномоченным специалистом предприятия или начальником кадрового подразделения, после чего заверены печатью организации.

Образец заявления на выдачу дубликата

Генеральному директору ООО «Альфа»
Николаеву А.А.
Петровой Анны Ивановны,
инженера отдела снабжения

В связи утратой трудовой книжки прошу оформить мне дубликат трудовой книжки.

Для оформления дубликата сообщаю информацию о прежних местах работы до поступления в ООО «Альфа»:

1) ООО «Вега» (г. Самара), примерный период работы 2015-2017 гг.
2) ООО «Гамма» (г. Самара), примерный период работы 2012-2015 гг.
3) ИП Соловьев А.И. (г. Ульяновск), примерный период работы 2009-2012 гг.

Оформлен дубликат трудовой книжки
серия ТК №_____________________
“______”________________2017 г.
_________________________________
подпись работника кадровой службы

Как заполняется документ

Заполнение и регистрация дубликатов производится в соответствии с ПП РФ о трудовых книжках (16.04.2003, № 225), в частности Правил по их ведению и хранению, и Инструкции министерства труда и соцзащиты РФ по заполнению трудовых книжек (10.10.2003, Постановление № 69).

Какова последовательность действий для оформления дубликата

Порядок того, как оформить дубликат трудовой книжки, определен законодательно и подразумевает следующие действия:

По последнему месту занятости с целью получения заменяющего документа обращается потерявший трудовую книжку.

  • Руководство предприятия издает приказ соответствующему подразделению на подготовку дубликата. Обратившееся с заявлением лицо должно ознакомиться с приказом и поставить на нем свою подпись.
  • Специалист работодателя собирает информацию о занятости обратившегося гражданина в прошлые периоды.
  • Оформляется бланк дубликата трудовой книжки на основе действующих нормативных правил.
  • Информация о повторно выданном экземпляре обязательно регистрируется в журнале учета бланков строгой отчетности.
  • Заявителю передается готовый экземпляр после подписи о получении в специальном журнале.

Какие сведения заносятся в бланк

Оформляемый бланк должен отражать содержащиеся в первоначальном варианте сведения, в том числе:

  • персональные данные о гражданине;
  • информацию о занятости до начала деятельности по месту последней работы;
  • сведения о наградах, переводах, увольнениях;
  • ссылку на основания для выполнения всех действий.

На титуле нового экземпляра (в углу справа вверху) ставится оттиск штампа «Дубликат». Здесь же добавляются сведения о гражданине из паспорта или удостоверения личности, которые не должны быть просроченными на день заполнения.

Данные о рождении гражданина указываются полностью (без сокращений), также должны указываться отчество, имя, фамилия. Диплом или аттестат служат источником информации об образовании работника и его специальности. В случае незаконченного образования у гражданина запись будет выполнена по сведениям справки из учебного заведения или зачетной книжки. Получатель собственноручно заверяет сведения на титульном листе, а специалист кадрового подразделения ставит дату заполнения и свою подпись с печатью предприятия (кадрового подразделения).

Важно! Раздел «Сведения о работе» начинается записью, отражающей суммарный размер рабочего стажа до момента принятия сотрудника на последнее место занятости. При этом не конкретизируется, в каких организациях в прошлом и в какой период гражданин работал.

Читайте так же:  Росздравнадзор что проверяет в больнице

Далее фиксируют периоды занятости по определенным рабочим местам в установленном порядке по графам с 1 по 4 соответственно:

  • номер записи (по порядку);
  • день поступления в организацию;
  • наименование предприятия и должности, на которую был оформлен работник;
  • указание основания для записи в графе 3 (о приеме).

Информация о переводе на иную работу в одной организации (при наличии) выполняется аналогично.

После указанных сведений в графы с 1 по 4 заносятся данные об увольнении, включая номер записи по порядку, дату увольнения, на основании какого закона (норматива) уволен работник и документ, на основании которого выполнена запись (об увольнении). Заполненный раздел заверяют подписями сотрудника отдела кадров и владельца трудовой книжки, затем ставится печать организации-работодателя.

Все записи заносятся по предоставленным документам по каждому виду прошлой занятости работника. Информация в бланк не переносится при отсутствии полных сведений по какому-либо периоду. В раздел «Сведения о награждении» данные о ранее полученных наградах и поощрениях указываются только при получении подтверждающих документов.

Важно! Трудовая книжка относится к бланкам строгой отчетности. Поэтому выдача нового документа регистрируется в специальном журнале учета, а ранее зарегистрированный бланк следующей (второй) записью выводится из учета.

Какая плата взимается за выдачу документа

С заявлением на получение дубликата трудовой книжки гражданин обращается в предприятие, являющееся для него последним местом работы. При этом не важно, является ли он уволенным на дату обращения или продолжает работать в этой структуре.

Предприятие вправе удерживать оплату за выдачу заменяющего документа в размере, соответствующем затратам на приобретение нового бланка.

Оплата не взимается, если:

  • бланк испорчен не по вине обратившегося с заявлением гражданина;
  • неправильно заполнен бланк (титульный лист);
  • предприятием утрачены трудовые книжки сотрудников по причине чрезвычайных обстоятельств.

Внимание! Выдача заменяющего бланка вместо используемого ранее всегда происходит только в форме дубликата. Если гражданин потерял оригинал, то ему может быть оформлена новая трудовая книжка. Такая ситуация допустима только при первом поступлении на работу.

Следует учесть, что в документе будут указаны сведения о занятости и стаже только от даты начала работы в предприятии, выдавшем новый бланк.

Трудовая книжка не только выступает подтверждением факта занятости гражданина, но и служит гарантом пенсионных начислений в будущем. Поэтому, несмотря на возможность получения заменяющего документа вместо испорченного или потерянного экземпляра, желательно внимательно и бережно относиться к собственной трудовой книжке. Сбор информации о местах работы в прошлом может не только занять много времени, но и по разным причинам оказаться неполным, что в итоге отразится на размере начисляемой пенсии.

Как правильно сделать запись в дубликате трудовой книжки

Многие сотрудники отдела кадров не раз сталкивались с такой ситуацией, когда сотруднику приходится выдавать дубликат трудовой книжки. Дубликат – это такой же правомочный документ, как и оригинал. Поэтому нужно знать, как сделать запись в дубликате трудовой книжки правильно.

Когда выдается дубликат?

Случаи, требующие выдачи дубликата трудовой книжки, указаны в соответствующих Правилах:
  • утрата по вине самого работника (потерял, украли)>
  • утрата по вине работодателя (утеряна, уничтожена по ошибке)>
  • наличие записей (увольнение или перевод), которые потом признали недействительными>
  • непригодность для дальнейшего использования (порвана, обгорела, испачкана).

Иногда у сотрудника или в отделе кадров находится ксерокопия трудовой книжки. Некоторым кажется более естественным решением просто заверить такую копию задним числом и считать ее основанием для того, чтобы выдать дубликат, и именно так и записать в 4 графе (Основание).

Но следует четко уяснить, что копия не является и не может являться основанием для оформления дубликата. Правда, такая копия очень полезна для воспроизведения точного списка всех мест работы, нужных дат и правильной рассылки запросов на выдачу справок, чтобы знать, как заполнить дубликат трудовой книжки.

Основание для дубликата

Основанием для заполнения дубликата трудовой книжки могут служить только оригиналы официальных документов – справки о приеме-увольнении со всех старых мест работы.

Все прежние организации (или государственные архивы) обязаны выдать или прислать справки о работе сотрудника. Эти справки необходимо сохранить: они могут понадобиться, например, для Пенсионного фонда.

В таких справках должны быть указаны точные даты приема-увольнения, все занимаемые должности, а также основания для выдачи справки (лицевые счета и приказы об увольнении-приеме). Необходимо наличие подписи первого руководителя прежней организации (или директора государственного архива) и печати организации. Требуется не печать подразделения, а главная, гербовая.

Заполнение дубликата трудовой книжки требует именно таких справок. Если же прежняя организация была реорганизована, продана или ликвидирована, а правопреемника или вышестоящей организации нет, то вся документация по персоналу должна быть передана в специальный центр документов по личному составу или в государственный архив.

Новый работодатель или сотрудник могут запросить государственный архив той местности, где находилась уже не существующая организация.

В случае реорганизации, изменения названия и формы собственности прежнего предприятия в справке (а потом в дубликате) надо указать прежнее название и юридическую форму предприятия (ООО, ТОО, ИП и так далее), действительное на тот период, когда там работал указанный сотрудник. Данные обязательно заверить современной печатью, даже если название и юридическая форма значительно отличаются от прежних.

Выписка из счета – основание?

В некоторых случаях сотрудники, потерявшие трудовую книжку, просят считать выписку из лицевого счета (СЗВК-4) основанием для оформления дубликата.

Следует помнить, что информация, указанная в СЗВ-К, может быть учтена только для указания общего стажа без разбивки на конкретные периоды. Чтобы подтвердить периоды работы на каждом конкретном месте и записать эти данные в дубликате трудовой, необходимы справки (копии приказов) из всех прежних организаций.

[3]

Записи в дубликате

Существуют определенные правила того, как правильно заполнить дубликат трудовой книжки.

В правом углу вверху на самой первой странице (титульной) надо написать «Дубликат».

Затем указать личные данные работника и в 3 графе (Сведения о работе) сделать запись об общем стаже работы (общее количество лет и месяцев) до приема на новое место работы, который подтвержден справками. Здесь не нужно уточнять наименования предприятий, занимаемые должности и конкретные даты.

Потом следует записать конкретные периоды работы:

  1. Во 2 графе поставить дату приема (увольнения) на то или иное место работы.
  2. В 3 графе записать название прежней организации, подразделение и должность.
  3. В 4 графе указать справку с прежнего места, дату выдачи и номер.
Читайте так же:  Какая сейчас социальная пенсия в россии

Записи о службе в вооруженных силах производятся на основании военного билета – в соответствии с отметками о дате призыва и дате демобилизации. Эти даты надо вписать в дубликат книжки, а в графе «Основание» написать «Военный билет №…>».

Если трудовая книжка утрачена работодателем

При различных чрезвычайных обстоятельствах (общественные беспорядки, стихийные катастрофы, экологические бедствия, крупные аварии) может произойти массовая утрата документации, в том числе трудовых книжек. В этом случае в соответствии с 34 пунктом Правил создается комиссия для установления подлинного трудового стажа работников. Комиссия должна состоять из представителей профсоюзов, работодателей и других сторон.

Должность и стаж работников устанавливается на основе сохранившихся документов (карточка члена профсоюза, справка, расчетная книжка и другие). Если документов нет, то можно найти двух свидетелей, работавших там же, которые подтвердят, что этот сотрудник работал именно в этой организации на указанной должности.

Работа на других предприятиях до поступления к текущему работодателю устанавливается по справкам со старых мест работы. В соответствии с актом комиссии сотруднику выдают дубликат книжки.

Дубликат при недействительных записях

В 33 пункте Правил указано, что если запись о переводе или увольнении признается недействительной, то следует выдать дубликат трудовой книжки и перенести в него все предыдущие записи, за исключением тех, что признаны недействительными.

На титульной странице старой трудовой следует написать «Взамен выдан дубликат» и указать его номер и серию.

Нередки случаи, когда в старой трудовой книжке были допущены различные ошибки и нарушения:

  • не были указаны статьи Трудового кодекса,
  • приводились неверные ссылки,
  • не указывалось сокращенное и полное наименование предприятия,
  • использовались сокращения.

Следует ли копировать все старые записи в точности, включая ошибки и нарушения, или можно внести исправления? Опытные кадровики считают, что изменять записи при переносе нельзя, а дубликат должен точно соответствовать старой ТК. То есть надо копировать все, даже ошибки в написании слов и явные нарушения в оформлении официальных документов. Внести исправления можно в соответствующем порядке – созданием новой записи.

Как вносить записи в дубликат трудовой книжки

Трудовая книжка гражданина является основным документом, отражающим его трудовую деятельность и карьерный рост. На руках у работника трудовая книжка бывает только в периоды, когда он не работает. В случае утраты или прихода в негодность трудовой книжки надлежит оформить дубликат. Сотрудники кадровой службы знают, как вносятся записи в дубликат трудовой книжки.

В каких случаях оформляется дубликат трудовой

Нормативными документами, регулирующими ведение, хранение и учет трудовых книжек, предусмотрены случаи, когда надлежит выписать дубликат трудовой книжки:
  • утрата работником>
  • утрата работодателем>
  • наличие в трудовой порочащей записи, официально признанной недействительной>
  • непригодное для использования состояние документа.

Утрата документа работником

Если потерял трудовую книжку сам владелец, ему следует обратиться к работодателю с последнего рабочего места и составить в письменной форме заявление на получение дубликата трудовой книжки. Иногда возникает вопрос о том, кто может получить дубликат трудовой книжки. Его выдадут по письменному заявлению с обязательным указанием причины, по которой потребовался дубликат, только лично работнику, поскольку на титульном листе должна в обязательном порядке стоять его подпись. В заявлении обязательно должны быть указаны причины необходимости получения дубликата.

Работодатель законодательно обязан оказывать содействие своему бывшему работнику в получении дубликата трудового документа. Правила ведения и хранения трудовых книжек регламентируют конкретный период времени, не позднее которого дубликат должен быть выдан. Все расходы, связанные с получением дубликата трудовой, ложатся полностью на работника, потерявшего свою книжку.

Сотрудник, ответственный за работу с трудовыми книжками в организации, заполняет бланк нового документа и на титульном листе, над словами «Трудовая книжка», делает запись «Дубликат». Надпись может быть выполнена от руки чернилами допустимого цвета или проставлена штампом.

На титульном листе указываются все сведения о работнике. При выдаче дубликата в него заносятся сведения о владельце на момент выдачи дубликата, а не те, которые были в предыдущей трудовой книжке. Если старая трудовая есть в наличии, в нее вносят запись «взамен выдан дубликат», указывают дату выдачи, серию и номер нового документа и отдают ее владельцу.

Видео (кликните для воспроизведения).

В разделе книжки о работе вносится информация об общем (либо непрерывном) рабочем стаже сотрудника до того, как он поступил на работу в организацию. Все вносимые сведения должны быть подтверждены документально.

Трудовой стаж подтверждают:

  • приказы>
  • трудовые договоры>
  • выписка из личной карточки>
  • выписка из лицевых счетов.

Копии всех документов должны быть в обязательном порядке заверены. Для этого в нижней части каждого листа делается надпись «Копия верна» или проставляется соответствующий штамп, далее указывается занимаемая должность сотрудника, заверяющего документ, его фамилия и подпись (чаще всего это работники кадровой службы или руководители). После чего в обязательном порядке ставится дата и печать организации.

В случае невозможности получения копий подтверждающих документов и отсутствии необходимой информации в архивах гражданин имеет право отправить запрос непосредственно в Пенсионный фонд.

Записывая общий рабочий стаж, кадровик вносит информацию в виде общего количества отработанных лет, месяцев и дней. Запись заносится в 3 графу раздела о работе трудовой книжки. Далее сотрудник кадровой службы записывает информацию по отдельным периодам, на которые имеются подтверждающие документы.

В графе 3 пишут название организации. Далее в графе 1 идет порядковая нумерация, в графу 2 заносят дату поступления на работу, в графе 3 указывают структурное подразделение и занимаемую должность. В графе 4 прописывается название, номер и дата документа, который послужил основанием для записи в трудовой книжке. Аналогично делается запись об увольнении работника.

Затем кадровый работник заносит информацию о работе и награждениях работника за период времени, когда человек работал в данной организации. Эти записи должны быть подтверждены печатью организации и подписями ответственных лиц.

Факт выдачи дубликата должен быть отражен в специальном журнале, где ведется учет трудовых книжек и вкладышей к ним.

Частным случаем является выдача дубликата трудовой книжки вновь прибывшему работнику. Сотрудник проработал в организации, затем уволился (например, забрали в армию), после чего он возвращается в родную организацию, но трудовая где-то потерялась. Это самый простой для кадровика случай, так как никаких документов собирать не надо – работник трудился только в этой организации. Ему необходимо лишь написать заявление с просьбой о получении дубликата трудовой книжки, обязательно указав причины отсутствия ранее выданного документа.

Читайте так же:  Что должен знать муниципальный служащий

Если работник спустя время находит свою ранее потерянную трудовую и фактически имеет теперь два документа, сотрудник отдела кадров должен на найденной трудовой сделать надпись «Взамен выдан дубликат», указать дату выдачи дубликата, поставить подпись и печать.

Утрата документа работодателем

Законом предусматривается возможность потери работодателем находящихся у него на хранении трудовых книжек его сотрудников. Речь идет именно о массовой утрате, так как, согласно Правилам, все трудовые книжки должны храниться в сейфе или специальном металлическом ящике.

Таким образом, речь идет об утрате книжек по причине возникновения чрезвычайных ситуаций, к которым относятся:

  • стихийные бедствия>
  • экологические катастрофы>
  • техногенные катастрофы>
  • военные действия>
  • массовые беспорядки>
  • иные чрезвычайные события.

При возникновении подобной ситуации законодательно предусмотрен механизм установления трудового стажа потерпевших работников.

Исполнительными органами власти Российской Федерации формируется специальная комиссия по определению трудового стажа. В состав комиссии обязательно включают представителей работодателя и профсоюзных организаций (при их наличии).

Установление сведений о периодах работы, профессии и занимаемой должности работника у данного работодателя комиссия осуществляет, основываясь на документах, которые остались у работника. Это могут быть всевозможные справки, профсоюзный билет или расчетная книжка.

Если у работника отсутствуют документы, на которые комиссия может опираться, факт и стаж работы определяются ею на основании свидетельских показаний более двух человек, подтверждающих совместную работу у одного работодателя. Если для работника эта работа не первая, и у него уже имелся трудовой стаж, сбор документов, подтверждающих этот факт, комиссия берет на себя.

По итогам своей работы комиссия составляет акт, где указаны размер общего стажа, периоды работы, а также профессия и занимаемая должность работника. Именно акт комиссии является основанием для выдачи работникам дубликатов трудовых книжек взамен утраченных по вине работодателя.

Правила ведения трудовых книжек предусматривают именно массовую потерю трудовых работодателем. Но если по какой-либо причине работодатель потерял доверенную ему трудовую книжку одного работающего у него человека, его обязанностью станет выдать дубликат документа по схеме, предусматривающей потерю книжки самим работником, при этом все расходы по восстановлению документа полностью ложатся на работодателя.

Точно так же будет происходить сдача дубликата при порче трудовой книжки работника работодателем или его сотрудниками.

Другие основания получить дубликат

При наличии в трудовой книжке записей об увольнении или каких-либо порочащих записей, признания этих записей недействительными работник имеет все основания потребовать оформление дубликата трудовой книжки.

По письменному заявлению работника кадровая служба с последнего места работы предоставляет дубликат документа, куда была перенесена вся информация с трудовой книжки. Не вносится только та, которая признана недействительной и послужила основанием для получения дубликата. Расходы по оформлению дубликата несет организация, допустившая недействительную запись в документе.

Если трудовая книжка пришла в состояние, не позволяющее ее дальнейшее использование, дубликат документа выписывается по той же схеме, что и с неверной записью. Разница заключается лишь в том, что расходы, связанные с оформлением нового документа, оплачивает сам работник.

Довольно часто работник, потеряв свою трудовую, просит не выписывать ему дубликат документа, а просто сделать новый.

Данная практика является нарушением правил замены трудовой книжки и может создать своему владельцу проблемы в будущем. Так, при оформлении загранпаспорта копия такой трудовой может послужить причиной для отказа. Не говоря о том, что работники Пенсионного фонда досконально проверяют трудовые книжки.

Дело в том, что многие не различают понятия «дубликат» и «копия». Если копия является лишь подтверждением наличия документа и не имеет никакой юридической силы, то дубликат является полноценной заменой утраченного оригинала.

Дубликат трудовой книжки — образец заполнения 2018

dublikat_tk.jpg

Похожие публикации

Оформление дубликата трудовой книжки, образец заполнения которого будет представлен в статье, требуется в различных ситуациях. Документ может потеряться, прийти в негодность, сгореть при пожаре и т.п. Каким бы образом ни была утрачена трудовая книжка, работодатель обязан выдать ее дубликат. Но чтобы он был полностью идентичен оригиналу, его нужно оформить правильно.

Особенности оформления дубликата трудовой книжки (образец заполнения 2018)

С 1 июля 2018 года вводится новый стандарт оформления различных официальных документов – ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем сообщается, как изготовить копию документа, в том числе и трудовой книжки. Однако в ГОСТе ничего не сказано о правилах заполнения и выдачи дубликата. Они сформулированы другим нормативным актом – правительственным Постановлением № 225 от 16.03.2003 (Правила ведения и хранения трудовых книжек).

Дубликат и копия: отличие

Дубликат документа, как и копия, выдается на основании письменного заявления работника (оно не требуется только в случае, когда работодатель сам виноват в том, что возникла необходимость в дубликате трудовой книжки). Но между этими понятиями – существенная разница.

Дубликат выдается вместо утраченной трудовой книжки и обладает такой же юридической ценностью, как и она сама. То есть при правильном оформлении он полностью идентичен оригиналу. А копия с помощью технических средств лишь в точности воспроизводит содержание документа и обретает юридическую силу после должного заверения, в котором дубликат не нуждается.

Образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере

Потеря трудовой книжки – наиболее частая причина изготовления дубликата. Зачастую это происходит в периоды, когда она хранится у самого работника. Если в этот момент человек работает (например, документ брался для предоставления в банк, но был утерян), выдавать дубликат придется организации, где трудится гражданин. Когда трудовая книжка теряется неработающим лицом, оформлением ее дубликата займется последний работодатель. Сделать его он обязан в течение 15-ти суток со дня подачи соответствующего заявления (п. 31 Правил).

Важное замечание: если потерявший трудовую книжку гражданин устраивается на работу без этого документа, новый работодатель не обязан делать ему дубликат. В такой ситуации он может:

  • либо предложить новоявленному сотруднику обратиться за требуемым документом к прежнему работодателю, а затем внести в дубликат запись о приеме его на работу;
  • либо завести на него новую трудовую книжку, где будут отсутствовать сведения о предыдущих периодах работы, а первой станет запись о трудоустройстве гражданина в данную фирму.
Читайте так же:  Взять кредит на жилье без первого взноса

Образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере всегда содержит указание, что это не изначальный вариант документа. В правом верхнем углу 1-го (титульного) листа делается отметка: «Дубликат».

Уже непосредственно в графы трудовой книжки заносится следующая информация (раздел 7 «Инструкции по заполнению трудовых книжек», утв. постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69):

  • общая продолжительность трудового стажа сотрудника – до приема на работу в организацию, оформлявшую дубликат документа;
  • делаются записи о периодах и местах предыдущих периодов работы – на основании различной документации, представленной работником: трудовых контрактов, судебных решений, копий приказов об увольнении и приеме на работу, справок и т.п. (данные записи не нумеруются);
  • в книжку вносится первая пронумерованная запись – о приеме гражданина на работу в компанию, выдавшую дубликат.

Если владелец книжки продолжает работать в организации, вышеуказанная запись будет последней. Если он уволился, и дубликатом занимался его бывший работодатель, в дубликат вносится еще одна порядковая запись – об увольнении с последнего места работы. После чего указывается должность и ФИО лица, ответственного за замену трудовой книжки и внесения необходимых записей.

Дубликат трудовой книжки — образец заполнения 2018

Работник, уволившись из ООО «Норд», потерял трудовую книжку. За ее дубликатом он обратился к последнему работодателю – ООО «Норд», предварительно взяв справку о периоде работы у предыдущего работодателя – ООО «Север».

Порядок действий при утере трудовой книжки

Процедура восстановления трудовой книжки довольно длительная, а потому люди с небольшим количеством записей в трудовой обычно просто заводят новую. Но такой трюк не пройдет, если в документе много записей. При утрате трудовой книжки аннулируется и весь наработанный стаж, а потому гражданину выгоднее позаботится о восстановлении.

Потеря трудовой книжки сотрудником

Порядок действий при утрате документа сотрудником оговорен в Постановлении от 16 апреля 2003 года. Пункт 30 свидетельствует о том, что ответственность по восстановлению книжки лежит именно на работнике. В пункте 31 есть указание о необходимости немедленного оповещения работодателя об утрате документа. Для этого потребуется составить заявление в письменной форме. В течение 15 дней работодатель выдает дубликат книжки.

Порядок действий

Для восстановления ТК понадобятся следующие бумаги:

  • Пустая ТК и вкладыш к ней, если он необходим.
  • Трудовые договоры с предыдущих мест работы.
  • Приказы об увольнении, назначении сотрудника и прочее.
  • Справка из ПФР.

Хорошо, если у человека есть копия трудовой книжки. Требуется заверять ее в отделе кадров при каждой смене работы.

Первый шаг для восстановления документа – составление заявления работодателю. В законе нет четких указаний по составлению этого заявления. Оформляется оно в свободной форме. Направляется в отдел кадров последнего места работы. Новую трудовую книжку выдает именно работодателем на основании документов, предоставленных сотрудником. Подтвердить свою деятельность и стаж можно при помощи трудовых договоров, приказов о назначении. Получить документы можно по прежним местам работы. Для подтверждения своего стажа понадобится справка из Пенсионного фонда.

ВАЖНО! Для подтверждения своего стажа понадобятся подлинники документов.

ВНИМАНИЕ! Человек может позаботиться об упрощении восстановления наперед. Для этого потребуется копия трудовой книжки, заверенная по всем правилам. Если документ заверен, записи из копии просто переносятся в новую книжку. Сотруднику не придется бегать по бывшим местам работы. Это оптимальный вариант, так как, при большом стаже, не все записи удается восстановить. Некоторых мест работы может уже просто не существовать, так как компании имеют свойство закрываться.

Восстановление книжки через ПФР

Восстановление документа через ПФР – наиболее простой вариант. Это бесплатная и быстрая процедура. Рассмотрим шаги по восстановлению:

  1. Составление заявления о восстановлении ТК.
  2. Подача заявления лично или заказным письмом.
  3. Через 10 дней ПФР отправляет ответ, в котором указывается период работы сотрудника, его стаж и компании, в которых работал человек.

ВАЖНО! Восстановление через ПФР – метод, имеющий ограничения. Персональный учет в фонде начал вестись относительно недавно, а потому таким путем можно получить не все данные. В частности, в ПФР хранятся сведения только за последние пять лет.

Восстановление через государственный архив

Данный метод актуален при наличии следующих обстоятельств:

  1. Предыдущие места работы закрыты.
  2. В ПФР отсутствует требуемая информация.

Во всех остальных ситуациях имеет смысл воспользоваться другими методами, так как восстановление через архив – трудоемкая процедура. Для получения требуемой информации нужно отправить письменный запрос. Однако нужно быть готовыми к тому, что ответ придет нескоро.

ВАЖНО! Если сотрудник работал вахтовым методом, то нужно направлять запросы в региональные архивы.

Что делать, если последнее место работы было ликвидировано?

Для восстановления нужно идти к своему предыдущему работодателю. Если данная компания были ликвидирована, то идти в ПФР или архивы бессмысленно, так как сотрудник не может самостоятельно вносить записи о трудовом стаже. Единственный выход из положения – обращение в суд. Требуется составить иск. Обращением в архивы и ПФР будет заниматься именно суд. На основании полученной информации оформляется дубликат.

Потеря документа работодателем

Если трудовая книжка была утеряна работодателем, то именно на него возлагается ответственность по восстановлению. К примеру, если произошла массовая потеря книжек, работодатель собирает комиссию для установления стажа всех работников. В нее входят только незаинтересованные лица:

  • сотрудники других отделов;
  • участники профсоюза;
  • представители исполнительной власти.

[2]

Если точные сведения о месте работы сотрудника отсутствуют, информацию должны подтвердить два свидетеля. По итогам осуществленной работы составляется акт. Пункт 34 Постановления, упомянутого ранее, указывает на использование акта при восстановлении.

В законе не содержатся точные указания касательно действий при утере документа работодателем. При утрате большого количества книжек организация может быть оштрафована за ненадлежащее хранение по КоАП. Если компания потеряла документ, а потому не может выдать его при увольнении сотрудника, последний может запросить компенсацию.

Читайте так же:  Управление внутренних дел на английском

ВНИМАНИЕ! Если утерян документ одного сотрудника, работодатель проводит стандартные действия: обращается в ПФР, государственный фонд.

Действия сотрудника

Если у работника есть подозрения, что работодатель потерял документ умышленно, он может обратиться в Трудовую инспекцию. В суд имеет смысл идти только в том случае, если сотрудник уверен, что организация умышленно потеряла документ. В судебный орган можно идти при следующих обстоятельствах:

  • Работодатель отказывается восстанавливать книжку без объяснения причин.
  • Работодатель отрицает факт трудоустройства гражданина.

Суд обязывает компанию позаботиться о выдаче дубликата.

ВНИМАНИЕ! Суд является крайней мерой, так как мера предполагает трату времени, составление иска. Платить пошлину не нужно, так как дела, связанные с Трудовым кодексом, сборами не облагаются.

Особенности заполнения дубликата ТК

В дубликат вносится информация о суммарном стаже работы в годах, месяцах и днях. Конкретные места работы не указываются. Прописывается только последнее место работы. Данное оформление актуально в случае, если сотрудник не предоставил документов, подтверждающих его прочие места работы.

На титульном листе документа ставится штамп о том, что книжка является дубликатом. Более подробно об оформлении дубликата трудовой книжки при утере можно прочитать, перейдя по ссылке в этом предложении.

Простота восстановления трудовой книжки зависит от конкретного случая. Если предыдущий работодатель продолжает свою деятельность, а в ПФР есть все требуемые данные, то процедуру провести относительно просто. Все осложняется в случаях, когда данные невозможно получить, или бывший работодатель ликвидирован. Сотруднику придется обращаться в суд. В течение времени, пока не получен дубликат, довольно проблематично будет устроиться на работу. Поэтому о получении документа нужно позаботиться заблаговременно. Не стоит с этим тянуть ни сотруднику, ни работодателю.

Приказ о выдаче дубликата трудовой книжки

Для того чтобы в организации был оформлен дубликат трудовой книжки работника, руководитель должен выпустить соответствующий приказ.

В каких случаях делается дубликат

Трудовая книжка для каждого сотрудника – важнейший документ. Она откосится к бланкам строгого учета, на ее основе в дальнейшем вычисляется трудовой стаж и происходит начисление пенсионных выплат и поэтому она нуждается в особом отношении.

[1]

Кто делает дубликат

Дубликат может оформить и выдать действующий работодатель, но если в момент, когда он понадобился, человек нигде официально не трудится, то он может обратиться за ним по последнему месту работы. При этом отказать ему, при том условии, что порядок обращения соблюден в полном объеме, нельзя.

Процедура получения дубликата

Чтобы получить дубликат трудовой, сотрудник предприятия должен составить соответствующее заявление. Оно может быть написано в произвольной форме, но обязательно должно содержать в себе ссылку на нормы трудового законодательства.

После того, как заявление дойдет до работодателя, он должен рассмотреть его в период, не превышающий трехдневный срок, после чего принять решение о выдаче требуемого дубликата. Для того чтобы запустить процесс по его оформлению, необходимо, чтобы директор или работник, временно исполняющий его функции, выпустил об этом приказ.

Формат документа

Приказ о выдаче дубликата пишется в свободном виде за минусом тех ситуаций, когда шаблон распоряжения разработан и утвержден руководством компании. При этом сведения о том, в какой форме делать бланк, должны быть отражены в нормативно-правовой документации предприятия.

Как оформить приказ

Как к формату приказа, так и к его оформлению никаких требований не предъявляется. Это обозначает, что делать его можно на обычном листе бумаги или на бланке с фирменным логотипом и реквизитами. Также разрешается делать его рукописным или печатным, но во втором случае, документ нужно распечатать для простановки в нем необходимых подписей.

Кто должен расписаться в приказе

Свои автографы в распоряжении должны поставить несколько человек. В первую очередь это директор (поскольку именно от его лица выпускаются в компании все приказы), во –вторых, работник, на которого возложен контроль за его исполнением и, наконец, в-третьих: лица, которых он касается напрямую (в других случаях, их подписи можно собрать в специальный акт об ознакомлении с приказом).

Правила по регистрации, учету и хранению

Любой выпущенный в организации приказ подлежит обязательному учету и хранению, и рассматриваемый здесь не является исключением. Для того чтобы произвести учет, в отдельный журнал ставится отметка о его создании (указывается номер, дата, краткое наименование), затем бланк подшивается в папку с прочей распорядительной документацией. В ней он хранится срок, обозначенный в нормативно-правовых бумагах фирмы или подзаконных актах, после чего передается в архив или уничтожается.

Образец приказа о выдаче дубликата трудовой книжки

Видео (кликните для воспроизведения).

Вам потребовалось создать приказ о выдаче дубликата трудовой книжки, а вы не представляете себе, как именно его сделать? Воспользуйтесь приведенным ниже примером и комментариями к нему – с их помощью вы без усилий напишите нужно распоряжение.

  1. В начале документа все вполне стандартно: внесите сюда наименование организации, ниже название документа, номер, место, дату его формирования.
  2. Далее переходите к сути распоряжения.
  3. Первым делом укажите здесь основание для создания приказа: это может быть ссылка на внутренний документ предприятия – служебную, докладную записку, заявление и т.п., а также ссылка на статьи и пункты соответствующего закона.
  4. Затем отметьте должность и ФИО работника, для которого должен быть сформирован дубликат трудовой, впишите ответственное за исполнение приказа лицо.
  5. В заключение поставьте все необходимые подписи.

Источники


  1. Чиркин, В. Е. Основы сравнительного правоведения / В.Е. Чиркин. — М.: МОДЭК, НОУ ВПО Московский психолого-социальный университет, 2014. — 392 c.

  2. Теория государства и права. — М.: КноРус, 2009. — 384 c.

  3. Общая теория государства и права. Академический курс в 3 томах. Том 1. — Москва: Высшая школа, 2001. — 528 c.
  4. 20 лет Конституции Российской Федерации. Актуальные проблемы юридической науки и правоприменения в условиях совершенствования российского законодательства. Четвертый пермский международный конгресс ученых-юристов. — М.: Статут, 2014. — 368 c.
  5. Губина, И.Ю. Латинский словарь юридических терминов и выражений / ред. В.А. Минасова, И.Ю. Губина. — М.: Ростов н/Д: Феникс, 2017. — 320 c.
Как правильно сделать запись в дубликате трудовой книжки
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here