Как подавать заявление на выдачу правильно заверенной копии трудовой книжки

Самое важное на тему: "Как подавать заявление на выдачу правильно заверенной копии трудовой книжки". Об актуальности данных на 2020 год вы можете уточнить у дежурного юриста.

Как правильно заверить копию трудовой книжки

Трудовая книжка является одним из главнейших документов, фиксирующих трудовые отношения. Она содержит важную информацию о профессиональном «багаже» работающего гражданина, заслуженных поощрениях, а также о причинах его увольнения с предыдущих должностей. Обязанность по ее заполнению лежит на работодателе, а хранится этот документ в кадровой службе, с возможностью выдачи на руки только увольняемым работникам.

Между тем нередки ситуации, когда человеку требуется копия указанной книжки для предоставления в ту или иную инстанцию. Как ее получить, если книжка находится не у вас, а у работодателя? Кроме того, простая копия будет недействительной, она обязательно должна быть определенным образом заверена.

Рассмотрим, как правильно осуществить эту процедуру и не допустить некоторых распространенных ошибок, чтобы полученная копия действительно была актуальной по месту предоставления.

Зачем может понадобиться копия трудовой

Документ, свидетельствующий о последовательной официальной занятости человека, может понадобиться ему не только при трудоустройстве на основное место работы. Перечень причин необходимости получить копию может быть весьма обширным:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Закон не ограничивает ситуации, в которых то или иное учреждение может потребовать у человека копию его трудовой. Все зависит от конкретной ситуации и цели.

[2]

Кто вправе заверять трудовую книжку

Далеко не любое должностное лицо имеет право производить эту процедуру. Ответственность за хранение и выдачу трудовой книжки законодательно лежит на работодателе, поэтому без его подписи и официальной печати, проставленных на каждой странице, копия не будет действительной. На некоторых предприятиях эти полномочия могут быть делегированы главному бухгалтеру или специально уполномоченному руководителем кадровому сотруднику.

Алгоритм заверения трудовой: шаг за шагом

Чтобы произвести процедуру заверения копии трудовой, не отклоняясь от требований Трудового Кодекса РФ, а также, чтобы копия была гарантированно принята в нужной инстанции, необходимо соблюдать ряд важных нюансов.

  1. Обращение за заверением. Закон не предусматривает письменной просьбы – заявления о предоставлении требуемой копии. Достаточно устного обращения в отдел кадров, в бухгалтерию или прямо к руководству. Но в крупных компаниях с разветвленной структурой может быть принят порядок письменного обращения. В этом случае его нужно адресовать на имя начальника отдела кадров либо же генерального директора. Копию должны выдать не позже, чем в трехдневный срок.
  2. Подготовка копии. Не имеет значения, каким образом будет снята копия с документа. Чаще всего используется ксерокс, но можно применить сканер, фотографию или распечатать текст из книжки на компьютере. Последний способ особенно удобен тогда, когда записи в книжке сделаны не вполне разборчивым почерком или не получается качественный ксерокс. Разрешается даже сделать выписку от руки.

ВНИМАНИЕ! Не всегда нужно копировать каждую страницу книжки, ведь иногда требуется информация лишь об определенном периоде трудоустройства. Тем не менее копия титульного листа с личными данными сотрудника обязательна во всех случаях.

  1. На всех страницах копии поставляется отметка «Верно» или «Копия верна».
  2. После записи «Верно» заверяющее лицо отмечает свою должность и подписывается, расшифровывая фамилию.
  3. Тут же проставляется дата заверения.
  4. Каждая страница заверенной копии скрепляется печатью организации. Печать должна находиться не на пустой части листа, а располагаться так, чтобы хотя бы частично задевать текст копии.

ВАЖНО! Получив на руки копию, сотрудник должен убедиться в правильности заверения (наличии отметки, подписи и печати на каждой странице либо наличие шнуровки и нумерации страниц), чтобы при необходимости своевременно внести корректировки. Несмотря на максимально отведенный срок в три дня, в большинстве организаций принято заверять копии трудовой прямо при работнике.

Отказ работодателя предоставить заверенную копию или допущенные отклонения от формы являются законодательными нарушениями.

Альтернативный способ заверения копии

Можно воспользоваться еще одним вариантом заверения, разрешенным законом. Он не требует специальных отметок на каждом листе копии, а только на последнем. При этом дубликат должен быть сброшюрован (прошит), а каждый его лист пронумерован. На шнуровку, выведенную на последнюю страницу, наклеивается прямоугольник из белой бумаги, на котором и ставится подпись и печать уполномоченного лица (печать должна затрагивать и часть листа копии), а также наносится информация о количестве сброшюрованных листов.

Для такого варианта заверения копию нужно выполнить на листах формата А4, причем каждая страница оригинала должна занимать отдельный лист.

К СВЕДЕНИЮ! В некоторых организациях, например, в банках, может существовать свой порядок, требуемый для удостоверения подлинности дубликатов. Рекомендуем сначала обратиться за инструкциями и образцом в учреждение, куда будет предоставляться копия документа.

Где заверить копию трудовой неработающим

Трудовая книжка у вас, а не у работодателя, но вам по какой-то причине необходима заверенная копия. Куда обратиться гражданину, в данный момент официально не трудоустроенному или уже являющемуся пенсионером? Заверить «дубль» своего трудового документа установленным образом он вправе:

  • у последнего нанимателя, если тот согласен (в конце копии уполномоченное лицо укажет причину, по которой человек больше не является сотрудником данной организации);
  • у любого нотариуса (они уполномочены удостоверять копии любых документов при наличии оригинала, содержание при этом не проверяется).

Не допускайте этих ошибок

Самые распространенные ошибки, могущие свести на нет действительность заверенного дубликата или выписки из трудовой книжки:

  • отсутствие копии титульной страницы с личными данными;
  • наличие отметки «Копия верна», подписи, даты и печати не на всех страницах копии (для утраты актуальности достаточно отсутствия любого из этих элементов);
  • в сброшюрованном варианте не указано количество листов копии;
  • печать не захватывает текста копии, а стоит на пустом поле под ним.

ВНИМАНИЕ! Копия станет недействительной спустя месяц после выдачи, а также в том случае, если в оригинал в течение этого месяца были внесены дополнительные записи. Исключение составляет нотариально заверенная копия – ее срок действия неограничен.

Инструкция, как заверить трудовую книжку по новым правилам

В 2018 году вводятся новые правила, касающиеся заверения трудовых книжек. Их нужно обязательно учесть кадровому отделу компании. Если правила не будут использоваться, заверенная копия будет считаться недействительной.

Читайте так же:  Временный перевод на должность директора

Для чего нужно заверять трудовую книжку

Заверяются записи в книжке, ее ксерокопии. Обычно потребность в заверении возникает при взаимодействии с банком, кредитной организацией. Она образуется в рамках следующих потребностей:

  • Подтверждение источника дохода заемщика.
  • Подтверждение того, что человек сможет вернуть заемные деньги.
  • Взыскание долга с зарплаты заемщика.
  • Подтверждение информации, изложенной в анкете.
  • Установление, часто ли человек меняет места работы.
  • Установление причин расторжения трудового соглашения с прошлых мест работы.

Заверенную копию может запросить отдел ОФМС при предоставлении загранпаспорта. Представители ОФМС просматривают места работы человека за последние 10 лет. Нужно отметить, что необходимость в предоставлении копии ТК сотрудникам ОФМС отменена приказом МВД. Но некоторые отделы запрашивают этот документ. Кроме того, иногда заверенная бумага требуется при получении визы.

Копия может запрашиваться кадровым отделом фирмы, в которую устраивается сотрудник. Она нужна для проверки прошлых мест работы, причин увольнения.

Правила заверения, оставшиеся неизменными

Изменения, появившиеся в 2018 году, являются очень локальными. То есть практически все правила заверения, за редкими исключениями, остались прежними. Если сотрудник запросил заверенную копию книжки, работодатель должен предоставить ее в течение 3 дней. Срок отсчитывается с даты направления работником заявления. Соответствующая норма содержится в статье 62 ТК РФ. В этой же статье указано, что предоставленная копия должна быть заверена надлежащим образом.

При заверении нужно пользоваться этими неизменными правилами:

  • Копировать нужно все обороты, где есть сведения. Это и титульный лист, и страница с заключительной записью о трудоустройстве.
  • Копировать раздел о вознаграждении нужно не во всех случаях. Обычно нужна эта страница при получении различных званий. К примеру, звания «Ветеран труда». Сведения о поощрениях пригодятся при устройстве на новую работу.
  • Копии листов брошюруются. На наклейке сзади нужно привести число скрепленных листков.
  • На заключительном листе книжки проставляются эти отметки: отметка «Верно», подпись лица, сделавшего копию книжки, дата оформления и печать.

Копию можно или сшить, или представить разрознено. Если это отдельные листы, то заверить нужно каждый из них.

К СВЕДЕНИЮ! Иногда фирмы требуют указания того, что сотрудник продолжает работать у текущего работодателя. Однако это требование не утверждено Госстандартом. То есть от исполнения этого требования можно свободно отказаться.

Законодательное обоснование новых правил

До 1 июля 2018 года действовало Постановление Госстандарта №65 от 3 марта 2003 года. Но с 1 июля юридическую силу получает ГОСТ Р 7.0.97-2016, установленный Приказом Росстандарта №2004-ст. Правила заверения ТК содержатся в пункте 5.26 ГОСТ. Практически все нормы остались прежними. Но возникло одно изменение. В частности, теперь нужно прописывать, где именно хранится оригинал трудовой книжки. Нововведение нужно для того, чтобы получатель ксерокопии знал о месте нахождения оригинала.

Особенности внесения дополнительной записи

С 1 июля 2018 года при создании копий нужно вносить дополнительную запись о месте нахождения оригинала книжки. Соответствующее указание содержится в пункте 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нормативном акте есть важное разъяснение. В частности, дополнительная запись вносится только тогда, когда копия книжки направляется в стороннюю фирму. К примеру, это может быть банковское учреждение, компания нового работодателя. Если книжка предназначается для внутреннего использования, никаких вспомогательных отметок не нужно.

Новый ГОСТ позволяет заверять копии посредством специальных штампов. Кроме того, новый нормативный акт объясняет все нюансы расшифровки подписи. В частности, сначала нужно проставить инициалы имени и отчества. Затем ставится полностью подпись лица, создавшего копию.

Этапы заверения копии трудовой книжки

Заверение ксерокопии выполняется в соответствии со следующими этапами:

  1. На последнем листе проставляется отметка «Верно» или «Копия верна».
  2. Фиксирование должности и ФИО лица, которое заверяет ксерокопию.
  3. Подпись лица, заверяющего документ.
  4. Указание даты заверения.
  5. Ниже всех ранее проставленных записей проставляется отметка «Подлинник хранится…».
  6. Проставление печати фирмы.

С 1 июля отсутствие записи считается ошибкой. Исключение – копия создается для внутренних целей компании.

Распространенные ошибки при заверении

При заверении ТК обычно допускаются эти ошибки:

  • Штамп о том, что это копия документа, поставлен только на отдельных листах, а не на всех.
  • На части листов отсутствует заверяющая подпись с печатью.
  • На последнем листе отсутствует отметка о том, что сотрудник работает в настоящее время.
  • Поставлена подпись заверяющего листа, однако она не подкреплена указанием должности и ФИО лица.
  • Человек, который заверяет копию, не обладает нужными полномочиями.
  • Отсутствует указание места хранения оригинала документа.
  • Печать поставлена только на «белой» части листа, она не затрагивает копию.

Перечень распространенных ошибок нужен для того, чтобы не допускать их самим. Как правило, за недочеты никакой ответственности не накладывается. Однако неправильно заверенная копия не будет иметь юридической силы.

Заверение книжки для банковского учреждения

В большинстве случаев копия трудовой книжки запрашивается именно банком или кредитным учреждением. Составляться она будет по стандартным нормам. Но есть некоторые нюансы, на которые нужно обратить внимание:

  • Рекомендуется ставить отметку не «Копия верна», а «Верно». Именно подобная формулировка оговорена в ГОСТ.
  • Текст трудовой книжки должен быть разборчивым, легко читаемым.
  • Недостаточно поставить подпись заверяющего лица. Нужно обязательно дополнить ее должностью и ФИО этого лица.
  • Обязательно должна стоять отметка о нахождении оригинала книжки.
  • Желательно представить копию в виде отдельных листков, каждый из которых правильно заверен.

У каждого банка могут быть свои требования. Желательно уточнить их в самом учреждении.

Дополнительные особенности

Что именно писать о местонахождении оригинала? Этот документ разрешено хранить в лотках и сейфах. Если ТК лежат не в номенклатурных делах, а в сейфах, нужно только прописать место хранения. При этом можно не фиксировать номер дела.

К примеру, запись может быть выглядеть этим образом:

Верно.
Подлинник ТК хранится в сейфе кадрового отдела компании «Альфа-Бета».
Специалист по кадрам: подпись, Петрова П.П., 3.08.2017.

В отметке нужно обязательно прописать, в какой именно компании находится оригинал. Указание места хранения позволит запросить оригинал документа, если это требуется. Это одна из функций отметки, введенной в 2018 году.

Читайте так же:  Решение об ограничении родительских прав

Заявление на выдачу копии трудовой книжки

Трудовое законодательство предусматривает обязанность работодателя выдавать работнику документы, связанные с работой, и их копии (ст. 62 ТК РФ). Эти документы выдаются работодателем на основании заявления работника. А как написать заявление на выдачу трудовой книжки (копии)?

Трудовая книжка: выдаем оригинал, копию или выписку

Если работник не увольняется, то оригинал трудовой книжки работодатель обязан выдать ему, только если трудовая книжка понадобилась такому работнику для представления в органы социального страхования (обеспечения). В иных случаях работодатель может подготовить для работника или копию трудовой книжки, или выписку из нее. Копия трудовой книжки обычно требуется банком, если гражданин хочет взять кредит.

Оригинал, копия трудовой книжки или выписка из нее представляются работнику на основании его заявления. Выдать такие документы работодатель обязан не позднее 3 рабочих дней со дня подачи работником соответствующего заявления (ч. 1 ст. 62 ТК РФ, п. 7 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225). За нарушение срока выдачи трудовой книжки, ее копии или выписки из нее (в случае, если работник пожалуется в трудинспекцию) работодатель и его должностные лица могут быть привлечены к следующей ответственности (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ ):

  • предупреждение или штраф на должностных лиц, а также работодателя-ИП в размере от 1 000 до 5 000 рублей;
  • штраф на работодателя-организацию от 30 000 до 50 000 рублей.

Копия трудовой книжки или выписка из нее представляется работодателем работнику бесплатно.

Составляем заявление на выдачу копии трудовой книжки

Заявление для выдачи трудовой книжки на руки, копии трудовой книжки или выписки из нее составляется в произвольном виде. Если запрашивается оригинал трудовой книжки, необходимо указать причину и место последующего представления трудовой книжки. Важно помнить, что при получении на руки оригинала трудовой книжки работник обязан будет не позднее 3 рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю (ч. 4 ст. 62 ТК РФ).

Также важно помнить, что работодатель несет ответственность за учет и хранение трудовых книжек (ч. 3 ст. 66 ТК РФ, п. 45 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 ). Поэтому при выдаче оригинала трудовой книжки работодателю нужно документально подтвердить такой факт. Например, сделать отметку в книге учета движения трудовых книжек или получить от работника расписку о получении оригинала трудовой книжки. Тем самым работодатель сможет избежать ответственности в случае, если, например, работник свою трудовую книжку потеряет.

Приведем заполненный образец заявления на выдачу трудовой книжки (копии).

Заявление на выдачу копии трудовой книжки

Составление заявления на выдачу копии трудовой книжки происходит в тех случаях, когда работник предприятия или организации нуждается в подтверждении своего стажа, опыта или места работы.

Зачем писать заявление

Трудовая книжка является документом строго учета, поэтому в отношении нее выработаны определенные нормы и правила, в том числе по ведению и хранению.

После того, как сотрудник принимается на работу, он сдает свою трудовую книжку в отдел кадров компании. Здесь в нее вносятся все необходимые сведения и здесь же она в составе личного дела работника, храниться вплоть до его увольнения. Ответственность за ее содержание и сохранность обычно несет специалист кадрового отдела, который не имеет права ни вносить в нее какие-либо «лишние» записи, ни выдавать ее на руки кому бы то ни было, даже владельцу. Если же последнему потребуется предоставить информацию из нее в какую-либо инстанцию, кадровик должен сделать с трудовой книжки копию или выписку. Но запуском для начала этого процесса служит письменное заявление со стороны работника.

Куда может потребоваться копия трудовой книжки

Копия трудовой книжки может понадобиться куда угодно. В большинстве случаев, это государственные структуры, например, такие как различные административные и социальные службы (для назначения льгот, пособий, субсидий), а также банковские учреждения (для получения займов и кредитов).

На самом деле, список адресов, по которым может потребоваться предъявление копии трудовой книжки довольно широк, но не исключены и случаи, когда трудовая книжка по каким-либо причинам утрачивается (теряется) и тогда данная копия также может сослужить отличную службу – на ее основе можно сделать дубликат, последовательно восстановив все необходимые записи.

Копия трудовой бывает востребована и при трудоустройстве на вторую работу (т.е. по совместительству).

Как делается копия

Обычно копия трудовой книжки делается при помощи ксерокса. При этом каждый лист копии должна отлично читаться и быть пронумерован. Все странички должны быть заверены печатью предприятия и подписью ответственного лица, который таким образом удостоверяет подлинность всех записей и самой копии снятой с оригинала.

Составление заявления

Унифицированного, единого для всех образца заявления на выдачу копию трудовой книжки нет, так что работник может писать его в свободном виде или по форме, разработанной на предприятии. Заявления обязательно должно включать в себя ряд обязательных сведений:

  • данные о компании, в которой трудится человек,
  • должность и ФИО сотрудника, на имя которого оно пишется,
  • просьбу о выдаче копии,
  • дату,
  • подпись составителя.

При желании можно указать и причину, по которой потребовалась копия, а также инстанцию, в которую требуется предъявление документа, но если такого желания нет, то, по закону работник не обязан это писать.

Оформление заявления

Документ можно писать на стандартном чистом листе формата А4, как от руки, так и на компьютере. Главное условие: наличие оригинала подписи заявителя.

Заявление необходимо составлять в двух экземплярах,

[1]

  • один из которых заявитель должен зарегистрировать либо в отделе кадров или у секретаря организации и оставить у себя,
  • второй передать представителю работодателя.

Срок рассмотрения заявления

По закону, данное заявление должно рассматриваться не больше трех дней. При этом, работник может указать и более короткий срок, но в этом случае дата выдачи копии будет зависеть только от расторопности работодателя – закон не обязывает его строго следовать требованию сотрудника по периоду выдачи копии трудовой книжки. При особо острой необходимости, в заявлении следует указать достаточно вескую и уважительную причину с приложением подтверждающих документов.

Читайте так же:  Как лишить ук лицензии управления домом

Имеет ли право работодатель отказать в выдаче копии

Если сотруднику требуется какая-либо информация из трудовой книжки, оформленная в виде выписки или копии, работодатель не вправе отказать ему в этой просьбе.

По закону, трудовая книжка — собственность работника, которая на период действия трудового договора храниться у работодателя. Если не выдать выписку или копию, то это станет нарушением прав работника, по факту которого он имеет право пожаловаться в трудовую инспекцию, которая, в свою очередь, вынесет предписание к устранению нарушения и подвергнет работодателя административному наказанию.

Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки

С точки зрения делопроизводства, данное заявление имеет вполне обычную структуру.

  1. В начале документа слева или справа (это не имеет значения) указывается адресат:
    • полное наименование организации с указанием ее правового статуса (ИП, ОАО, ООО, ЗАО),
    • должность,
    • фамилия-имя-отчество руководителя (или иного лица, ответственного за выдачу копий трудовых книжек).
  2. Далее вписывается должность и фамилия-имя-отчество заявителя.
  3. Ниже пишется дата составления заявления и населенный пункт, в котором зарегистрирована фирма.
  4. После этого посередине строки указывается слово «заявление» и ставиться точка.
  5. Далее идет собственно текст просьбы о выдаче копии трудовой книжки. Здесь можно (но не обязательно) указать причину и сослаться на букву закона, который однозначно говорит о праве работника получать копии своих личных документов от работодателя.
  6. В завершение документ нужно подписать и расшифровать подпись.

Как заверить копию трудовой книжки

Как заверить копию трудовой книжки

Похожие публикации

Пока гражданин не уволился с предприятия, трудовая книжка хранится там. При необходимости, он может запросить ее копию у работодателя. Заверение трудовой книжки делает специалист кадровик или другие ответственные лица.

Для чего нужна заверенная копия трудовой книжки

Трудовая книжка – документ, отображающий периоды труда граждан и наличие официального трудоустройства.

Ксерокопию книжки, заверенную должным образом, может требовать:

  • Кредитное учреждение – при выдаче займов.
  • Организация при трудоустройстве – если человек находит новое место труда.
  • ПФР – при назначении пенсии.
  • Соцзащита – при назначении пособий.

Также существует еще множество других вариантов, где может потребоваться этот документ.

Где происходит заверение копии трудовой книжки

Есть две организации, где и у кого можно правильно заверить копию трудовой книжки:

  • по месту, где работаешь;
  • через нотариуса.
Видео (кликните для воспроизведения).

Обычно, трудовую книжку заверяют на работе. Кадровые специалисты всегда знают, как заверить копию трудовой книжки правильно.

Иногда граждан интересует, где заверить трудовую книжку, если не работаешь. Получить такую услугу всегда можно у нотариуса.

Как заверяется копия трудовой книжки у работодателя

Инструкция, как заверить копию трудовой книжки работодателем:

  1. На работе требуется подойти в отдел кадров и написать соответствующее заявление. Оно содержит следующие обязательные данные:
    • Наименование предприятия и Ф. И. О. руководителя.
    • Ф. И. О. заявителя, а также его должность и структурное подразделение.
    • Посередине листка пишется слово «заявление».
    • Текст заявления, включающий просьбу выдачи документа.
    • Дата и виза.
  2. На протяжении трех дней специалист подготовит копию. Этот срок установлен законом для подготовки всех справок и копий.

В назначенное время можно забрать запрошенную бумагу. Лучше сразу, при получении копии, проверять правильность его оформления.

Рекомендуется подавать работодателю два экземпляра заявления. На одном из них специалист поставит отметку о принятии. Тогда тянуть с предоставлением копии служба точно не станет.

Как заверить трудовую книжку: правила оформления

Есть несколько важных моментов, как правильно заверить трудовую книжку:

  • Копии снимаются со всех страниц документа и скрепляются между собой: степлером либо прошиваются нитками.
  • Основные правила, как заверить трудовую книжку, отображены в пункте 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003. На каждой странице ксерокопии ставится:
    • круглая печать;
    • словосочетание «копия верна»;
    • дата, должность, подпись и расшифровка ответственного за изготовление документа лица.
  • На последнем листе пишут: «работает по настоящее время». Рядом проставляется: круглая печать, подпись, должность и расшифровка ответственного лица.
  • Нельзя осуществлять заверение трудовой книжки с исправлениями.

Как правильно заверить копию трудовой книжки, образец нельзя найти в нормативных актах, но есть стандартные правила, предъявляемые к оформлению документа.

Важно! Печать ставится на текст и подпись лица, ответственного за заверение трудовой книжки.

Законодательство не предусматривает меры наказания за неправильно заверенные бумаги. Но, нужно придерживаться основных правил, как заверяется копия трудовой книжки. Неверно оформленная копия считается недействительным документом.

Копия трудовой книжки, заверенная работодателем, – образец

Пример заверения копии трудовой книжки

kopiya_trudovoy_knizhki_zaverennaya_rabotodatelem_obrazec.jpg

Обязательно требуется заверить образец всех копированных листов трудовой книжки. Если документ имеет слишком много листов, можно запросить выписку из трудовой книжки. Тогда, заверяется первая страница и те листы, где содержатся нужные данные.

Как заверить трудовую книжку для кредита

Когда люди оформляют займы, их начинает интересовать, как правильно заверить трудовую книжку для банка. Кредитные специалисты просят копию трудового документа с целью подтверждения фактической официальной занятости на момент оформления займа. Также специалист банка обращает внимание на сроки работы на последнем месте.

Образец трудовой книжки, заверенной работодателем для банка, ничем не отличается от другой идентичной документации. Правила оформления едины для всех структур.

Срок действия

Копия трудовой книжки имеет определенный период действия. Многие организации принимают такую документацию лишь в течение одного месяца со дня заверения. К примеру, это касается банков или отделов по субсидиям. Поэтому, правила содержат обязательное условие проставления даты на копии документа.

Фактически же, копия будет недействительна с момента внесения изменений в трудовую книжку. С этого момента предоставлять в инстанции устаревший документ уже нельзя.

Каждому человеку рекомендуется разобраться, как должна быть заверена копия трудовой книжки. Это поможет избежать лишней беготни. Если кадровик допустит ошибку можно сразу попросить ее исправить.

Обратите внимание, что с 1 июля 2018 года действуют новые правила заверения трудовой книжки. Их вы найдете здесь.

Как заверить копию трудовой книжки?

Трудовая книжка на сегодняшний день не является обязательным документом при зачислении в штат, однако она является крайне удобным инструментом для счисления стажа сотрудника, выявление сроков работы на разных должностях, и определения причины, по которой сотрудник покинул организацию, в которой трудился раньше. Однако сегодня такой документ требуется всё реже, ведь оформление по ТК, возможно и без него.

Читайте так же:  Как получить дорожные деньги пенсионеру

Стоит заметить, что трудовая книжка может потребоваться вам не только при зачислении на работу, но и в других ситуациях. Для предоставления в другие организации требуется обычно копия трудовой книжки, притом заверенная. О том, как заверить копию трудовой книжки, в каких случаях это может потребоваться, мы расскажем в нашей статье.

Для чего нужно заверять?

В ряде ситуаций работник может потребовать у своего руководителя выдать ему копию трудовой книжки. Основные ситуации, в которых она может потребоваться выглядят примерно так:

  • Оформление кредита;
  • Оформление на работу по совместительству;
  • Оформление документов на выезд за рубеж (с 2017 года не является обязательным, если речь не идёт об оформлении визы);
  • Для подачи документов в Пенсионный фонд, при выходе на пенсию.

Для чего и почему в этих случаях требуется предоставление трудовой книжки, мы сейчас подробно разберём.

При выдаче кредита, если речь не идёт о микрозайме, банк требует предоставления копии трудовой книжки. Кредитору важно убедиться в платёжеспособности и надёжности клиента, в соответствии с чем, банк может потребовать от вас предоставления документов подтверждающих это.

Здесь объяснения излишни, стоит лишь упомянуть, что работодатель может проявить негодование, касательно того факта, что вы планируете устроиться на вторую работу. Однако если вам без объяснения причин отказывают в выдаче копии трудовой книжки, то стоит обратиться в надзорные органы или в суд, с заявлением о том, что работодатель отказывает вам в законном требовании. За нарушение такого характера полагается штраф или временное лишение права на ведение деятельности, поэтому стоит порой лишь упомянуть о возможных проблемах, как заявление окажется у вас на руках.

Загранпаспорт

Раньше при оформлении загранпаспорта требовалось предоставление заверенной копии трудовой книжки в миграционную службу. Сегодня, оформляя обычный загранник, вам нужно будет самостоятельно указать в заявлении места работы за последние 10 лет. Раньше для подтверждения этой информации в обязательном порядке требовалась копия трудовой книжки. С 2017 года процедуру упростили, а копию трудовой книжки могут потребовать лишь при оформлении биометрического загранпаспорта.

Здесь вопрос стоит более серьёзный. Стоит заметить, что не все посольства требуют от лиц оформляющих визу предоставления заверенной копии трудовой. Обычно это требуется для выезда в страны первого эшелона. Хотя в большинстве своём, подтверждением того что вы ведёте трудовую деятельность может служить справка с места работы. Таким образом, посольство хочет убедиться, что вы не будете вести незаконную предпринимательскую деятельность за рубежом и вернётесь на родину.

Пожалуй, это самая распространённая причина подачи заявления на выдачу копии трудовой книжки. Для получения пенсии по старости гражданин должен предоставить в Пенсионный фонд оригинал или заверенную копию трудовой книжки. Если вы ведёте трудовую деятельность, то оригинал книжки должен находиться у работодателя, и получить его на руки вы можете, лишь после увольнения.

Но на такой случай, как оформление пенсии, законом предусмотрена выдача оригинала под расписку и при подаче соответствующего заявления на имя руководителя организации. В своём заявлении стоит указать причину, и обозначить свои обязательства по возвращению документа.

От вас, как уже было упомянуто, могут потребовать расписку, в которой будет указана следующая информация:

  • Ваши ФИО и должность;
  • Отразить причину, по которой вам требуется оригинал трудовой книжки;
  • Сроки, в которые она требуется вам в пользование;
  • Дату, до которой вы обязуетесь вернуть трудовую книжку обратно в организацию;
  • Упомянуть, что ответственность за сохранность вы несёте самостоятельно, согласно срокам пользования документом;
  • Дата и место составления расписки.

Для предоставления вам копии трудовой книжки требуется составить соответствующее заявление. Оно составляется в свободной форме, но есть требования к содержанию, так здесь должно быть обозначено:

  • Должность и ФИО руководителя, на имя которого составлено заявление;
  • ФИО и должность заявителя;
  • Просьба выдать вам заверенную копию трудовой книжки;
  • Причину, по которой она вам требуется;
  • Дата составления заявления;
  • Подпись заявителя и её расшифровка.

В некоторых ситуациях требуется лишь информация об отдельных периодах, в которые вы вели трудовую деятельность. Так, для предоставления в банк достаточно будет скопировать титульный лист, и копию страницы, где отражён текущий период. Более того, если запись, например, сделана неразборчиво, допускается предоставление данных в печатном формате, но копию титульного листа все же потребуют.

Образец заверенной трудовой

Требования к оформлению

Для того, что бы копия имела силу необходимо соблюсти все нормы заверения. Для этого на каждой странице должна быть отмечена надписью «Копия верна» и стоять подпись лица, которое имеет полномочия, по заверению копий трудовой книжки. Это может быть руководитель предприятия или отдела кадров. На последней странице ставится отметка «Работает по настоящее время», так же заверенная подписью. Кроме того желательно указывать дату заверения.

Каждую подпись должностного лица должна подкреплять печать организации. Оттиск должен быть расположен таким образом, что бы он располагался поверх подписи и даты заверения, но не загораживал необходимую информацию.

Существует так же способ, при котором заверяется весь документ целиком. Для этого распечатанные листы придётся пронумеровать и сшить. Нитку вывести на последнюю страницу и проклеить бланком содержащим информацию о количестве страниц и стоять подпись уполномоченного лица. Печать в таком случае должна располагаться так, что бы часть её находилась на бланке, на подписи и в то же время на последней странице копии трудовой книжки.

Самостоятельное копирование

Если вы не работаете, и вам требуется копия трудовой книжки, то вы можете сделать её самостоятельно. Для этого сделайте следующее:

  • Отксерокопировать или отсканировать и распечатать те страницы, которые вам требуются;
  • Заверить копию нотариально.

Заверение документа потребует от вас некоторых затрат, но заверение копии у нотариуса имеет свои плюсы по сравнению с копией трудовой книжки выданной руководителем организации. Так копия заверенная руководителем действует в течение месяца, и если вам не удалось провести все необходимые мероприятия в этот срок, то потребуется новая копия. Заверенный нотариусом экземпляр действует бессрочно, поэтому лучше скопировать все листы трудовой книжки, что бы у вас постоянно имелась копия документа. Наличие нотариально заверенной копии трудовой книжки может помочь вам в ситуации утраты оригинала, для восстановления полной информации.

Читайте так же:  Примут ли товар по гарантии без коробки

Окончил Российский государственный университет правосудия (РГУП). Аспирант Московского института государственного управления и права (МГИУП). С начала 2007 года судебная практика, специализация Трудовое право и трудовые споры.

Заявление на копию трудовой книжки

zayavlenie_na_kopiyu_trudovoy_knizhki.jpg

Похожие публикации

Необходимость получить копию трудовой книжки может возникнуть у ее собственника в различных целях – для произведения перерасчета пенсии или оформления социальных пособий и выплат, получения кредита в финансовой организации, подачи жалобы в Инспекцию по труду, для подтверждения стажа работы в конкретной должности, и проч.

[3]

Как получить копию трудовой книжки, кто уполномочен заверять документ, в какой форме владельцу нужно написать заявление на копию трудовой книжки, и в течение какого срока работодатель обязан предоставить требуемый документ, читайте в этом обзоре.

Копия трудовой книжки: основная информация о документе и его статусе

Устраиваясь на работу, сотрудник сдает свою трудовую книжку работодателю в числе обязательного пакета документов, предоставляемого при трудоустройстве. С этого момента ответственность за хранение и сохранность документа возлагается на работодателя. Оригинал ТК хранится в организации, и до момента увольнения выдается на руки работнику только в единственном случае – в целях его обязательного страхования (ч. 1 ст. 62 ТК РФ), а при наличии обстоятельств, требующих подтверждения сведений, указанных в трудовой книжке, работнику на руки выдается ее заверенная копия или выписка.

Разделяют два вида копий ТК, каждый из которых имеет свой статус, это:

копия трудовой книжки, выписываемая на официальном бланке – дубликат, выдается взамен утраченной (утерянной, поврежденной) трудовой книжки и имеет статус основного документа, подтверждающего стаж работника;

копия трудовой книжки ксерокопированная – создается путем копирования документа с использованием копира и заверяется должностным лицом или работодателем, круглой печатью. Является документом разового назначения, который выдается для предоставления затребовавшему документ адресату.

В ксерокопии трудовой книжки должна содержаться вся информация, отраженная в оригинале документа, в той же последовательности и хронологии, включая не только записи о трудовом стаже, но и сведения о награждениях и поощрениях.

При оформлении ксерокопии, работник кадровой службы или непосредственно работодатель должен заверить документ:

на каждой ксерокопированной странице делается запись: «Копия верна», и ставится подпись исполнителя;

на последней странице копии делается запись: «Копия верна, на … страницах», после чего документ заверяется подписью исполнителя и печатью, ставится дата его выдачи.

Копия ТК (дубликат), выписываемая взамен утраченной, может быть выписана без восстановления хронологии стажа (где в позиции под № 1 будет записано предприятие, выписывающее дубликат ТК, а сведения о предыдущем стаже будут обозначены суммировано, со сноской «со слов ФИО (владельца)». При предъявлении владельцем документов, подтверждающих наличие предшествующего трудового стажа, сведения о нем могут быть внесены в дубликат, со сноской на предъявленный документ (справку о стаже работы, выписку из приказа). Внесенная запись заверяется печатью организации, внесшей запись в копию ТК. Оригинал документа, на основании которого вносится запись, подклеивается на последней странице (обложке) ТК.

При оформлении дубликата на титульной странице должностное лицо, выписавшее документ, ставит надпись «Дубликат» и заверяет ее своей подписью. На внутреннюю сторону обложки вносится запись: «Дубликат выдан на основании ….». Запись датируется, заверяется подписью и печатью.

В качестве основания для выписки дубликата являются справки структур, подтверждающих утерю (выдает городской отдел МВД после факта регистрации кражи или заявления об утере ТК), утрату (справка МЧС о пожаре, затоплении и проч.).

Порядок выдачи копии трудовой книжки в нормативном регламенте

Выдача копии трудовой книжки работнику, в соответствии с частью 1 статьи 62 Трудового кодекса, а также пунктом 7 «Правил ведения и хранения трудовых книжек …», утвержденных Постановлением Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 года, осуществляется в течение трех рабочих дней с момента подачи заявления работником.

Согласно вышеуказанным нормативным актам, для получения копии документа о трудовом стаже, работник обязан подать в адрес руководителя предприятия письменное заявление на получение копии трудовой книжки (образец заявления см. ниже). В альбом унифицированных форм заявление на копию ТК не внесено, что дает право работодателям устанавливать собственный образец его написания или принимать заявления, написанные в свободной форме.

В тоже время, существует ряд требований к тому, в какой форме должно быть написано заявление. Так, кроме ФИО заявителя, в обязательном порядке в нем должны быть указаны:

причина выдачи копии ТК;

дата подачи заявления;

реквизиты документа, являющего основание для выписки дубликата (актуально для утраченных ТК).

Заявление на выдачу копии трудовой книжки: образец написания при утрате и для подтверждения стажа

Как установлено Правилами, чтобы работодатель мог выдать нужный документ, работнику недостаточно просто указать «Прошу выдать копию трудовой книжки», заявление нужно написать в соответствии со стандартами деловой переписки, и указать причину, по которой владельцу ТК понадобилась ее копия.

Видео (кликните для воспроизведения).

Приведем два примера написания заявления о выдаче копии ТК.

Источники


  1. Теория государства и права. — М.: Дрофа, 2013. — 710 c.

  2. Мархгейм, М. В. Правоведение / М.В. Мархгейм, М.Б. Смоленский, Е.Е. Тонков. — М.: Феникс, 2009. — 416 c.

  3. Пчелинцева, Л.М. Семейное право России; Норма, 2011. — 704 c.
  4. Кони, А. Ф. Обвинительные и судебные речи / А.Ф. Кони. — М.: Студия АРДИС, 2016. — 707 c.
  5. Тихомирова, Л. В. Долевое строительство жилья. Правовые акты, материалы судебной практики / Л.В. Тихомирова. — М.: Издание Тихомирова М. Ю., 2016. — 128 c.
Как подавать заявление на выдачу правильно заверенной копии трудовой книжки
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here