Как действовать, если в трудовой книжке пропущена запись

Самое важное на тему: "Как действовать, если в трудовой книжке пропущена запись". Об актуальности данных на 2020 год вы можете уточнить у дежурного юриста.

Какая ответственность грозит за невнесение записи в трудовую книжку

Трудовая книжка – это основной документ, сопровождающий трудовые взаимоотношения сотрудника и работодателя. На его основании осуществляется прием на новую должность. На базе сведений из книжки начисляется пенсия. Закон предъявляет строгие требования к ее заполнению. Одно из этих требований – обязательное внесение сведений в документ при увольнении сотрудника. В день увольнения работнику обязательно выдают книжку со всеми необходимыми записями.

Обязанность по внесению записей в книжку

И компании, и ИП обязаны делать записи в книжках своих сотрудников. В статье 66 ТК РФ указано, что книжка является ключевым документом, на основании которого проводится учет стажа работы специалиста. На его базе определяются также прочие сведения о сотруднике. Особенности ведения утверждены этими актами:

  • Правилами, установленными Правительственным Постановлением №225.
  • Инструкцией, установленной Постановлением Минтруда №69.

В пункте 4 Правил №225 указано, какие именно данные нужно заносить в книжку:

  • Данные о сотруднике: должность, специальность.
  • Исполняемую работу.
  • Перевод на другие должности.
  • Основание увольнения сотрудника.
  • Награждения.

Представитель кадровой службы не может как не вносить сведения, так и вносить лишние данные. В статье 22 ТК РФ указано, что работодатель должен соблюдать все положения законодательства. То есть при заполнении книжки он не может действовать по своему усмотрению.

Самые частые нарушения при заполнении книжки

Ответственность за неверное заполнение книжки накладывается на основании статьи 419 ТК РФ. Для того чтобы избежать наказания, нужно сначала проверить соответствие уже имеющихся записей закону. Только потом следует вносить новые записи.

При заполнении обычно забывают внести эти сведения:

  • Образование.
  • Должность и специальность.
  • Вознаграждения сотрудника, если они есть.
  • Запись о расторжении соглашения с сотрудником с указанием актуальной даты.
  • Изменение наименования компании или отдела, если это произошло на протяжении работы сотрудника.
  • Порядковый номер записи.
  • Дату внесения записи.
  • Информацию о присвоении квалификации.

Правильность внесения сведений в книжку должен проверять работодатель, так как именно он несет ответственность за ошибки. Однако и сотруднику рекомендуется проверять внесенные сведения, так как они могут повлиять на дальнейшее трудоустройство и определение стажа.

ВАЖНО! Работодатель может не просто забыть внести какие-то сведения. Он может вообще не внести запись о том, что сотрудник работал в фирме. Это очень серьезное правонарушение. Оно чревато для работника.

Рассмотрим пример. Человек 5 лет работает в фирме. При увольнении в его ТК не внесли никакую запись. Из-за этого сотрудник не сможет доказать новому работодателю, что он занимал определенную должность. Кроме того, зафиксированный стаж будет меньше фактического.

ВНИМАНИЕ! В трудовой книжке не должно быть подтирок и зачеркиваний.

Что делать, если запись не внесена

Что делать, если нужная запись не была прописана своевременно? Нужно ее внести. Для этого просто проставляется пропущенная запись. Вносится она после последних записей, если они есть. Указываются эти сведения:

  • Порядковый номер.
  • Дата.
  • Основная информация.
  • Номер приказа и дата его издания.

В записи указываются актуальные сведения приема на работу и увольнения. Что делать, если пропуск записи обнаружен уже тогда, когда сотрудник устроился на новую работу? Необходимо обратиться в кадровую службу работодателя, который не внес информацию. Если прошлый работодатель ликвидировался, пропущенная запись может быть внесена в кадровом отделе нового работодателя.

Порядок действий в случае наличия ошибок оговорен в разделе 3 Правил №225. Однако это общие рекомендации. Порядок работы в случае отсутствия записи Правилами не установлен. А потому в рассматриваемом случае следует руководствоваться стандартным порядком исправления ошибок.

В пункте 27 Правил №225 указано, что ошибки в книжке должны исправляться бывшим работодателем. Но иногда это невозможно. В данном случае исправленная запись может вноситься новым работодателем. Но делается это на основании документов с прошлого места работы.

В пункте 29 Правил №225 указано, что записи в книжку вносятся на основании таких документов, как трудовой договор, приказ руководителя о приеме на работу/увольнении. Записи в трудовой книжке и данные в бумагах должны соответствовать друг другу.

Ответственность за пропуск записи

В пункте 45 Правил №225 указано, что именно работодатель несет ответственность за заполнение книжек. В подпункте «б» пункта 10 Положения о трудовом надзоре №875 от 1 сентября 2012 года указано, что, если на работодателя поступит жалоба относительно нарушений в заполнении книжки, его ожидает внеплановая проверка. Итогом контрольных мероприятий может стать административная ответственность на основании части 1 статьи 5.27 КоАП РФ.

В частности, это или предупреждение, или штраф:

  • 1 000-5 000 рублей для должностных лиц и ИП.
  • 30 000-50 000 рублей для ЮЛ.

При обнаружении повторного нарушения штраф будет увеличен.

Что делать сотруднику, если работодатель не внес запись в трудовую

Отсутствие записи – это всегда проблема для работника. Даже если новый работодатель не заметил отсутствующей записи, сложности возникнут в определении стажа деятельности при установлении размера пенсии. А потому на данный просчет можно и нужно обращать внимание.

У работника есть следующие варианты действий:

  • Основной вариант – обращение к бывшему работодателю с просьбой внести отсутствующую запись.
  • Если прошлое место работы было ликвидировано, то имеет смысл обратиться к нынешнему работодателю. Ему нужно предоставить все документы, подтверждающие, что сотрудник реально работал в компании. К примеру, это может быть трудовой договор.

Рассмотрим еще одну ситуацию. Прежний работодатель отказывается вносить запись. В данном случае сотруднику имеет смысл направить жалобу в трудовую инспекцию. Но здесь встает новая проблема – для жалобы человеку нужно подтвердить, что он действительно работал в компании.

Как ему это сделать, если отсутствует и запись в книжке, и трудовой договор? Даже в этом случае трудящийся защищен с точки зрения закона. Существуют соответствующие прецеденты. К примеру, это решение коллегии Хабаровского краевого суда.

Коллегия рассматривала следующее дело: сотрудник был принят в компанию, однако его «провели» мимо кадрового отдела. С ним не заключили трудовое соглашение. Его книжку приняли, но не поставили в ней никаких записей. Книжка была отдана обратно без всяких записей.

[2]

Трудящийся подал иск в суд. Первые иски были отклонены на том основании, что нет доказательств факта работы в компании. Однако в дальнейшем иск был принят. В ходе судебных прений удалось доказать, что сотрудник работал в фирме. В качестве аргумента были использованы свидетельские показания. Кроме того, в статье 16 ТК РФ указано, что основание образования трудовых отношений – фактическое допущение к деятельности. То есть даже если нет документов, это вовсе не значит отсутствие трудовых взаимоотношений. Истцу удалось выиграть дело.

Читайте так же:  Кого нельзя сократить и уволить

Внесение пропущенной записи в трудовую книжку

Порядок оформления и ведения трудовых книжек предписывает работодателям вносить в этот документ практически все факты изменения рабочего статуса работника. Нормы касаются приема и увольнения человека, перевода на новую должность. Внесение пропущенной записи в трудовую книжку может понадобиться, если инспектор по кадрам забыл или умышленно не отразил в формуляре одно из служебных перемещений должностного лица.

Чем руководствоваться

Обязательства по своевременному внесению достоверной информации в трудовые книжки возлагают на работодателей положения ст. 66 ТК РФ.

Запись о приеме на должность должна быть сформирована, если место работы для человека является основным, а количество отработанных дней составляет 5 суток и более.

Регламентация процедур отражения новых сведений и правок в трудовых книжках заложена такими нормативно-правовыми актами:

  • Минтрудом разработана инструкция, которая утверждена постановлением от 10.10.2003 г. № 69;
  • Правительство отразило комплекс методических рекомендаций в постановлении от 16.04.2003 г. № 225.

Восстановление пропущенных записей

Исправления в трудовой книжке могут реализовываться несколькими способами:

Ситуация Решение
Если ошибка допущена на титульном листе Можно ограничиться перечеркиванием некорректных данных с последующим вписыванием достоверных сведений и удостоверением их подписями ответственных работников. Правомерность действия подтверждают печатью.
Если неверная информация отражена в содержательном разделе – о работе или поощрениях Её нельзя перечеркивать, также запрещено пользоваться корректорами и другими механическими средствами внесения правок. Записи с недостоверными данными необходимо признавать недействительными.

Фразу о переводе записи в ранг недействующей прописывают в трудовой книжке с указанием обоснования. В следующей строке формируют корректную запись.

[1]

Законодательными нормами не предусмотрен алгоритм действий владельца документа и работодателя, если в трудовой книжке пропущена запись. По этой причине подходы к исправлению такого недочета разрабатывают на основе стандартных рекомендаций.

Основанием для внесения правок не могут быть свидетельские показания. Каждая запись работодателя должна иметь документальные подтверждения. Принятые во внимание бланки должны обладать юридической силой в текущем периоде времени.

  1. Аннулирование имеющихся в формуляре записей не требуется.
  2. Перечеркивания недопустимы.
  3. Упущенную информацию вносят после последней записи.
  4. Дату в графе 2 указывают фактическую, а не текущую.

Такой алгоритм действий позволяет отразить в трудовой все рабочие перемещения человека.

Недостаток метода в том, что работодатель нарушает несколько правил оформления кадровой документации:

  • хронологический порядок внесения записей о трудоустройстве прерывается;
  • имеет место просрочка при заполнении трудовой книжки.

Избежать указанных нарушений не удастся. При упущении кадровой службы и несвоевременном отражении информации о переназначениях человека работодатель выбирает между двумя типами нарушений:

  1. Не внести запись.
  2. Прервать хронологию ведения записей.

Второй вариант считается приемлемым. Нарушение в этом случае будет менее существенным.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Как сделать запись в трудовой книжке, если закончились пустые страницы

Нередко у кадровиков встает вопрос о том, если закончилась трудовая книжка, как правильно продолжить запись. В этом случае используют специальный вкладыш. Но при этом важно придерживаться различных правил его ведения.

Оформление

У гражданина, трудящегося много, может так получиться, что страницы в трудовой книжке, где указывают информацию о работе, заканчиваются очень быстро. Это случается по разным причинам, к числу которых относятся следующие:

  • смена места работы;
  • рост по карьерной лестнице;
  • множество поощрений, вносимых в документ.

Чтобы не начинать новую книжку, используют специальный вкладыш, который защищен от подделок. При этом придерживаются следующих правил.

  1. Работодатель, у которого закончился какой-то раздел, должен завести вкладыш.
  2. Титул заполняется той датой, когда заводится, то есть отличной от даты заведения трудовой книжки.
  3. Во вкладыше указывают данные о сотруднике, являющиеся действительными в настоящее время.
  4. На титуле расписывается кадровик, который ведет запись, и проставляется печать организации.
  5. Количество вкладышей может быть столько, сколько нужно. Их форма и разделы определены Постановлениями Правительства. Документ ведется в аналогичном порядке, что и книжка. Более того, отдельно от последней, он считается недействительным.

Помимо того, как сделать запись, нужно знать и о вшивании. Его начинают тогда, когда заканчиваются разделы об информации о работе и/или о награждениях. Специальных правовых актов, регулирующих правила вшивания документа, нет. Так же не имеется указаний о месте, где должен находиться документ, какой нитью происходит вшивание и сколько для этого нужно проколов. К этим деталям органы контроля придираться не будут.

Если подойти к вопросу с технической стороны, то его удобнее вшивать всередину. Однако, в этом случае будут отделены какие-то записи. Поэтому чаще вкладыш в трудовую книжку вшивают вконце, делая от 4 до 5 проколов между обложкой и последней страницей документа.

Закрепление должно осуществляться с использованием вшивания. Простого вкладывания будет недостаточно. Неправильным является и вклеивание, фиксация с помощью степплера или иных способов, так как все они не сохранят документ так же, что делать сможет вшивание.

По закону, каждой компании следует иметь собственный штамп. А если он отсутствует, то надо заказать. Как в случае с трудовой, так и вкладыш выдается за определенную плату. Работник может заплатить за нее через кассу или перечислить деньги. Но, кроме того, данные бумаги могут выдаваться и бесплатно, если такой порядок предусмотрен в соответствующем правовом акте.

Возможные ошибки

Иногда бывает и так, что те сотрудники, которые заполняют соответствующие документы, делают ошибки. Исправления тогда являются недопустимыми. Если речь идет о вкладыше, то его лучше утилизировать. Так как имеется уникальный номер, его вырезают и вклеивают в журнал учета. Частая ошибка наблюдается тогда, когда сделать запись решают в «Сведения о награждениях», вместо вписывания в данных о работе.
Читайте так же:  Обращение на взыскание к органам следствия

Такую ошибку совершают тогда, когда «Сведения о работе» являются заполненными до конца, а в кадровой службе были слишком невнимательны. Тогда, согласно специальным Правилам, на страницы допускается зачеркивание. Правильная запись со следующим порядковым номером будет сделана во вкладыше. В то же время запрещается:

  • применение нового бланка книжки вместо заполнения вкладыша;
  • перечеркивание слова во фразе раздела «Сведения о награждениях», чтобы заменить на «работе»;
  • фиксация разными способами чистых листов.

При заполнении вкладыша следует придерживаться следующих моментов:

  • документ продолжается вестись, так же как и книжка;
  • он не имеет юр. силы без предъявления трудовой;
  • если в процессе деятельности у сотрудника изменилось имя, то эту информацию отражают, как в трудовой, так и во вкладыше.

Когда на странице не осталось места, а запись еще не заканчивается, то ее переносят на вкладыш, начиная с места, на котором пришлось оборваться.

Если вкладыш не заводился, и печать не ставилась, но работник трудится на постоянной основе, ему следует обратиться к нанимателю с просьбой, чтобы вкладыш велся должным образом.

Изменение фамилии

Работодателю следует информировать работника о тех нюансах, которые должны учитываться при смене ФИО. Правила хранят в соответствующих кадровых и бухгалтерских документах. Сотрудник с изменившейся фамилией вправе прийти к директору с соответствующим заявлением, указав замену фамилии. Затем предпринимается следующее:
  • руководитель визирует заявление работника;
  • на основании этого документа кадровик вносит на листы трудовой соответствующую запись;
  • после этого издают приказ о смене фамилии;
  • в конце работник, ответственный за изменения, выполняет остальные действия.

На титуле меняют фамилию. Для этого зачеркивают ту, которая была, и вписывают другую. Запись делают на внутр. стороне, обычно, на обложке, и указывают ссылки на иные бумаги. Свидетельством об окончании этого действия является подпись и печать компании. В аналогичном порядке вносят изменения в личную карту работника.

Запись о вкладыше

Важно! Правильнее всего для начала ввести все данные во вкладыш, и лишь после этого заполнять трудовую и делать подшивку. Тогда в случае допущения ошибок, не придется исправлять книжку. Стоит помнить о том, что на титуле мало места. Поэтому с исправлениями могут быть трудности.

Во вкладыше продолжается та нумерация, которой заканчивались записи в трудовой. То есть, если в трудовой последним номером шел «11», то во вкладыше должен стоять «12». В трудовой книжке делают штамп о том, что «Выдан вкладыш», и указывают его номер и серию. При этом поставить его можно на титуле или на внутренней стороне обложки документа.

Владея информацией о том, что и как делать, если закончилась трудовая книжка, и как правильно продолжить запись, будет гораздо проще менять фамилию и оформлять записи, как в нее, так и во вкладыш. Так же легче будет избежать начинающих ошибок при оформлении.

Как внести пропущенную запись в трудовой книжке

Довольно распространены ситуации, когда владелец трудовой книжки обнаруживает пропуск какой-либо важной информации. Например, сведений о переводе на другую должность или присвоении новой категории либо разряда. В связи с этим актуален вопрос о том, как внести пропущенную запись в трудовую книжку.

Порядок исправления записей

В

носить исправления в этот документ необходимо в следующем порядке:
  • в первой графе проставить порядковый номер записи;
  • во второй колонке указать дату ее внесения;
  • в третьей графе сделать отметку о неточности или неверности предыдущей записи.

Как правильно исправлять

С внесением пропущенных сведений также связан вопрос о том, как сделать изменения в трудовой книжке. Для этого работнику следует обратиться в отдел кадров или к должностному лицу, выполняющему эти функции.

Как правило, изменения производятся путем зачеркивания предыдущей записи и внесения новых данных (например, имени, фамилии и отчества). После этого на обложке трудовой книжки с внутренней стороны нужно сделать ссылку на документ, являющийся основанием для этого, и заверить ее подписью работодателя. Далее в третьей графе проставить отметку о недействительности записи с соответствующим номером.

На титульные страницы трудовых книжек могут выноситься различные изменения и дополнения. Сведения о получении образования, профессии или специальности следует вносить как дополнительные записи.

В случае, если неверная запись сделана после увольнения работника, для ее исправления сотруднику отдела кадров необходимо оформить новый блок, в заголовок которого нужно вписать данные о наименовании организации, далее проставить порядковый номер (строго в хронологической последовательности) и дату. После этого внести необходимые изменения и заверить их подписью и печатью кадровой службы.

Законодательство не регламентирует порядок исправления различных грамматических ошибок, допускаемых в наименовании организации. Часто ситуация осложняется тем, что записи в данной графе не нумеруются. Следовательно, они не подлежат исправлению.

Если запись пропущена

В случае если пропущена запись в трудовой книжке, и фирма, внесшая ее, ликвидирована или реорганизована, исправлять ее следует организации-правопреемнику.

Видео (кликните для воспроизведения).

При ее отсутствии это нужно делать на основании выписок из соответствующих документов, содержащихся в архиве. При обнаружении работником недостоверных или неверных сведений устранять неточности нужно по месту работы. Пропущенная запись может быть внесена на новом рабочем месте на основании документа, допустившего ошибку.

Все сведения должны соответствовать распоряжению или приказу. Если они утеряны, тогда другим документам, подтверждающим выполнение работ. Запрещено вносить исправления в трудовую книжку, основываясь на показаниях свидетелей.

Отсутствуют данные о переводе или присвоении разряда

Внесение пропущенной записи в трудовую книжку, свидетельствующей о переводе работника на другую должность или присвоении ему нового разряда, осуществляется на основании таких документов, как:

  • непосредственно трудовая книжка;
  • приказ о переводе или присвоении сотруднику новой квалификационной категории.

При отсутствии этого приказа его следует оформить (а если есть – найти его). Далее внести пропущенную запись, указав ее номер в хронологическом порядке. Во второй колонке проставить фактическую дату перевода в случае отсутствия даты увольнения. После этого в четвертую графу вписать данные о соответствующем приказе.

Читайте так же:  Тест на наркозависимость по моче отзывы

Нет необходимости вносить изменения строго в хронологическом порядке, так как Правила ведения трудовых книжек и Инструкция по их заполнению не содержат четкого требования об этом.

При увольнении работника, если запись о нем уже проставлена в трудовой книжке, пропущенные сведения о переводе можно оформить, вписав их под порядковым номером, следующим за номером данных об увольнении. Во второй графе следует указать дату, совпадающую с датой этих сведений. В третьей колонке при внесении данных о переводе или присвоении сотруднику новой квалификационной категории нужно проставить фактическую дату перевода, а в четвертой сделать ссылку на соответствующий приказ. После этого представителю отдела кадров или другому должностному лицу, выполняющему его функции, необходимо указать свою должность, поставить подпись и печать кадровой службы. После внесения изменений обязательно следует ознакомить сотрудника с записью в его трудовой книжке.

Как правильно внести пропущенную запись в трудовую книжку

Работодатель фиксирует в трудовой книжке все происходящие с сотрудником кадровые изменения. Полнота и точность послужного списка подтверждается подписью работника. И всё-таки порой в сведениях о работе обнаруживаются ошибки. Для оформления корректирующих записей нужно пользоваться установленными правилами и инструкцией. Образец, как внести пропущенную запись в трудовую книжку, также поможет в этом.

Общие правила регистрации деятельности

Продолжительность работы, которая отражается в трудовой книжке, учитывается при трудоустройстве и оформлении пенсии. Требования точной регистрации трудовой деятельности в документах по установлению стажа заданы:
  • правилами ведения трудовых книжек, утверждёнными постановлением Правительства РФ от 16.05.03 №225;
  • инструкцией по заполнению трудовых документов, утверждённой постановлением Минтруда РФ от 10.10.03 № 69.

Обнаруженные ошибки и пропуски сведений о стаже устраняют в соответствии с этими же требованиями. В разделе «Сведения о работе» записи нумеруются по очерёдности их внесения.

Следует иметь в виду, что правильно внесённые записи не аннулируются, даже если имеются пропущенные ранее строки. Если заметили пропуск, то внести сведения можно в любое время. Ошибку исправляет работодатель, который её допустил.

Если пропущена запись об увольнении, трудовую книжку в некоторых случаях может заполнить другой работодатель на основании подтверждающих документов, например, приказов, трудовых договоров, актов. Но это сложно, поэтому именно работник более всего заинтересован в полном внесении данных о своей работе.

Как восстановить пропущенную запись

Недостающие сведения выявляются при различных обстоятельствах. Методика восстановления упущенных моментов трудовой деятельности сводится к одному: строка добавляется следующим порядковым номером и проставлением текущей даты в графе 2. Каждой ситуации присущи свои нюансы дополнения сведений.

Допустим, не внесены сведения о переводе на другую должность. Пропуск заметили в последний рабочий день при получении основного документа о труде. Информация об увольнении уже была занесена.

Здесь исправить недочёт просто:

  • ещё раз ставится в заголовке полное наименование организации;
  • вносится строка о переводе с датой увольнения (днём написания строки) в графе 2, а дата перевода заносится в графу 3;
  • строка визируется ответственным специалистом (работодателем) с расшифровкой подписи и указанием должности, скрепляется печатью;
  • работник письменно подтверждает правильность заполнения, ставит подпись и дату.

Пример внесения пропущенной записи:

1 2 3 4
Акционерное общество «Свет»
20 10 11 2005 Принята на должность инспектора 1 категории Приказ от 10.11.2005 № 74
21 10 05 2018 Уволена по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации Приказ от 10.05.2018 № 30
Акционерное общество «Свет»
22 10 05 2018 Переведена с 25.09.2008 на должность экономиста Подпись директор А. А. Иванов Место печати Место печати Верно Подпись Л. А. Стерхова Приказ от 24.09.2008

Если в трудовой книжке нет записи об увольнении с предыдущего места работы, в новой организации нельзя делать запись о приёме. В этом случае может быть 3 выхода:

  1. Запись об увольнении обязан внести ответственный специалист с бывшего места работы. Если нет записи о приёме на новую работу, то запись об увольнении добавляется текущей датой, а день увольнения прописывается в 3 графе. В 4 графе называется документ (приказ) и его реквизиты (дата и номер). Подпись работодателя (специалиста) с расшифровкой и указанием должности заверяется основной печатью организации. Если запись о приёме уже внесена, то перед добавлением записи нужно поставить штамп с названием организации или написать заголовок от руки в графе 3.
  2. Если по какой-либо причине невозможно восстановить строку об увольнении на старой работе, но есть подтверждающий документ (приказ), то добавить недостающие сведения вправе новый работодатель. Важным моментом является то, что устное свидетельство не является основанием для восстановления записи.
  3. Если организация ликвидирована, архивов её нет, то придётся обращаться в суд для установления факта расторжения трудового договора. Судебное решение нужно вложить в трудовой формуляр в качестве замены записи об увольнении.

Особенности заполнения трудовой книжки

Важно знать, куда обратиться, если нет записи в трудовой книжке о приёме и увольнении. Нужно направиться к бывшему работодателю с письменным заявлением о дополнении послужного списка. Перед добавлением строк внести заголовок в виде полного названия организации. Графу 2 можно заполнить датой заявления. Это подтвердит правомочность дополнительной строки. Фактические сроки приёма и увольнения на практике прописывают в графе 3.

Приписку в виде «пропущенная строка» делать не нужно, запись оформляется в обычном порядке. Для подтверждения опоздавших сведений можно вложить в книжку заверенные копии приказов, справку или другие бумаги.

Иногда потеря даже незначительного стажа может сказаться не лучшим образом при оформлении пенсии, допустим, не хватит нескольких месяцев для горячего или педагогического стажа. Нужно быть очень внимательным при проверке послужного списка.

В разделе «Сведения о работе» не допускается подчисток, помарок, зачёркиваний. Основанием для занесения пропущенных сведений в трудовой формуляр будет письменное заявление работника. Так можно подтвердить дату, обозначенную в графе 2. В соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ работодатель несёт административную ответственность за нарушение оформления трудовых документов.

Как действовать, если в трудовой книжке пропущена запись

Одним из самых важных документов любого занятого человека является трудовая книжка. Этот документ относится к бланкам строгой отчетности, так как именно в нем содержится основная информация о трудовой деятельности своего владельца. Иногда возникают довольно неприятные ситуации, когда обнаруживается в бланке трудовой какая-либо ошибка. Поэтому кадровики должны точно знать, что делать, если в трудовой книжке пропущена запись.

Читайте так же:  Подключение электричества за 550 рублей

Существует специальный перечень правил, регулирующих вопросы, связанные с заполнением и сохранностью трудовых книжек сотрудников организации или предприятия. Эти правила в обязательном порядке должен знать кадровый работник, занимающийся данной работой. Несмотря на все требования, довольно часто трудовые книжки заполняются с грубыми ошибками, пропущенными записями и другими нарушениями.

Что можно сделать, если в трудовой книжке пропущена запись или допущена иная ошибка

Организация производственного документооборота – весьма сложный момент. Сотрудников много, а отдел кадров один. Количество трудовых книжек, находящихся на предприятии, может достигать иной раз нескольких тысяч или десятков тысяч экземпляров. Их заполнением занимаются люди, а не машины, которым, к сожалению, свойственно ошибаться. Рассмотрим наиболее распространенные ошибки, допускаемые при заполнении трудовой.

Ошибка на титульной странице

Когда трудовая книжка заполняется впервые, на титульном листе кадровик может неправильно указать фамилию или дату рождения сотрудника, а иной раз даже забывает поставить печать предприятия.

Запись о работе по совместительству

Ныне действующее трудовое законодательство Российской Федерации указывает, что если на предприятии сотрудник работает по совместительству, то его трудовая книжка должна храниться и заполняться исключительно на основном месте работы. Данное правило также частенько забывается.

Ошибки в сведениях о работнике

Иногда работник отдела кадров может ошибиться в записи об образовании сотрудника или неправильно указать занимаемую должность.

Другие нарушения

  1. Неправильно указанная дата приема на работу.
  2. Неправильно оформленный вкладыш в трудовую.
  3. Пропущена запись о переводе в трудовой книжке и пр.

Каждая из вышеприведенных ошибок имеет индивидуальный порядок исправления, который также указан в перечне правил заполнения трудовых книжек.

Во время проведения первичного заполнения бланка трудовой внимательным быть должен и хозяин книжки. Это связано с тем, что после внесения в нее первичных данных о работнике, он должен проверить, правильно ли они записаны. Если обнаружен пропуск или ошибка, то немедленно затребовать исправления погрешности. Это очень важно. В случае, если ошибка будет обнаружена позже, то исправить ее будет намного труднее.

Что делать при обнаружении ошибки?

Если пропущена запись в трудовой книжке, то в зависимости от события, запись о котором забыли в нее внести, для исправления ошибки могут понадобиться такие локальные акты предприятия:

  • приказ о назначении на должность>
  • приказ об увольнении>
  • приказ о переводе на другую должность или в другое структурное подразделение предприятия.

Если в трудовой книжке была пропущена запись о переводе на другую должность работника, исправить ее можно так:

  1. Необходимо найти документ, связанный с переводом (в данном случае – приказ или распоряжение о переводе сотрудника на другую должность). Именно этот документ выступает основанием для того, чтобы сделать соответствующую запись.
  2. Если обнаружилось, что такого документа нет, то необходимо оформить новый.
  3. В специальных Правилах и Инструкциях по заполнению трудовых книжек нет четкого указания на то, что все записи в трудовой книжке должны быть сделаны в хронологической последовательности. Главное – наличие записей, фиксирующих важные изменения в трудовой деятельности сотрудников компании. Когда найден старый приказ или оформлен новый, то в трудовой книжке за последней имеющейся записью делается запись о переводе.
  4. Также указывается акт, послуживший основанием для внесения записи и ее порядковый номер.

Пропуск между записями о приеме на работу в трудовой книжке исправляется таким же образом.

Иногда бывает так, что сотрудник отдела кадров в день увольнения работника внес записи об увольнении, поставил свою подпись и печать, а после этого владелец трудовой книжки обнаружил отсутствие определенной записи. В таком случае:

  • под записью об увольнении необходимо сделать пропущенную запись и во второй графе указать ее порядковый номер>
  • под датой увольнения ставится аналогичная дата внесения текущей записи>
  • в третьей графе необходимо указать фактическую дату пропущенного события, например, дату перевода на другую должность, дату присвоения нового квалификационного разряда и т. д.>
  • в графе 4 ставим ссылку на акт – основание для внесения записи.

Завершающий этап – сотрудник отдела кадров еще раз записывает свою фамилию, указывает должность, ставит роспись и кадровую печать. Затем знакомит уволенного сотрудника с текущими изменениями.

Что делать, если работодатель не сделал запись в трудовой книжке

Трудовая книжка представляет собой документ о трудовой деятельности и стаже работника. Обязанность и порядок оформления этого документа строго регламентированы положениями трудового законодательства. Отступление от этих положений является правонарушением. Однако на практике зачастую возникают ситуации, когда по тем или иным причинам работодатель не сделал запись в трудовой книжке. Порядок действий в такой ситуации рассмотрим ниже.

Обязанность оформления записей в трудовой книжке

Трудовое законодательство требует от организаций и индивидуальных предпринимателей обязательного заполнения трудовых книжек на работающих у них сотрудников.

На основании положений статьи 66 Трудового кодекса РФ этот документ является главным документом для учета стажа работы сотрудника, а также иных сведений о его трудовой деятельности.

Форма и порядок ведения трудовых книжек утверждены в двух нормативных правовых актах:

  • Правилах ведения, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года N 225 (далее – Правила);
  • Инструкции по заполнению, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 года N 69 (далее – Инструкция).

Как следует из пункта 4 Правил, в этот документ записываются сведения:

  • о сотруднике;
  • о порученной работе;
  • о переводах;
  • об основаниях увольнений;
  • о награждениях.

Право не вносить какие-либо записи из вышеперечисленных, равно как и право вносить записи по своему усмотрению, работодателю не предоставлено.

Напротив, на основании статьи 22 Трудового кодекса РФ работодатель обязан строго придерживаться требований трудового законодательства и неукоснительно их соблюдать.

Восполнение пропущенной записи

Порядок исправления ошибок в трудовой книжке закреплен в разделе III Правил.

Однако ни этим разделом, ни вообще законодательством порядок восполнения пропущенных записей не установлен. Отсюда делаем вывод, что в этом случае надлежит воспользоваться общим порядком внесения записей в трудовую книжку и исправления ошибок.

Читайте так же:  Альфа банк отдел ипотечного кредитования

В пункте 27 Правил отражено, что недочеты в трудовой книжке устраняются работодателем, который их допустил. Устранить подобный недочет может и работодатель, у которого работник трудоустроен теперь, но для этого понадобится документ от работодателя, который допустил ошибку.

На основании пункта 29 Правил сведения в документе, являющемся основанием для устранения неточности, должны быть идентичны записи в трудовую книжку.

Устное же свидетельство не может являться основанием для записи в трудовую книжку.

Важно, что в рассматриваемом случае допущена не ошибка, а пропуск записи.

Следовательно, для ее фактического внесения в трудовую книжку особый порядок не требуется. Такую запись следует сделать, применяя общий порядок, установленный Правилами и Инструкцией.

При внесении указанной записи в графе 2 надлежит отразить ее фактическую дату.

Если же работодатель отказывается от внесения соответствующей записи, работнику целесообразно обратиться в трудовую инспекцию с жалобой на подобные действия.

Ответственность за невнесение записи в трудовую книжку

На основании пункта 45 Правил на работодателе лежит ответственность за ведение трудовых книжек. Нарушение установленных правил влечет негативные последствия, установленные законом.

Согласно пп. «б» п. 10 Положения о трудовом надзоре от 01.09.2012 № 875 поступление в трудовую инспекцию обращений или заявления работника о нарушении работодателем его трудовых прав является основанием для проведения внеплановой проверки.

Результатом такой проверки может стать, в т.ч., привлечение работодателя к административной ответственности по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ .

Как внести пропущенную запись в трудовой книжке

Довольно распространены ситуации, когда владелец трудовой книжки обнаруживает пропуск какой-либо важной информации. Например, сведений о переводе на другую должность или присвоении новой категории либо разряда. В связи с этим актуален вопрос о том, как внести пропущенную запись в трудовую книжку.

Порядок исправления записей

В

носить исправления в этот документ необходимо в следующем порядке:
  • в первой графе проставить порядковый номер записи>
  • во второй колонке указать дату ее внесения>
  • в третьей графе сделать отметку о неточности или неверности предыдущей записи.

Как правильно исправлять

С внесением пропущенных сведений также связан вопрос о том, как сделать изменения в трудовой книжке. Для этого работнику следует обратиться в отдел кадров или к должностному лицу, выполняющему эти функции.

Как правило, изменения производятся путем зачеркивания предыдущей записи и внесения новых данных (например, имени, фамилии и отчества). После этого на обложке трудовой книжки с внутренней стороны нужно сделать ссылку на документ, являющийся основанием для этого, и заверить ее подписью работодателя. Далее в третьей графе проставить отметку о недействительности записи с соответствующим номером.

На титульные страницы трудовых книжек могут выноситься различные изменения и дополнения. Сведения о получении образования, профессии или специальности следует вносить как дополнительные записи.

В случае, если неверная запись сделана после увольнения работника, для ее исправления сотруднику отдела кадров необходимо оформить новый блок, в заголовок которого нужно вписать данные о наименовании организации, далее проставить порядковый номер (строго в хронологической последовательности) и дату. После этого внести необходимые изменения и заверить их подписью и печатью кадровой службы.

Законодательство не регламентирует порядок исправления различных грамматических ошибок, допускаемых в наименовании организации. Часто ситуация осложняется тем, что записи в данной графе не нумеруются. Следовательно, они не подлежат исправлению.

Если запись пропущена

В случае если пропущена запись в трудовой книжке, и фирма, внесшая ее, ликвидирована или реорганизована, исправлять ее следует организации-правопреемнику.

При ее отсутствии это нужно делать на основании выписок из соответствующих документов, содержащихся в архиве. При обнаружении работником недостоверных или неверных сведений устранять неточности нужно по месту работы. Пропущенная запись может быть внесена на новом рабочем месте на основании документа, допустившего ошибку.

Все сведения должны соответствовать распоряжению или приказу. Если они утеряны, тогда другим документам, подтверждающим выполнение работ. Запрещено вносить исправления в трудовую книжку, основываясь на показаниях свидетелей.

Отсутствуют данные о переводе или присвоении разряда

Внесение пропущенной записи в трудовую книжку, свидетельствующей о переводе работника на другую должность или присвоении ему нового разряда, осуществляется на основании таких документов, как:

  • непосредственно трудовая книжка>
  • приказ о переводе или присвоении сотруднику новой квалификационной категории.

При отсутствии этого приказа его следует оформить (а если есть – найти его). Далее внести пропущенную запись, указав ее номер в хронологическом порядке. Во второй колонке проставить фактическую дату перевода в случае отсутствия даты увольнения. После этого в четвертую графу вписать данные о соответствующем приказе.

Нет необходимости вносить изменения строго в хронологическом порядке, так как Правила ведения трудовых книжек и Инструкция по их заполнению не содержат четкого требования об этом.

Видео (кликните для воспроизведения).

При увольнении работника, если запись о нем уже проставлена в трудовой книжке, пропущенные сведения о переводе можно оформить, вписав их под порядковым номером, следующим за номером данных об увольнении. Во второй графе следует указать дату, совпадающую с датой этих сведений. В третьей колонке при внесении данных о переводе или присвоении сотруднику новой квалификационной категории нужно проставить фактическую дату перевода, а в четвертой сделать ссылку на соответствующий приказ. После этого представителю отдела кадров или другому должностному лицу, выполняющему его функции, необходимо указать свою должность, поставить подпись и печать кадровой службы. После внесения изменений обязательно следует ознакомить сотрудника с записью в его трудовой книжке.

Источники


  1. Белецкий, А.С. Настольная книга судебного пристава-исполнителя / А.С. Белецкий. — М.: АСТ, 2015. — 881 c.

  2. Нешатаева, Т.Н. Иностранные предприниматели в России – судебно-арбитражная практика / Т.Н. Нешатаева. — М.: Дело, 2013. — 216 c.

  3. Правоведение. — М.: Норма, Инфра-М, 2013. — 432 c.
  4. Будяну В. А., Мытарев С. А., Сумская Е. Г. Правоведение за 24 часа; Феникс — Москва, 2009. — 288 c.
  5. Майринк, Густав Кабинет восковых фигур / Густав Майринк. — М.: Terra Incognita, 2015. — 304 c.
Как действовать, если в трудовой книжке пропущена запись
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here